7 Tipps für die Aufgabenverwaltung mit Outlook

Aufgabenmanagement: In Outlook 2010 und 2013 Aufgaben verwalten

To-do-Listen erleichtern die Arbeit. Es werden keine Aufgaben vergessen. Dank der Aufgabenliste können mühelos Prioritäten im Zeitmanagement gesetzt werden. Statt nun Aufgabenlisten im Zeitmanagementsystem (und auf Papier) zu notieren, erleichtert Outlook nicht allein das Erstellen, sondern auch das Verwalten der Aufgaben.

7 Tipps für das Aufgabenmanagement und die Aufgabenverwaltung in Outlook

Um die Outlook Aufgabenverwaltung zu aktivieren, klicken Sie in der Navigationsleiste auf den entsprechenden Befehl – Aufgaben. Outlook öffnet die entsprechende Maske.

Tipp 1: Aufgaben nur mit Betreff planen und Aufgabenliste erstellen

Im obigen Bild erkennen Sie die Befehlsleiste.

• Setzen Sie in diese den Cursor. Der Text Neue Aufgaben eingeben wird gelöscht.
• Notieren Sie die jeweilige Aufgabe.
• Betätigen Sie die Return-Taste. Outlook fügt diese der Aufgabenliste bei.

Tipp 2: Aufgabenliste in Outlook bearbeiten

Mit dem To-do-Planer können Sie jederzeit Ihre Aufgaben mit Outlook verwalten – und bearbeiten.

• Ändern Sie hierfür auf der linken Seite den Navigationsstatus. Klicken Sie auf den Befehl Aufgaben. Falls nicht die detaillierte Liste (siehe Bild) angezeigt wird, klicken Sie in der sechsten Gruppe Aktuelle Ansicht auf den Befehl Detailliert.

• Im Dialogfenster können Sie jede einzelne Funktionsleiste entsprechend bearbeiten. Klicken Sie dafür in der jeweiligen Aufgaben-Zeile mit der linken Maustaste auf den Befehl Status oder Fällig am. Der Befehl wird farblich weiß hinterlegt.
• Status. Es öffnet sich ein Drop-down-Fenster mit den Befehlen Nicht begonnen, In Bearbeitung, Erledigt, Wartet auf jemand anderen, Zurückgestellt. Wählen Sie den gewünschten Status aus.
• Fällig am. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil. Im Drop-down-Menü können Sie nun für die einzelnen Aufgaben neue Termine im Outlook 2010 oder 2013 Kalender auswählen. Klicken Sie einfach das jeweilige Datum auf dem Kalenderblatt an.
  
  
  

Tipp 3: Detaillierte Aufgabenliste in Outlook erstellen

Die Outlook Aufgabenverwaltung bietet die Möglichkeit, einzelne Aufgaben detailliert zu erfassen – auch von unterschiedlichen Navigationsebenen:

1. Vorgangsliste. Doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf die eingetragene Aufgabe. Es öffnet sich das Bearbeitungs-Formular.
2. Aufgabenliste. Doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf die eingetragene Aufgabe. Es öffnet sich das Bearbeitungs-Formular.
3. Registerkarte Start. Wollen Sie eine neue Aufgabe detailliert erfassen, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der ersten Gruppe Neu auf den Befehl Neue Aufgabe. Outlook öffnet das Bearbeitungs-Formular, in das Sie alle notwendigen Fakten – wie Betreff, Beginnt am, Fällig am, Status, Priorität (mit diesem Befehl können Sie Prioritäten setzen: Niedrig, Normal oder Hoch), als auch Hinweise zur Bearbeitung eintragen können.

• Ganz wichtig: Klicken Sie in der ersten Gruppe Aktionen des Bearbeitungs-Formulars auf den Befehl Speichern & Schließen. Nur dann werden die Änderungen oder der neue Eintrag auch erfasst und in der Aufgabenliste abgespeichert.

Tipp 4: Die Erinnerungs-Funktion mahnt zur Bearbeitung

Aktivieren Sie die Erinnerungs-Funktion. Gerade für Aufgaben mit hoher Priorität ist diese Funktion ein Segen. So kann nichts vergessen werden.

• Setzen Sie auf dem Bearbeitungs-Formular in das Kästchen vor dem Befehl Erinnerung ein Häkchen. Die beiden Menüfelder Datum und Uhrzeit werden weiß unterlegt.
• Geben Sie das gewünschte Datum ein. Klicken Sie auf den Minikalender – und wählen Sie den Tag aus.
• Geben Sie die Uhrzeit an, zu der Outlook den Erinnerungs-Ton aktivieren soll. Klicken Sie dafür auf den kleinen Pfeil. Im Drop-down-Menü wählen Sie die Uhrzeit aus – Outlook bietet einen 30-minütigen Rhythmus.

Tipp 5: Notizen erfassen

Erleichtern Sie sich die Bearbeitung einzelner Aufgaben. Notieren Sie Fakten und Stichworte. Fügen Sie Bilder, Diagramme oder Grafiken ein. Formatieren Sie den Text.

• Im unteren Bereich bietet das große weiße Feld ausreichend Raum für Ihre Notizen. Geben Sie alles ein, was Sie bei Ihrer Arbeit der Aufgabe unterstützt.
• Öffnen Sie die Registerkarte Einfügen, um Tabellen, Bilder, Screenshots, Diagramme, Textfelder, Signaturen, Visitenkarten und vieles mehr einzufügen.
• Öffnen Sie die Registerkarte Text formatieren, um den gesamten Text oder einzelne Textpassagen nach Ihren Wünschen zu gestalten – Schriftarten, Absatz-Formatierung oder diverse Formatvorlagen gibt es wie gewohnt zur Auswahl.

Tipp 6: Aufgabe als Erledigt markieren

Streichen Sie in der Outlook Aufgabenliste jede Aufgabe durch, die Sie fertig bearbeitet haben. Zwei Versionen zum Durchstreichen bietet Outlook:

• Klicken Sie auf der rechten Seite der Aufgabenliste oder Vorgangsliste auf das rote Fähnchen. Sofort wird es durch ein grünes Häkchen ersetzt.

• Klicken Sie in der vierten Gruppe Aufgabe verwalten auf den Befehl Als Erledigt markieren. Setzen Sie anschließend in jedes weiße Kästchen vor der erledigten Aufgabe ein Häkchen. Sofort wird diese durchgestrichen und mit einem grünen Häkchen versehen.

Tipp 7: Aufgaben aus der Aufgabenliste löschen

Wurde die Aufgabe mit dem Erledigt-Häkchen markiert, erscheint diese weiterhin auf der To-Do-Liste in Outlook. Damit die Aufgabenliste übersichtlich bleibt, heißt es: Löschen. Markieren Sie den gewünschten Aufgaben-Eintrag (durch die Markierung erscheint dieser blau).

• Klicken Sie auf der geöffneten Registerkarte Start in der zweiten Gruppe Löschen auf den Befehl Löschen.
• Alternativ setzen Sie den Mauszeiger auf die gewünschte Aufgabe. Klicken Sie auf die rechte Maustaste. Im Drop-down-Menü wählen Sie den Befehl Löschen.