Verständnis und klare Organisation: Wie die Zusammenarbeit zwischen Teams gelingt

So gelingt die Zusammenarbeit zwischen Teams

Zeit ist Geld, und wer als erster das perfekte Angebot für Kunden hat, ist klar im Vorteil auf dem Markt. Doch in der Praxis läuft es oft ganz anders. Der Vertrieb hat einen wichtigen Auftrag gewonnen, einzige Bedingung: der neue Kunde braucht die Lösung schnell. Nun kommt es auf die reibungslose Zusammenarbeit an, Vertrieb, Produktion und Logistik müssen ihr bestes geben. Das Problem ist nur, dass diese Abteilungen nicht gut aufeinander abgestimmt sind. Die Abläufe funktionieren nicht optimal, es kommt zu Verzögerungen, Konflikte zwischen den Teams sind keine Seltenheit und kosten wiederum Zeit.

Typische Schwierigkeiten zwischen Teams 

So ist es oft, wenn mehrere Teams zusammen arbeiten müssen. Jedes für sich ist prima eingespielt und handlungsfähig, aber gegen die Kollegen aus anderen Abteilungen grenzt man sich gern ab ... Solche Schwierigkeiten zwischen Teams entstehen immer wieder aus den gleichen Gründen, häufig einfach wegen struktureller Defizite. Wenn die Zuständigkeiten und Kompetenzen nicht klar definiert sind, entstehen Spannungen. Dabei ist es gleichermaßen ärgerlich, wenn der Kollege eine Aufgabe übernimmt, die der andere für seine hält, wie auch, wenn er eine Aufgabe nicht erfüllt, die der andere sehr wohl ihm zugeordnet hätte. Die Mitarbeiter empfinden dies als persönlichen Konflikt. Noch schwieriger wird es, wenn sich die Ziele der Abteilungen widersprechen, etwa zwischen Instandhaltung und Produktion. Für die Wartung wird die Arbeit unterbrochen, die Stückzahl reduziert. Das gefährdet die Ziele der Produktion, während die Instandhalter jedoch bei zu kurzen Unterbrechungen ihre Arbeit nicht sorgfältig erledigen können. 

Zeitdruck und Vorbehalte

Trauen sich Teams gegenseitig wenig Kompetenz oder Zielstrebigkeit zu, haben sie meist große Vorbehalte gegenüber den anderen Einheiten. Dies führt in Meetings zu langen Diskussionen, wer die klügere Perspektive oder das bessere Kundenverständnis hat. Kommt noch Zeitdruck oder auch nur vermeintlicher Zeitdruck hinzu, passiert es schnell, dass das letzte Verständnis einer starren Abwehrhaltung weicht. Die einen erstellen eine „Quick-and-dirty“-Variante und erwarten vom anderen Team selbstverständlich, damit weiter zu arbeiten und gute Ergebnisse zu produzieren. Schaffen sie das nicht oder kritisieren die mangelnde Qualität des anderen Teams, gelten sie schnell als unkollegial oder übermäßig bürokratisch. Aufwändige Nacharbeiten sind dabei vorprogrammiert.

Gerade im Stress vernachlässigen manche Abteilungen gerne die sorgfältige Übergabe und Abstimmung von Aufträgen. Da heißt es dann „Macht mal!“ und „Ihr wisst schon“. In der Regel führt das nur zu Mehrarbeit und Extraschleifen in der Kommunikation, und nicht selten zu Frust auf beiden Seiten. Schlimmer wirkt nur noch Überheblichkeit: sie macht blind für Feedback und Hinweise, die eine frühzeitige Kurskorrektur noch ermöglicht hätten. Dieses Risiko ist in erfolgreichen Teams besonders groß, denn sie glauben, am besten zu wissen, wie es geht. Das erzeugt bei Partnerteams schnell Ablehnung und irgendwann Verweigerung. Ähnlich wie das Ignorieren persönlicher Befindlichkeiten – denn engagierte Führungskräfte und Mitarbeiter sind mit hoher Motivation bei der Arbeit. Eingriffe und Veränderungen der Bedingungen lösen Gefühle aus, für die sie Zeit brauchen, um nach dem ersten Schreck und dann Widerstand das Neue zu akzeptieren. Werden diese Gefühle ignoriert, bleiben sie bestehen und binden viel Energie.

Konflikte im Vorfeld vermeiden

All das verzögert die Auftragserfüllung und mindert den Erfolg auch im Sinne des Kunden. Es gilt also, Konflikte so weit möglich bereits im Vorfeld zu verhindern. Besonders wichtig ist hier eine gute Organisation: die Aufgaben werden klar getrennt und Teams zugeordnet. Es gibt keine Überschneidungen und jeder einzelne weiß, was in seiner Verantwortung liegt und was der Kollege aus der anderen Abteilung leisten wird. Zuständigkeiten und Schnittstellen sind eindeutig vereinbart.

Eine entscheidende Rolle spielen übrigens die Führungskräfte dabei. Wenn sie selbst wertschätzend miteinander umgehen und eine konstruktive Haltung vorleben, sind sie ein gutes Vorbild für ihre Mitarbeiter. Darüber hinaus helfen teambildende Veranstaltungen und gemeinsame Workshops, in deren Rahmen sich die Kollegen persönlich und außerhalb der täglichen Arbeit kennen lernen können. Konfliktpotenziale lassen sich hier klären und Verständnis dafür vermitteln. Denn für Kollegen, die man schätzt, ist man gerne bereit etwas zu tun und ihnen entgegen zu kommen.

Besonders wichtig für eine gute Atmosphäre ist Offenheit im Umgang miteinander. Nur so ist es möglich, auch kritische Dinge anzusprechen und für problematische Themen Lösungen zu finden. Teams, die auch über Fehler und Schwierigkeiten sprechen, müssen nichts vertuschen. Ihr Einsatz ist auf konstruktive Lösungen gerichtet, ihre Arbeit effizient.