Teamerfolg steigern: Brechen Sie hinderliche Strukturen auf

Jedes Team ist nur so erfolgreich wie es seine inneren und äußeren Strukturen zulassen. Wollen Sie den Teamerfolg steigern, durchbrechen Sie Strukturen, die hinderlich sind.

Die Rahmenbedingungen für unternehmerisches Handeln haben sich den letzten Jahrzehnten drastisch geändert. Gesättigte Märkte, Verdrängungswettbewerb, Globalisierung, Mangel an qualifizierten Führungskräften und Mitarbeitern und gesellschaftlicher Wertewandel sind nur einige Faktoren, die die Unternehmen zu einer Änderung innerhalb der Arbeitsstruktur bewegen. Viele Unternehmen haben deshalb die Rückführung zu einer praxisorientierten Teamarbeit vollzogen.

Dieser Schritt verlangt eine Veränderung bestehender (Organisations-)Strukturen. Künftig soll über Arbeitsplatz-, Abteilungs- und Ressortgrenzen hinweg kommuniziert und kooperiert werden. Von den gebildeten Teams wird erwartet, dass die einzelnen Teammitglieder gegenseitig ihre Kompetenzen und Potenziale verstärken. Es gibt aber auch Strukturen, die für diese Entwicklung hinderlich sind.

Beachten Sie die zwei Strukturbereiche

Die Strukturen im Team

Unabhängig davon, ob das Team ein abteilungsübergreifendes Projektteam ist, das nur für einen bestimmten Zeitraum gebildet wird oder ob es auf Dauer bestehen soll, entwickeln sich Strukturen, die die Leistung und Zusammenarbeit prägen. Entspricht die Leistung nicht den gewünschten Erwartungen, ist es Zeit diese Strukturen genauer zu durchleuchten, um eventuelle Blockaden zu erkennen. Innerhalb des Teams gibt es einige Bereiche die anfällig für das Bilden hinderlicher Strukturen sind:

• Positionen.
  Welche Position – unabhängig von seiner Arbeitsposition - hat das einzelne Teammitglied in der Gruppe eingenommen? Ist es integriert oder steht es eher am Rand des Teams? Wie beeinflusst dies die Zusammenarbeit? Welche Position hat das Teammitglied innerhalb des Unternehmens (Controller, Verkäufer)? Wie wirken sich diese Hierarchieunterschiede auf das Miteinander aus?
• Kommunikation.
  Sprechen alle die gleiche Sprache, d.h. sind Fachbegriffe, die verwendet werden, allen vertraut? Werden Ziele und Visionen gemeinsam diskutiert und kommuniziert? Wird sich regelmäßig ausgetauscht? Ist der Informations- und Wissenstransfer hoch?
• Fähigkeiten.
  Kennt jeder die Fähigkeiten und Kompetenzen der anderen Teammitglieder? Ergänzen sich die Teammitglieder innerhalb ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten?
• Aufgaben.
  Hat jeder eine Hauptaufgabe? Kann jeder die Aufgaben des anderen wahrnehmen? Sind die Aufgaben klar strukturiert?
• Führung.
  Wurde ein Teamsprecher, der das Team nach außen vertritt, von allen gewählt? Verteilen sich die Führungsaufgaben innerhalb des Teams auf alle Mitglieder? Werden Entscheidungen gemeinsam getroffen?
• Organisation.
  Organisiert sich das Team überwiegend selbst? Erledigt es Aufgabenpakete selbstständig und vollständig? Streben alle die Erreichung eines gemeinsamen Zieles an? Agiert das Team weitgehend unabhängig neben der Linienorganisation? Setzen sich die Teammitglieder gleiche Prioritäten? Verfolgen alle die gleichen Interessen? Arbeiten die einzelnen Teammitglieder für- und miteinander?

Durchbrechen Sie diese Strukturen

Besteht eine hinderliche Struktur im Team, sollte das Team mit Ihrer Unterstützung selbst eine Lösung erarbeiten. Ein Strukturproblem betrifft stets alle, auch wenn manchmal ein einzelnes Teammitglied für die Aktivierung dieser hinderlichen Struktur verantwortlich ist. Liegt ein Verständigungsproblem vor, indem ein Mitglied zu viele Fachbegriffe verwendet, sollte dieses Teammitglied seine Ausdrucksweise ändern. Wer bringt in das Team welche Begriffe mit – beispielsweise spricht der Controller über Bilanzen und der Verkäufer über USP. Nur wie verstehen alle diese Begriffe? Oft entstehen hier Missverständnisse, weil Begriffe anders ausgelegt werden. Dieses unterschiedliche Verstehen aufzuzeigen, erleichtert künftig den gemeinsamen Austausch. Ziele werden dadurch müheloser erreicht.

Die Strukturen außerhalb des Teams

Das Team steht, trotz hoher Eigenständigkeit in Interaktion mit dem Gesamtunternehmen, in dessen Linienorganisationsgeflecht es eingebunden ist. Es ist ein System im Unternehmens-System, das nur innerhalb der vorgegebenen unternehmerischen Rahmenbedingungen agieren kann. Dies ist ein entscheidender Aspekt, denn auftretende Hindernisse im Team sind manchmal auf diese Rahmenbedingungen zurückzuführen. Deshalb ist es ratsam, auch die Strukturen außerhalb des Teams zu untersuchen. In folgenden Bereichen können sich hinderliche Strukturen entwickeln:

• Befugnisse.
  Wurden dem Team ausreichende Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse erteilt? Hat es alle dafür notwendigen Kompetenzen?
• Verfahrensregeln.
  Wurden für alle verbindliche Regeln der Zusammenarbeit und Koordination festgesetzt? Sind diese Regeln bekannt und wurden diese besprochen?
• Schulung.
  Gab es einen Workshop zur Basislegung eines Teamgefühls – vom Ich zum Wir? Wurden und werden die Teammitglieder in Teamkompetenzen wie Partizipation, Informationsaustausch, Wissenstransfer etc. geschult und gecoacht?
• Unternehmensorganisation.
  Hat sich das Unternehmen bei der Einführung und Etablierung der Teams ausreichend Zeit genommen? Wurden zu viele Teams gebildet? Gibt es innerhalb des Unternehmens Widerstände gegen diese Teamentwicklung? Wie wirken sich diese aus? Welche Hierarchieebenen gibt es? Wie beeinflussen diese die Teamarbeit?
• Vorgesetzte.
  Wurden die Vorgesetzten der Teams geschult? Wurde deren Aufgabenbereich umstrukturiert – vom Kontrolleur zum Förderer? Wurden dem Team-Vorgesetzten Coaching(-instrumente) vermittelt?
• Ziele: Sind die Teamziele für alle klar gesetzt? Ist die Koordination zwischen Team und Unternehmen zur Erreichung dieses Ziels gewährleistet?

Durchbrechen Sie diese Strukturen

Bestehen hinderliche Strukturen außerhalb des Teams, kann das Team überlegen, welche Bedingungen es zum optimalen Arbeiten benötigt. Auflösen kann es diese hinderliche Struktur allein nicht. Bei solchen Strukturproblemen ist es Ihre Aufgabe als Team-Vorgesetzter diese an der jeweiligen verantwortlichen Stelle anzusprechen und dort Lösungen zu initiieren.

Hinweis:

Es müssen nicht erst Probleme entstehen, bevor Sie die Strukturen analysieren. Entwerfen Sie für diese Analyse ein Bild des idealen Teams. Was sollte dieses Team alles erreichen? Wie sollte es zusammenarbeiten? Wie wird es miteinander umgehen? Begutachten Sie anschließend die einzelnen Strukturbereiche, indem Sie sich fragen: Unterstützt dieser Bereich mit seinem jetzigen Tun dieses ideale Bild?