Meetings optimieren: Geringe Teilnehmerzahl erhöht die Effizienz

Optimales Meeting: Kleine Gruppen sind von Vorteil

Gestalten Sie Ihre Meetings mit einer geringen Teilnehmerzahl. Denn je kleiner die Gruppe, desto höher ist die Effizienz. Dieses Prinzip hat Steve Jobs bei Apple gnadenlos praktiziert. Denn oft genug bat Steve Jobs Mitarbeiter, die in dem jeweiligen Meeting nichts beisteuern konnten oder deren Anwesenheit unnötig war, dieses Meeting zu verlassen.

Der Gedanke, der in diesem Prinzip steckt: Keep it simple – halte es einfach. Denn je größer die Gruppe ist, desto höher ist auch die Komplexität. Denn jeder Mitarbeiter, der am Meeting teilnimmt, wird seine Ansichten, seine Meinung und seine Einwände beisteuern. Oft genug ist dies kontraproduktiv, da es Entscheidung verzögert und zusätzliche Zeit kostet.

Machen Sie es wie Steve Jobs bei Apple: Halten Sie Meetings mit kleinen Gruppen ab

Unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter tatsächlich an dem Projekt beteiligt sind, überlegen Sie stets im Vorfeld:

• Was soll im anstehenden Meeting besprochen werden?
• Wen im Projekt bzw. in der Abteilung betrifft dies?
• Wer muss aus seinem Arbeitsbereich etwas beisteuern?
• Wessen Meinung und Ansichten müssen gehört werden?

Notieren Sie die Namen dieser Mitarbeiter. Und nur diese Mitarbeiter sollten Sie zu dem Meeting einladen – nicht mehr und nicht weniger.

Dadurch erhöhen Sie die Effizienz im Projekt und in der Abteilung. Denn das Meeting kann viel zügiger abgehalten werden, d.h. Sie sollten in der Lage sein, das Meeting innerhalb von 30 Minuten zu beenden.

Mein Tipp:

Falls Sie Skrupel haben dieses Prinzip umzusetzen, bedenken Sie folgende Punkte:

• Zeit ist Geld, d.h. jeder Mitarbeiter, der an dem Meeting teilnimmt, obwohl es für seine Arbeit unnötig ist, kann in dieser Zeit nichts verrichten.
• Frustrationslevel steigt. Schlimmer noch, das Meeting bereichert ihn nicht, so dass er beim Verlassen des Meetings denken wird „Wieder einmal Zeit verschwendet“.
• Informationsflut eindämmen. Ihre Mitarbeiter müssen und sollten stets gut informiert sein. Allerdings nur über Fakten und Daten, die für sie relevant sind. Jede Information, die Sie darüber hinaus erhalten, trägt nicht zur Produktivität bei, sondern führt eher zu einem „Information overload“.