Buchführung: Freiwillig geführte Aufzeichnungen müssen nicht aufbewahrt werden
Der Bundesfinanzhof hat sich jetzt anhand der Vorgehensweise des Inhabers einer Kfz-Werkstatt mit dem Umfang der Aufbewahrungspflicht von Unterlagen beschäftigen müssen. Dieser hielt Kundenaufträge dergestalt fest, dass er den Kfz-Schein des zu reparierenden Fahrzeugs kopierte und auf der Kopie den Auftragsumfang und die zu beschaffenden Ersatzteile notierte. Die mit der Reparatur beschäftigten Mitarbeiter fügten sodann die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden hinzu. Die Aufzeichnungen, mittels derer die Rechnungen erstellt wurden, wurden nach Zahlungseingang vernichtet. Das Finanzamt sah aufgrund dessen, dass der Kläger die „Auftragszettel” nicht aufbewahrte, die Buchführung als nicht ordnungsgemäß an und nahm Hinzuschätzungen vor. Das Finanzgericht (FG) gab der Klage des Inhabers in vollem Umfang mit der Begründung statt, dass hier keine Aufbewahrungspflichten verletzt worden seien. Das Finanzamt erhob Beschwerde zur Zulassung der Revision beim BFH.
Die Bundesrichter wiesen diese als unbegründet zurück. Es sei durch die Rechtsprechung geklärt, dass der sachliche Umfang der Aufbewahrungspflicht in § 147 Abgabenordnung (AO) grundsätzlich durch die Reichweite der zugrunde liegenden Aufzeichnungspflicht begrenzt werde. Dies bedeute, dass die Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen aufgrund ihrer Akzessorietät stets eine Aufzeichnungspflicht voraussetzt und grundsätzlich nur im Umfang der Aufzeichnungspflicht bestehe. Der abgabenrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen zwar grundsätzlich alle Unterlagen und Daten, die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind. Auch vor dem Hintergrund des § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO gehören jedoch nicht dazu neben Unterlagen und Daten, die private, nicht aufzeichnungspflichtige Vorgänge betreffen, solche Unterlagen und Daten, die freiwilligen, d. h. über die gesetzliche Pflicht hinausreichenden Aufzeichnungen zuzuordnen sind (BFH; Beschluss vom 07.12.2010; Az.: III B 199/09).
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