Bargeschäfte - Neue digitale Aufbewahrungspflichten für Einzelhandel, Gastronomie und Taxiunternehmen
Die Oberfinanzdirektion (OFD) Koblenz weist ausdrücklich darauf hin, dass bei Bargeldgeschäften, wie sie üblicherweise im Einzelhandel, Gastronomie oder Taxiunternehmen vorkommen, ab sofort strengere Kriterien für die Aufbewahrung der Unterlagen gelten. Davon sind insbesondere Unternehmer betroffen, die mit Hilfe von Registrierkassen (auch PC-Kassen/PC-gestützten Kassensystemen), Wagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern ihre Bareinnahmen ermitteln. Unterlagen, die mit solchen Geräten erstellt worden sind müssen während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit, zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung des Finanzamts, verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten sowie mit dem Gerät elektronisch erzeugte Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen reicht nicht aus. Zudem sind auch Unterlagen in ausgedruckter Form nicht ausreichend. Das bedeutet für die Unternehmer: Die Daten der in den „Kassen“ erfassten Zahlungen müssen nicht nur digital vorliegen, sie müssen zudem auch für die Prüfer des Finanzamts maschinell auswertbar sein. Ausnahmen gelten nur für Geräte, die aufgrund ihrer Bauart die gesetzlichen Anforderungen nicht möglich machen. Hier gilt eine Übergangsregelung bis zum 31.12. 2016. Die neuen Vorgaben beruhen auf einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010.
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