3 Tipps, wie Sie mit Unterbrechungen und Störungen besser umgehen

Unterbrechungen und Störungen verursachen Stress

Mal klingelt das Telefon. Mal kommt ein Kollege und will etwas wissen. Mal erscheint ein Kunde, um ein Anliegen zu klären. Tagtäglich sind Sie ihnen ausgesetzt: Den Störungen und Unterbrechungen. Treten diese zahlreich auf, kann sich Ihr Stresspegel deutlich erhöhen, wie der Stressreport 2012 feststellte. Denn mit jeder Störung werden Sie in Ihrer Arbeit unterbrochen. Und diese Unterbrechung der Arbeit wird als nervig und stressig empfunden. Dies wissen Sie aus Erfahrung.

Schließlich müssen Sie sich anschließend wieder in Ihre Arbeit einfinden, was manches Mal gar nicht so einfach ist. Und so wächst der Druck. Sie werden nervös, so dass jede weitere Störung – die garantiert eintreten wird -, Sie aus der Haut fahren lässt.

Unterbrechungen und Störungen meistern: 3 Tipps

Abhängig davon, wie oft und häufig solche Störungen oder Unterbrechungen auftreten, wird sich nicht allein Ihr Stress erhöhen, Sie werden auch beginnen, sich diesen hilflos ausgeliefert zu fühlen. Denn, so werden Sie sich zu Recht fragen, was können Sie schon gegen ein klingendes Telefon oder einen Kunden unternehmen? Im Grunde nichts. Sie sollen ja während Ihrer Arbeitszeit für alle erreichbar sein und bleiben.

Dennoch gibt für Sie es Möglichkeiten einzuschreiten, sich abzugrenzen und einen anderen Umgang mit Störungen zu finden, der weniger Stress aufkommen lässt. Probieren Sie einmal die 3 Tipps aus, um Herr über all die Störquellen zu werden.

Tipp 1: Störzeiten ermitteln – und Ihr Zeitmanagement anpassen

Ermitteln Sie einmal über einen Zeitraum von einer Woche, die Störzeiten. Erstellen Sie sich eine Liste mit Uhrzeit. Vermerken Sie hinter der jeweiligen Uhrzeit für jede Unterbrechung ein kurzes Stichwort wie Fon (Telefon), Kol (Kollege), Kun (Kun). Nach einer Woche haben Sie so ein zeitliches Bild der Störungen erhalten. Werten Sie dieses aus:

• Wann treten diese am häufigsten auf?
• Um welche Art handelt es sich?

Passen Sie nun Ihr Zeitmanagement entsprechend an, d.h. legen Sie Aufgaben, für die Sie sich voll konzentrieren müssen, in Zeiten, in denen die wenigsten Belästigungen auftreten.

Tipp 2: Absprechen und zusammenarbeiten

Bitten Sie Ihre Kollegen um Unterstützung. Regeln Sie beispielsweise im Team, wer für den Telefondienst zuständig ist oder wer sich um die Kunden kümmert. Teilen Sie so die Arbeit unter sich auf, wobei natürlich jeder regelmäßig dran kommen soll. Durch diese Absprache gewinnen Sie zeitlichen Freiraum, um in Ruhe arbeiten zu können.

Tipp 3: Signale verwenden

Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen eindeutige Signale, die zeigen, dass Sie nicht gestört werden möchten. Dies ist völlig legitim. Und jeder in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung wird diese Signale zu schätzen wissen. Vielleicht stellen Sie ein „Papier-Stopp-Schild“ auf Ihrem Schreibtisch auf. Oder Sie kleben mit Tesa eine rote Karte an den Türrahmen Ihrer Bürotür. So weiß jeder sofort, dass Sie in diesem Moment ungestört Ihrer Arbeit nachgehen möchten.