Reduzieren Sie gezielt Ihren Termindruck

15. November 2011

Ob Sie nun viele Kundentermine haben oder Aufgaben terminiert erledigen müssen, immer wieder kann es passieren, dass Sie zu spät zu dem Termin erscheinen oder Ihre Zeit knapp wird und Sie die Deadline überschreiten. Die Folge: Termindruck baut sich auf – vielleicht sogar chronisch – und Ihr Stress erhöht sich. Senken Sie deshalb systematisch Ihren Termindruck.

 Reduzieren Sie gezielt Ihren Termindruck

Termine ohne Druck sind machbar: 3 Schritte

Schritt Nr. 1: Klären Sie die Ursachen

Erste Gründe, warum Sie terminlich unter Druck geraten sind, finden sich schnell. Sie standen im Stau. Eine wichtige Kundenreklamation musste noch zwischenzeitlich bearbeitet werden und hatte so Ihre zeitliche Planung durcheinander gebracht. Damit Sie jedoch den Termindruck nachhaltig auflösen können, empfiehlt es sich, diese ersten Gründe zu hinterfragen –gerne mehrere Male.

Beispiel:

  1. Warum standen Sie im Stau? Weil ich statt Radio zu hören, um so die Staunachrichten verfolgen zu können, telefonierte.
  2. Warum telefonierten Sie? Weil ich einem Kunden zugesagt hatte, dass ich ihn heute noch benachrichtige und dies die einzige freie Zeit war.
  3. Warum war dies die einzige Zeit? Weil ich meine Zeitplanung falsch kalkuliert hatte.

 

Schritt 2: Lösen Sie die tieferliegenden Gründe

Denn durch deren Lösung erreichen Sie den bestmöglichen Erfolg, d.h. es gelingt Ihnen, Ihren Termindruck zu minimieren. Im obigen Beispiel sind es zwei Ursachen, die die Aufmerksamkeit fordern:

  1. Sie haben dem Kunden zugesagt, dass Sie ihn benachrichtigen. Konnten Sie nicht Nein-Sagen und den Rückruf verschieben? Sind Sie der Meinung jede freie Arbeitsminute ausfüllen zu müssen?
  2. Sie haben Ihre Zeitplanung falsch kalkuliert. Setzen Sie vielleicht zu enge zeitliche Bearbeitungsfristen? Verplanen Sie Ihre Pufferzeiten?

Überlegen Sie bei Ihren tieferliegenden Gründen, was noch dahinter stecken könnte und wie Sie dies zukünftig anders managen möchten - welche Lösungen benötigen Sie?

 

 

 

Schritt 3: Setzen Sie sich konkrete Realisierungsschritte

Damit Sie Ihre Lösungen auch umsetzen, ist es sinnvoll, sich einen Plan zu erstellen, der die einzelnen Realisierungsschritte auflistet. Am besten Sie erstellen sich eine Checkliste, die Sie abarbeiten können. Dies erleichtert es, sowohl Ihre Fortschritte zu kontrollieren, als auch zu überprüfen, ob sich durch die eingeleitenden Maßnahmen wirklich Ihr Termindruck reduziert. Feiern Sie Ihre Erfolge.



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