Aufgaben bewältigen: Die Chain-Methode motiviert zum Tun

Arbeitsorganisation und persönliches Zeitmanagement im Fokus

Ihr Aufgabenplaner ist voll. Ihre Task- bzw. To-do-Liste ist lang. Es gibt täglich viele Aufgaben zu bearbeiten und nicht jede Aufgabe ist fordernd. Nicht jede Aufgabe ist vertraut und nicht jede Aufgabe löst in Ihnen Begeisterung aus. Vielmehr gibt es auch viele Aufgaben, die Routineaufgaben sind. Andere sind so einfach, dass Sie sie als langweilig einstufen.

Innerhalb Ihres Zeitmanagements und Ihrer damit verbundenen Selbstorganisation tun sie eins: Für jede Aufgabe werden Sie eine Priorität setzen. Sie treffen somit ständig Entscheidungen über Ihr Aufgabenmanagement. Hervorragend. Klopfen Sie sich dafür sofort anerkennend auf die Schulter.

Dennoch – und dies wissen Sie aus Erfahrung – wird diese Aufgaben-Priorisierung immer wieder einmal boykottiert. Mal sind es Zeitdiebe oder Zeitfresser, die das Zeitmanagement durcheinanderbringen. Mal funktioniert die Teamarbeit nicht wie gewünscht, d.h. der Kollege behindert die gute Zusammenarbeit. Mal legen Sie eine Aufgabe aber auch selbst beiseite. Die Aufschieberitis schlägt zu. Doch oft gibt es dafür auch eine andere Ursache: Die Bearbeitungs-Kette funktionierte nicht – die Chain-Folge wurde gestört.

Beste Selbstorganisation und bestes Zeitmanagement: Die Chain-Methode macht’s möglich

Die meisten Zeitmanagement-Methoden empfehlen, die jeweiligen Aufgaben aufzubrechen und in einzelne Realisierungsschritte einzuteilen. Eine gute Idee, denn so können Sie nicht allein erkennen, welcher Schritt leicht fällt oder welcher dagegen herausfordert. Nein, Sie können auch gut die Zeit für die einzelnen Arbeitsschritte planen.

Im Grunde erstellen Sie auf diese Weise eine Bearbeitungs-Kette. Sie formulieren für sich eine Chain-Abfolge an Realisierungsschritten. Allerdings stets nur für eine einzige Aufgabe. Die Chain-Methode geht aber einen Schritt weiter. Denn die Chain-Methode

• bezieht Ihren Biorhythmus gezielt mit ein.
• achtet auf eine gute Work-Life-Balance.
• sorgt für ein gutes persönliches Workflow-Management.
• hält die eigene Motivation hoch.
• hat alle Ihre Aufgaben und Tätigkeiten im Blick – und pflegt so eine ausgewogene persönliche Ressourcenplanung.
  
  
  

Aufgaben bewältigen mit der Chain-Methode: 3 Schritte

Setzen Sie am besten gleich die Chain-Methode um. Legen Sie ausreichend Papier und einen Stift zurecht. Alternativ öffnen Sie die Aufgabenplanung in Outlook oder Ihr ganz persönliches Zeitmanagement-System.

Schritt 1: Aufgaben mit einem weiteren Kriterium bewerten

Gehen Sie in Ruhe Ihre A-B-C-Priorisierung durch. Prüfen Sie Ihre Bearbeitungs-Kette – also Ihre Chain-Abfolge – für die jeweiligen Aufgaben. Notieren Sie hinter jedem einzelnen Realisierungsschritt Ihrer Chain, wie Sie den einzelnen Schritt bewerten – beispielsweise:  

• Neu und unvertraut.
• Hohe Konzentration fordernd.
• (Hohe) Motivation auslösend.
• Mittelschwer.
• Routine.
• Langweilig.
• Baut die Energiereserven wieder auf.

Schritt 2: Die aktuelle Chain-Abfolge prüfen

Kontrollieren Sie jetzt einmal die Chain-Abfolge für jede einzelne Aufgabe. Fragen Sie sich:

• Welche Schritte folgen aufeinander?
• Wie haben Sie diese jetzt neu bewertet?
• Folgen zu viele fordernde Schritte hintereinander?
• Folgen zu viele langweilige Schritte hintereinander?
• Welcher Schritt baut Ihre Energie wieder auf oder ab?
• Welcher erhöht oder schwächt Ihre Motivation?
• Sorgt die bisherige Chain-Abfolge für ein gutes Workflow-Management und unterstützt sie eine gute persönliche Ressourcenplanung?

Ihre Antworten zeigen die Stärken und Schwächen Ihrer bisherigen Aufgabenbewältigung. Oft folgen zu viele fordernde oder langweilige Arbeitsschritte hintereinander. Ändern Sie deshalb Ihre Chain-Abfolge – und zwar für alle Aufgaben.

Schritt 3: Ihre Chain-Abfolge neu ausrichten

Vernetzen Sie Ihr Aufgabenmanagement, ohne Ihre A-B-C-Priorisierung aus den Augen zu verlieren. Verknüpfen Sie also Ihre Bearbeitungs-Ketten, um so für Abwechslung auf allen Ebenen zu sorgen. Gestalten Sie Ihre Chain-Abfolge neu und ruhig auch kreativ – mit folgenden Optionen:

• Die Biorhythmus-Chain. Fokussieren Sie Ihren Biorhythmus. Ihre Konzentration und Ihre Aufmerksamkeit unterliegen ja nicht allein Tagesschwankungen. Sie benötigen auch immer wieder Pausen, um auftanken zu können. Überlegen Sie, welche Realisierungsschritte welcher Aufgaben-Chain in welchem Tagesabschnitt am besten aufgehoben sind.

• Die Workflow-Chain. Um im Workflow bleiben zu können, heißt es gute Zeitpuffer einzubauen. Daneben sollten Sie auch für eine ungestörte Arbeitsatmosphäre sorgen. Überlegen Sie, welche Aufgaben und welche Realisierungsschritte einen Flow aktivieren. Planen Sie diese entsprechend Ihres Tagesrhythmus ein.

• Die Motiviert-Bleiben-Chain. Setzen Sie sich gezielte Belohnungs-Akzente innerhalb Ihres Aufgabenmanagements. Ob Sie sich nun belohnen, weil Sie einen schwierigen oder einen langweiligen Aufgabenschritt bewältigt haben, ist irrelevant. Wichtig ist nur: Belohnen Sie sich. Solch eine Belohnung kann tatsächlich eine Pause sein. Solch eine Belohnung kann aber auch sein, dass Sie nach solch einem Arbeitsschritt innerhalb Ihrer Chain-Abfolge nun eine Tätigkeit einplanen, die Ihnen Freude bereitet. Und zwar eine Tätigkeit von einer komplett anderen Aufgabe.