Schritt für Schritt Arbeitsprozesse optimieren

Wiederkehrende Arbeitsabläufe gehen leicht von der Hand. Sie sind vertraut und bestimmte Arbeitsgriffe sind schon zur Routine geworden. Vorteile, die sich bewährt machen. Sie müssen schließlich nicht bei jedem Arbeitsablauf erst überlegen, wie Sie was am besten erledigen sollten. Schließlich haben Sie Ihr persönliches Arbeitsprofil gut entwickelt. Allerdings können Routinen auch von Nachteil sein, denn gleichzeitig schleichen sich Flüchtigkeitsfehler ein, die Aufgabe wird langweilig und unterfordert.

KVP - der kontinuierliche Verbesserungsprozess - beugt den Nachteilen vor und baut die Vorteile aus. Durch die Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

• erhalten Sie bessere Standards,
• gewinnen mehr Zeit für Wesentlicheres,
• sichern sich Karrierevorteile,
• finden größere Freude an Ihrer Arbeit,
• sichern Ihrem Unternehmen Wettbewerbsvorteile.

Wie Sie Ihre Arbeitsprozesse kontinuierlich optimieren: 4 Schritte

Ist-Zustand erfassen

Listen Sie zuerst alle wiederkehrenden Arbeitsabläufe auf. Vermerken Sie dabei auch, welche Arbeitsprozesse ausschließlich von Ihnen alleine verrichtet werden und welche mit wem bearbeitet werden. Diese Unterscheidung ist deshalb wichtig, weil sich nicht jedes Unternehmen zur KVP verbindlich verpflichtet hat. Somit haben Sie „nur" Einfluss auf Ihre ganz persönlichen Arbeitsabläufe. Doch hier lohnt es sich auch, „alte Zöpfe" abzuschneiden.

Analyse der Arbeitsprozesse

Überprüfen Sie die einzelnen Arbeitsprozesse. Geben Sie sich für diesen Schritt ausreichend Zeit. Suchen Sie nach Schwachstellen.

• Wie lange brauchen Sie für welchen Arbeitsvorgang? Wie führen Sie diesen aus? Welche Zwischenschritte vollziehen Sie?

• Welcher Arbeitsschritt dauert dabei zu lange? Funktioniert nicht? Ist zu umständlich?
• Wobei haben sich Flüchtigkeitsfehler eingeschlichen? In welchen Bereichen liegen mögliche Fehlerquellen?
• Welche Arbeitsabläufe können vereinfacht werden? Welche zusammengefasst werden? Welche standardisiert werden?
• Welche Vorgänge benötigen mehr Sorgfalt und Beachtung?
• Welche Arbeitsschritte sind unnötig, veraltet und überholt?

Standardisierung als Richtlinie

Legen Sie einen Standard für Ihren Arbeitsprozess fest. Wie sieht die Qualität aus? Wie der zeitliche Ablauf? Welche Schritte sollen dabei als Standard gelten? Diese Standardisierung

• dient Ihnen- gerne auch interessierten Kollegen  als Richtlinie,
• stellt sicher, dass während Ihrer Abwesenheit die Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren,
• erleichtert Ihr eigenverantwortliches Handeln und Ihre Selbstdisziplin,
• verringert (Rück-)Fragen,
• verbessert Ihr Zeitmanagement,
• schließt Fehler durch routinierte Abläufe aus.

Stete Verbesserung etablieren

Die bisher erreichte Qualität soll natürlich innerhalb des KVP nicht allein gesichert werden, sondern zukünftig ausgebaut werden. Achten Sie deshalb auf Schwachstellen im Arbeitsprozess wie beispielsweise unnötige Aufgaben und Arbeitsschritte, schlechte Arbeitsverteilung, Sach- oder Zeitverschwendung.

Am besten legen Sie sich dafür in Ihrem Terminkalender eine Unterteilung ein. Notieren Sie darin sofort beobachtete Schwachstellen. Kehren Sie am Ende des Tages oder einmal pro Woche zu diesen Beobachtungen zurück und überlegen Sie sich entsprechende Verbesserungsideen.

Kontrollieren Sie auch in regelmäßigen Abständen, mindestens einmal pro Quartal, Ihre festgesetzten Standards. Halten Sie diese weiterhin ein? Haben Sie bestimmte Standards in der Qualität angehoben? Falls ja, wird nun dieses neue Level als neu, gültiger Standard eingesetzt.

Sie wollen wissen, wie Sie mehr erreichen können? Lesen Sie hier über Ihren Weg zu mehr Effektivität.