Ablage im Büro: Befreien Sie Ihren Schreibtisch von Ihren Ablagekörben

30. März 2012

Ablage im Büro – endlich ohne nervige Ablagekörbe

Ob Unterlagen, Dokumente, Informationen oder Memos – jeden Tag sammelt sich eine Fülle von Papier auf Ihrem Schreibtisch an. Vieles davon wandert dann in Ihre Ablagekörbe, die wie kleine Türme auf Ihrem Schreibtisch aufgestapelt sind. Ein wichtiger Zwischenschritt auf dem Weg zur endgültigen Ablage. Denn dieser Zwischenschritt hält Dokumente, die Sie noch benötigen und die Sie gerade bearbeiten, griffbereit in Ihrer Nähe.

Ablage im Büro

Allerdings haben Ablagekörbe mehr Nachteile als Vorteile:

 Jeder Ablagekorb raubt Ihnen auf Ihrem Schreibtisch Platz.

  • Unabhängig davon, ob Sie einzelne Ablagekörbe bestimmten Arbeitsbereichen zugeordnet haben, werden Sie jedes Mal, wenn Sie die einzelne Unterlage benötigen, zu suchen beginnen. Fazit: Ablagekörbe kosten Zeit.
  • Viele Ablagekörbe werden zu wahren Dokumenten-Friedhöfen, denn der Wust an Papier, der daraus hervorquillt, lädt wenig ein, endlich alles endgültig abzulegen. 

 Ohne Ablagekörbe geht es viel besser: Die Zwischenablage ist die Lösung

  1. Ablageordner zählen. Wie viele Ordner nutzen Sie regelmäßig, um Ihre Dokumente endgültig abzulegen? Zählen Sie diese.
  2. Anzahl der Hängemappen bestimmen. Sie benötigen für Ihre Zwischenablage die gleiche Anzahl an Hängemappen wie Sie Ordner nutzen. Sind es also 10 Ordner, benötigen Sie genau diese Anzahl an Hängemappen.
  3. Menge der Dokumente schätzen. Überlegen Sie, wie viele Dokumente in den einzelnen Hängemappen der Zwischenablage Platz finden müssen. Sind es nur wenige, können Sie eine Register-Pultmappe nutzen, die Sie bequem in Ihre Schreibtischschublade verstauen können. Ansonsten empfiehlt sich der Einsatz eines Rollwagens für Hängemappen.
  4. Die Hängemappen beschriften. Übernehmen Sie für Ihre Hängemappen die gleichen Bezeichnungen, die Sie auf auch Ihren Ordnern stehen haben wie Kunde F-K oder Angebote. Dadurch sortieren Sie Ihre Unterlagen richtig vor und sparen später beim endgültigen Einsortieren viel Zeit.
  5. Die Hängemappen einordnen. Orientieren Sie sich auch bei der Anordnung im Rollwagen an die Reihenfolge der Ordner im Schrank.
  6. Ablagekörbe abarbeiten. Sortieren Sie jetzt Ihre Dokumente, die sich noch im einzelnen Ablagekorb befinden, in die korrekte Hängemappe ein. Um unterschiedliche Vorgänge in der Hängemappe schneller griffbereit zu haben, empfiehlt es sich, diese in Sichthüllen – gerne in verschiedenen Farben – abzulegen.
  7. Entsorgen Sie Ihre Ablagekörbe. Entfernen Sie die einzelnen Ablagekörbe von Ihrem Schreibtisch. Sie werden Sie nie wieder benötigen.
  8. Dokumente gleich einordnen. Unterlagen, die Sie jetzt zur Arbeit benötigen, legen Sie zukünftig in die jeweilige Hängemappe ab. Vermerken Sie stets das Datum und später den Vermerk „Erledigt“ rechts oben in der Ecke. Dadurch können Sie beim Sichten der Unterlagen schnell erkennen, welche Unterlagen in der endgültigen Ablage – den Ordnern – einsortiert werden können.
  9. Dokumente endgültig ablegen. Sie können Ihre Ablage nun immer mal zwischendurch erledigen. Nehmen Sie dafür zwei oder drei Hängemappen vor, die Sie mit zum Regal nehmen. Holen Sie erst dann den jeweiligen Ordner hervor und heften das Dokument darin ab.

                                                                 



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