Frühjahrsputz: Frischer Wind für Ihre Prozesse

Hören Sie es auch? Draußen zwitschern wieder die Vögel. Ein untrügliches Zeichen - der Frühling ist da.

Höchste Zeit für den Frühjahrsputz. Aber warum immer nur zu Hause?

Genau wie im privaten Umfeld sammeln sich auch im Job einige staubige und überflüssige Dinge an. Drücken Sie doch einmal auf die Stop-Taste und machen einen Frühjahrsputz im eigenen Unternehmen. Holen Sie Ihren virtuellen Staubsauger und Putzeimer heraus und befreien Sie Ihr Unternehmen von überflüssigen Prozessen und Abläufen.

Bei uns im Unternehmen veranstalte ich mehrmals im Jahr eine Aufräumaktion. Unter der Überschrift „lernende Organisation“ lösen wir überflüssige Prozesse, Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten und Aufgaben ab. Wir denken darüber nach, was uns als Unternehmen wirklich nützt, um unserem eigenen Anspruch gerecht zu werden - nämlich unseren Kunden erfolgreich zu machen. Einige unserer Aktionen schildere ich Ihnen in diesem Artikel.

Prozesse bitte nur da, wo Sie auch Sinn machen

Folgende Regeln sollten Sie bei Prozessen und Abläufen immer im Hinterkopf behalten:

• Einen Prozess darf es niemals um des Prozesses Willen geben.
• Ein Prozess soll dazu dienen, Ihren Arbeitsablauf zu optimieren und vereinfachen.
• Ein Prozess ist nur dann ein nützlicher Prozess, wenn er in Zeiten höherer Beanspruchung genau so gut funktioniert wie in ruhigen Zeiten.

Ziel für den Frühjahrsputz setzen und Unterstützung aus dem Management klar formulieren

Frühjahrsputz in den eigenen Prozessen kann nur funktionieren, wenn dieses Vorhaben „Management Attention“ besitzt. Vieles wird verändert und bedarf daher einer klaren Unterstützung aus dem Management. Sind Sie selbst der Chef, dann stellen Sie von Anfang klar, was das Ziel der Aufräumaktion ist und wie weit Sie und Ihre Mitarbeiter dafür gehen können.

Sie können z.B. jederzeit abteilungsinterne Prozesse optimieren, wenn es Ihre eigene Abteilung ist. Besteht der Prozess allerdings unternehmensweit, werden Sie es schwer haben, ihn mal eben so einfach zu ändern.

Frühjahrsputz muss Nutzen haben

„Das war schon immer so, warum sollte man das ändern?“ Sie kennen den Satz sicher. Aber Zeiten ändern sich, das Geschäft ändert sich, also ist es nur legitim, auch die eigenen Prozesse zu hinterfragen und neuen Bedingungen anzupassen. Änderungen sind immer ein wenig unbequem. Viele Mitarbeiter sind Gewohnheitstiere, das ist menschlich. Sind Sie sich dessen bitte immer bewusst und berücksichtigen Sie das.

Beteiligen Sie jeden Mitarbeiter beim Frühjahrsputz

Nehmen Sie alle Mitarbeiter in die Pflicht. Lassen Sie mitreden. Machen Sie ein zweistündiges Frühjahrsputz-Meeting mit allen Mitarbeitern und folgenden Regeln: 

• Das Meeting ist ein Brainstorming, es werden alle Vorschläge aufgeschrieben.
• Sie moderieren das Meeting.
• Jeder darf Verbesserungsvorschläge machen. Lassen Sie dabei keine Wertung der Vorschläge zu.
• Sind alle Vorschläge bewertet, gruppieren Sie die Vorschläge nach „Quick Wins“ und nach Optimierungen, die länger dauern.
• Gehen Sie die Vorschläge einen nach dem anderen durch und beschließen Sie in der Gruppe die Durchführung oder die begründete Ablehnung
• Für jeden Beschluss der einer Umsetzung bedarf, benennen Sie einen Verantwortlichen (am besten denjenigen, der den Vorschlag gemacht hat. Er wird das meiste Interesse haben, ihn umzusetzen) und einen Zieltermin bis wann die Umsetzung erfolgt sein muss.

Auf diese Art haben Sie eine aktive Beteiligung aller Mitarbeiter. Zusätzlich erhalten Sie Ihr Vertrauen für die Umsetzung der getätigten Vorschläge. Ihre Mitarbeiter werden daher sehr motiviert sein, diese auch ordentlich umzusetzen.

Die TOP4 der immer wieder auftretenden Frühjahrsputz-Aktionen

1. Zu viele Verantwortlichkeiten

Sehr oft gibt es für ein Thema mehrere Mitarbeiter, die sich dafür verantwortlich fühlen - oder es gibt gar keinen. Verantwortung für ein Thema oder einen konkreten Prozessschritt sollte immer nur eine Person haben. Ein Sehr schönes Modell, um Verantwortlichkeiten sicher zu stellen, ist das einfache und bewährte RACI Modell.

Im RACI Modell ist klar definiert, wer für die Durchführung eines Prozessschrittes verantwortlich ist, wer rechenschaftspflichtig ist (also rechtlich oder kaufmännisch verantwortlich ist), wer fachlich verantwortlich ist und wer zu informieren ist.

RACI ist die Abkürzung für: 

• Responsible (Durchführungsverantwortung)
• Accountable (Kostenverantwortung)
• Consulted (Fachverantwortung)
• Informed (Informationsrecht)

Dabei sollte stets nur eine Person „Accountable“ sein.

2. „Zugemüllte“ digitale Verzeichnisse

Es ist unfassbar, was sich in kurzer Zeit an digitalen Dokumenten auf den Firmenrechnern und Servern ansammeln kann. Zentrale Verzeichnisse und persönliche Ordner sind förmlich zugemüllt mit verschiedensten Dokumenten, meist in mehrfacher Ausführung. Dateien werden kopiert, versioniert, mehrfach abgespeichert usw.

Führen Sie eine Datensicherung durch und löschen Sie alle überflüssigen Dokumente, alte Versionen, doppelt gespeicherte Dateien. Das verhilft Ihnen zu mehr Übersicht und Ihr Unternehmen spart durch weniger benötigten Plattenplatz bares Geld.

3. Die bekannten CC: Schlachten

Oft wird beim Verfassen von E-Mails exzessiv das CC: - Feld (Carbon Copy, Kopieempfänger) genutzt. Dies führt häufig zu überfüllten E-Mails Postfächern mit Nachrichten, die eigentlich für ganz andere Mitarbeiter bestimmt sind. Geben Sie klare Regeln vor, wer und wann zusätzlich per CC: - Feld benachrichtigt werden soll. Je weniger desto besser.

4. Überflüssige Meetings

Viele Meetings finden statt damit sie stattfinden, nicht weil es einen bestimmten Grund dafür gibt. Und noch schlimmer, häufig finden Meetings auch noch mit zu vielen oder den falschen Mitarbeitern statt. Haben Sie sich schon einmal überlegt, was ein Meeting mit mehreren Mitarbeitern Ihr Unternehmen kostet? Das geht schnell in einen vierstelligen Bereich. Und für was? Damit man eine Stunde gemeinsam verbringt, in der zwei Personen sprechen und acht andere auf ihrem Blackberry herumhacken.

Meine Tipps für sinnvolle Meetings:

• Führen Sie ein Meetings immer nur dann durch, wenn es etwas zu klären oder zu verkünden gibt.
• Setzen Sie sich ein Ziel für das Meeting.
• Planen Sie Meetings sorgfältig.
• Laden Sie nur die Mitarbeiter ein, die im Meeting benötigt werden.
• Laden Sie stets nur mit Nennung einer Meeting-Agenda ein.
• Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer auf das Meeting vorbereitet sind.
• Bestehen Sie auf Pünktlichkeit, es ist eine Frage des Respekts.
• Führen Sie ein Meeting zielorientiert durch.
• Sind Sie früher fertig, beenden Sie das Meeting. Dauert es länger, vereinbaren Sie einen zweiten Termin.

Das sind nur einige Beispiele. Regelmäßig durchgeführt, hilft ein Frühjahrsputz im Büro lästige Aufgaben, schlechte Prozesse, veraltete Abläufe und vieles mehr verschwinden zu lassen. Die gewonnene Energie und Motivation werden Sie und Ihrer Mitarbeiter sofort merken. Ihre Kunden werden es Ihnen danken.

Hier finden Sie weitere Beiträge zu unserem Projekt Kurswechsel: Frischer Wind für Business und Karriere.