Auditmanagement: Planung und Durchführung von Audits ist kein Hexenwerk

In nach DIN EN ISO 9001 zertifizierten Unternehmen der produzierenden Wirtschaft sind regelmäßige Audits Pflicht. Seit der Novelle der Norm im Jahr 2000 sind Ihnen dabei einige Freiheiten gelassen. Die Norm legt nur fest, dass Audits in geplanten Abständen durchgeführt werden sollten (Kap. 8.2.2). Zuvor waren Sie als Qualitätsmanager verpflichtet, das ganze Unternehmen einmal pro Jahr zu auditieren.

Wichtiger Hinweis

Speziell bei den inzwischen stark verbreiteten integrierten Management-Systemen müssen Sie darauf achten, dass in Folge der Vereinfachung der ISO 9001 die Forderungen des anderen QM-Systems nicht außer Acht gelassen werden.

Machen Sie zu Anfang des Jahres Ihre Auditplanung. Diese sollte die Bereiche, die eingeplanten Auditoren, die Auditart und die Termine umfassen. Werden dabei Einheiten Ihres Unternehmens ausgelassen, sollte das z. B. in der Auditübersicht mit einer Begründung vermerkt werden. Dies erleichtert die Diskussion mit dem externen Auditor im Überwachungsaudit.

Expertenrat

Je nach Auditart und Ziel sind unterschiedliche Dokumente zu prüfen, bzw. in Vorbereitung auszuwerten. Erstellen Sie sich dazu eine Liste von Punkten, die Sie sehen, bzw. Fragen, die Sie stellen wollen. Mit dieser Liste verlieren Sie nicht den roten Faden, Sie behalten die Kontrolle über Themen und Zeitvorgaben.

Checkliste zum Download

Hier geht’s zur Checkliste: Vorbereitung und Durchführung unterschiedlicher Audits

Die entscheidenden 5 Schritte zum erfolgreichen Audit

Schritt 1: Ziele benennen

Nennen Sie die Auditziele vor Beginn, damit allen Beteiligten klar ist, um welche Themen es geht.

Schritt 2: Anfangspunkt definieren

Beginnen Sie an einem vorher definierten Punkt, z. B. der Herstellung eines Produktes ab einem gewissen Datum. Die Einstiegsfrage muss dabei gut überlegt sein, das geht nicht „aus dem Bauch heraus“.

Vorsicht

Beachten Sie, dass mitunter die auditierten Kollegen befürchten, dass Versäumnisse zu Tage kommen. In der Folge werden Informationen zurückgehalten und die Antworten kommen sehr stockend. Das kann den Erfolg Ihres Audits gefährden, weil Sie kaum etwas erfahren werden. Als Auditor sollten Sie hier rein sachlich argumentieren und darauf verweisen, dass Audits helfen können, Probleme zu lösen. Forsches Vorgehen: „Na, dann zeigen Sie mal die Sachen her...“ oder Wertungen wie z. B. „Das ist aber schlecht ausgefüllt“ sollten Sie vermeiden. 

Schritt 3: Keine unbelegten Angaben verwenden

Lassen Sie sich stets zu allen Themen Nachweise zeigen, um die tatsächliche Umsetzung zu sehen.

Schritt 4: Ausführliche Abschlußbesprechung ist ein Muss

Führen Sie am Ende eine ehrliche Abschlussbesprechung durch. Hier müssen alle Ergebnisse offengelegt werden.

Expertenrat

Bei Abweichungen lassen Sie die auditierten Mitarbeiter die Lösung selbst vorschlagen, - ggf. um die Feinheiten der Norm oder der vorhandenen Vorschriften vom Auditor ergänzt. Dann wird festgelegt, wer die Korrektur(en) durchführt und bis wann.

Schritt 5: Dokumentation ist unverzichtbar

Aus diesen Ergebnissen wird ein Bericht verfasst, der ggf. der auditierten Abteilung noch einmal zur Stellungnahme vorgelegt wird. Ist diese eingetroffen, wird der Bericht verabschiedet und kann den Vorgesetzten vorgelegt werden. Mit den Nachweisen der umgesetzten Korrekturmaßnahmen wird das Audit abgeschlossen.

Wichtiger Hinweis

In manchen Wirtschaftsbereichen kann es nötig werden, die Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen nach einer definierten Zeit erneut zu bewerten. Legen Sie hierzu im Anschluss an das Audit die entsprechenden Termine fest.