Moderne Personalzeiterfassung: Vorzüge jenseits der Gesetzesnorm

Die genaue Erfassung der Arbeitszeit von Arbeitnehmern ist seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 Pflicht. Ziel ist es hierbei, auf Seiten des Arbeitnehmerschutzes die Einhaltung von Pausen- und Höchstarbeitszeiten sicherzustellen. Die Verantwortung für die Dokumentation der Arbeitszeit liegt bei den jeweiligen Arbeitgebern.

Rein formal gibt es bisher noch keine genauen Vorgaben, wie die Zeiterfassung stattfinden muss. Das heißt, dass auch eine handschriftliche Erfassung des Arbeitsbeginns, -endes und der Pausenzeiten möglich ist. Dass diese Umsetzung allerdings nicht nur altmodisch, sondern auch unpraktikabel ist, wird mit Blick auf die digitalen Möglichkeiten der Personalzeiterfassung deutlich.

Verbesserte Übersichtlichkeit

Moderne und digitale Personalzeiterfassung arbeitet mittels einer Dokumentationssoftware, die sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern einen schnellen Überblick über geleistete Arbeitszeit liefert. Für alle Beteiligten erfolgt die Bedienung dabei intuitiv und leicht ersichtlich.

Arbeitnehmer können der Software entnehmen, wie viele Stunden sie in einem Monat bereits geleistet haben und wie viele noch ausstehen. Das bietet insbesondere für flexible Arbeitsmodelle wie Gleitzeit und Home-Office entscheidende Vorteile. Zum Beispiel können Minusstunden und Plusstunden präventiv im Blick behalten werden. Dabei ist es möglich, einzelnen Parteien in einem Unternehmen verschiedene Rollen und Einsichtsrechte zuzuteilen. So können zum Beispiel Mitarbeiter ausschließlich ihre eigenen Stunden betrachten, während Führungskräfte die Stunden ihrer ganzen Abteilung und Geschäftsführer den Gesamtüberblick einsehen können. 

Geringerer Verwaltungsaufwand

Zeiterfassungssoftware kann weitaus mehr als nur Arbeitszeiten berechnen. Ebenfalls verringert sich durch die Integration eines solchen Systems der allgemeine Verwaltungsaufwand in verschiedenen unternehmensinternen Bereichen. Arbeitnehmer können über die Software ihren Urlaub beantragen und verwalten.

Auf Seiten der Personalabteilung ermöglicht Personalsoftware außerdem eine automatisierte Abfrage der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) über die Kommunikationsserver der Gesetzlichen Krankenversicherung (GKV). Die manuelle Abfrage von eAUs kann insbesondere in Unternehmen mit einer großen Mitarbeiterzahl viel Zeit in Anspruch nehmen und dadurch Kosten verursachen. Moderne Zeiterfassungssoftware ist dazu in der Lage, diesen Prozess zu automatisieren.

Erleichterung von Gehaltsabrechnungen

In eine ähnliche Richtung gehen auch die Vorzüge auf Seiten der Gehaltsabrechnungen. Gerade in Branchen mit Schicht- und Nachtarbeit oder anderen besonderen Arbeitsmodellen, sind Gehaltsabrechnungen oftmals ein vergleichsweise komplexer Sachverhalt. Verschiedene rechtliche Bestimmungen und Berechnungen müssen hier beachtet werden.

Mittels moderner Zeiterfassungssoftware ist eine präzise Grundlage für die genaue Berechnung von Leistungs- oder Prämienlohn möglich. Das wird etwa gewährleistet durch einen Datenexport für gängige Buchhaltungsprogramme wie Datev.

Im besten Fall verfügt die Zeiterfassungssoftware zudem über eine automatische Schichterkennung inkl. Zuschlagsberechnung

Kompatibilität mit Schnittstellen

Insbesondere in größeren Unternehmen, in denen bereits eine etablierte IT-Infrastruktur besteht, ist die Einführung einer neuen Personalsoftware eine Herausforderung, wenn diese nicht über kompatible Schnittstellen verfügt. Hierzu zählen etwa relevante Schnittstellen an die bestehende ERP- und Gehaltssoftware. Bestenfalls verfügt das gewählte Personalprogramm dabei bereits über eine Integration passender Schnittstellen sowie über die Möglichkeit, weitere gängige Programme nachträglich einzugliedern. Dann sind sowohl Neueinführungen als auch Übergänge auf ein neues Programm während der Integration der Zeiterfassungssoftware kein Problem.

Bedarfsdeckende Modul-Erweiterungen

Eine leistungsstarke Personal- und Zeiterfassungssoftware lässt sich zuletzt durch Zusatzmodule ergänzen. Hierdurch können zusätzliche Erweiterungen vorgenommen und die Einsatzgebiete je nach Bedarf des Unternehmens ausgeführt werden. Die Personalsoftware bietet quasi das Grundgerüst, auf dem dann weiter aufgebaut werden kann, ohne andere Programme zu benötigen. Die Erweiterungsmodule umfassen zum Beispiel eine Projektzeiterfassung, eine Kantinendatenerfassung oder eine Zutrittskontrolle.