Hybride Tagungen organisieren: Das ist zu beachten

Die Wirtschaft versucht, der Coronakrise die Stirn zu bieten. Dass dies in vielen Fällen gelingt, ist nicht zuletzt dem modernen Eventmanagement zu verdanken, da hybride Tagungen das Beste aus beiden Welten vereinen.

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Darum sind hybride Events so effektiv

Die reale Zusammenkunft von Menschen, sei es für Meetings, Vorträge, Konferenzen oder Geschäftsabschlüsse, ist traditionell fest in der Wirtschaftswelt verankert. Die Bedeutung lässt sich an ganz unterschiedlichen Kennzahlen ablesen, etwa an der Anzahl an Tagungshotels in München, die auf solche Zwecke spezialisiert sind. Umso schwerwiegender war die Ankunft des Coronavirus, dessen Folgen sich in diesem Bereich besonders stark zeigten.

Immerhin dauerte es nicht lange, bis eine adäquate Antwort gefunden wurde. Zusätzlich zu den reinen Online-Meetings, die seit mittlerweile einem Jahr auf der ganzen Welt stattfinden, haben hybride Tagungen eine rapide Entwicklung erfahren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Mix aus Online- und Offline-Treffen bedeutet geringere Reisekosten, erleichtert die Organisation und die Einhaltung von Hygienekonzepten, ohne jedoch vollständig auf reale Meetings zu verzichten. Als Folge dieses Trends ist es unverzichtbar, die Planung sorgfältig anzugehen.

Das ist bei der Planung zu beachten

Für den realen Teil der Tagung sind Hygienemaßnahmen weiterhin unabdingbar. Mehr noch, entscheidet das Konzept schon im Vorfeld darüber, ob das Event auf die geplante Weise überhaupt stattfinden kann. Das betrifft folgende Punkte:

• Die Location:
  Wie viel Quadratmeter stehen pro Teilnehmer zur Verfügung? Eine angemessene Größe ist von zentraler Bedeutung, da volle Räume bzw. Säle mit hoher Menschendichte nicht mehr möglich sind. Basierend auf dem Ergebnis können Sie eine erste Filterung aller verfügbaren Orte vornehmen.
  
  
• Ebenfalls wichtig vor Ort:
  Wie sehen die Möglichkeiten zum Durchlüften der Räume aus? Ist für genügend Desinfektionsmittel gesorgt? Stehen zusätzliche FFP2-Masken für die Teilnehmer zur Verfügung? Möglicherweise gibt es sogar Schnelltests, die das Infektionsrisiko deutlich senken könnten. Diese und andere pandemiebezogene Fragen dürfen Sie nicht außer Acht lassen.
  
  
• Die Technik:
  Klassischerweise bieten Tagungshotels alles, was für die reale Zusammenkunft nötig ist. Hybride Events gehen allerdings darüber hinaus. Das Hotel muss somit auch für die technischen Grundvoraussetzungen geeignet sein, allen voran mit einer ausreichend schnellen Internetbandbreite. Nur mit einem flüssigen, störungsfreien Stream kann die hybride Veranstaltung ihr volles Potenzial entfalten.
  
  
• Das Personal:
  Auch für Mitarbeiter bedeuten hybride Tagungen einige weitere Aufgabengebiete. Dies betrifft einen sorgsamen Umgang mit den Hygienevorschriften im gleichen Maße wie die Technikkompetenz für die Durchführung der hybriden Veranstaltung.

Sind diese Punkte abgearbeitet, können Sie sich mit den digitalen Aspekten des Events befassen.

Im zweiten Schritt: Die technischen Voraussetzungen

Schließlich erhalten die Online-Teilnehmer via Internet Zugang zur Tagung.

• Hierfür ist zunächst die Wahl der passenden Plattform und Tools entscheidend – der Webcast wird schließlich zentral übermittelt.
  
  
• Kaum weniger wichtig ist dabei die Hardware auf Teilnehmerseite: Sowohl die Internetverbindung als auch die Kamera- und Mikrofonqualität beeinflussen maßgeblich, wie gut sich die Online-Kollegen einbringen können. Auch dieser Punkt muss unbedingt vorab gewährleistet werden, da er während des Events nicht einfach korrigiert werden kann.
  
  
• Gleichzeitig müssen auch die unternehmensinternen Vorgaben zum Datenschutz erfüllt sein. Ob dies der Fall ist, hängt individuell von den Richtlinien sowie von den Eigenschaften des Tools ab.

Speziell der letzte Punkt erweist sich oft als knifflig, da viele Unternehmen nicht das entsprechende Know-how in ihren Reihen haben. Eine professionelle Beratung ist dann der logische Weg, damit die hybride Tagung nicht nur inhaltlich und technisch, sondern auch rechtlich keine Fallstricke birgt.