Das (fast) papierlose Büro – Tipps zur Office-Digitalisierung

Wie bitte geht´s zum papierlosen Büro?

Möchten Sie Papierstau im Drucker, Aktenberge und händische Verwaltungsaufgaben umgehen, müssen Sie den gesamten administrativen Bereich umstellen. Zwecks Arbeits-/Zeitersparung, Effizienzerhöhung und der Schonung natürlicher Ressourcen ist das papierlose Büro eine erstrebenswerte Sache. Aber wie erreicht man diesen vermeintlichen Idealzustand?

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Die Grundvoraussetzungen für das papierlose Büro

Vorweg noch eine Klarstellung: Je nach Art und Größe des Unternehmens wird es Ihnen mitunter unmöglich sein, papierene Dokumente, Aktenordner und postalischen Briefverkehr gänzlich aus dem Geschäftsalltag zu verbannen. Außerdem gibt es durchaus Situationen, in denen ein reales Dokument praktischer ist als eine Datei. Vor allem dann, wenn Sie lediglich etwas abstempeln und hernach ablegen müssen. Im Internet können Sie zum Beispiel ganz leicht einstellbare Paginierstempel oder klassische Holzstempel bestellen – die kosten wenig und amortisieren sich schnell.

Trotzdem ist es sinnvoll, die Verwendung haptischer Akten auf ein Minimum zu beschränken, da bei der Nutzung moderner EDV-Lösungen ohne tatsächlichen Papierverzicht der Ressourcenverbrauch im schlimmsten Falle sogar steigen könnte. Ferner kann sich durch schlechte Organisation bei gleichlaufender Papier- und EDV-Nutzung ein ständiges Hin- und Her-Synchronisieren und -Kopieren ergeben. Das verlangsamt die Arbeitsabläufe deutlich. Für kleinere Unternehmen rentiert sich in erster Linie die Platzersparnis. Jeder eingesparte Quadratmeter der benötigten Mietfläche ist bares Geld wert.

1. Die grundlegende Digitalisierung. Also: Dokumente und Dateien müssen elektronisch gespeichert werden.
2. Die Übermittlung besagter Dokumente muss logischerweise ebenfalls ausschließlich auf elektronischem Wege stattfinden.
3. Genormte Dokumente wie Standartverträge sollten nur noch rechtsgültige elektronische Signaturen erhalten.

Digitale Dokumenten-Management-Systeme

Was bringt Ihnen die Digitalisierung aller Dokumente, wenn anschließend auf den in- und externen Festplatten oder sonstigen Datenträgern Chaos vorherrscht? Die Antwort: herzlich wenig. Schon während des Digitalisierungsvorgangs, dem Scannen und Eintippen, sollte daher ein Ordnungs- beziehungsweise Ablagesystem bestehen. Im Zusammenspiel mit einem übersichtlichen, hierarchischen Ordnersystem ist ein auf das Unternehmen angepasstes Dokumenten-Management-System eine nützliche Sache. In selbigem sind die digitalisierten Unterlagen so abgelegt, dass Suchfunktionen von Datenbanken optimal genutzt werden können. In einigen modernen Programmen wird sogar die Bearbeitung innerhalb der Anwendung ermöglicht und damit vereinfacht.

Gesetzlich vorgegebene Kriterien und Strukturen

Und hier noch ein besonders wichtiger Hinweis: Damit sich der Traum vom aufgeräumten, papierlosen Büro erfüllen kann, müssen Sie einige Dinge berücksichtigen.

Der Gesetzgeber verlangt zum Beispiel die Einhaltung bestimmter Kriterien und Strukturen. Allerdings lassen sich selbige relativ leicht in die Tat umsetzen. In sehr vielen Unternehmen bestehen die geforderten Strukturen ohnehin schon. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (hier die gesetzliche Grundlage), ein langfristiges und sicheres Archivierungssystem und Zugriffsmöglichkeiten für Sonderfälle wie beispielsweise eine Steuerprüfung sollten sich unter anderem von selbst verstehen.

Dahinter stecken zwei Motivationen. Einerseits will natürlich der Gesetzgeber prüfbar machen, ob die Leistungen, die ein Unternehmen in ihre Rechnung einträgt, auch wirklich erbracht wurden, und ob der Rechnungssteller auch einen Zahlungsanspruch hat. Andererseits sind die Strukturen auch für die innerbetriebliche Ordnung und damit auch für den Fortbestand des Unternehmens zwingend notwendig. Das oben angesprochenen Kontrollverfahren ist bereits in einem Unternehmen vorhanden, wenn ein Abgleich der dem Leistungsempfänger vorgelegten Rechnung mit vorhanden Unterlagen wie einem Auftrag, einem Lieferschein, einer Bestellkopie, einem Kaufvertrag oder einem Zahlungsbeleg möglich ist. Eine Selbstverständlichkeit also.