Termine planen, Termine verwalten: Aufgaben einer Sekretärin

Übergeben Sie Ihren Terminplaner Ihrer Sekretärin

Viele Manager geben ungern die Organisation der eigenen Termine ab. Und geraten dadurch oft genug in Situationen, die Sie sicherlich auch kennen:

• Doppelbelegungen, weil Sie und Ihre Sekretärin für die gleiche Uhrzeit einen Termin vereinbart haben. 
• Termine platzen bzw. müssen aufgrund von Zeitmangel kurzfristig abgesagt werden.
• Die Dauer des Termins wird falsch eingeschätzt.
• Unterlagen für den Termin sind nicht rechtzeitig fertig und/oder vorhanden.
• Termine werden vergessen.
• Unangemeldete Besucher bringen die persönliche Terminplanung durcheinander, weil Sie vergessen haben, Ihre Sekretärin über den anstehenden Termin zu informieren.

Die Folge: Sie fühlen sich als Führungskraft überlastet und stehen in Ihrem Zeitmanagement unter Druck – und alles ganz unnötigerweise. Denn die Aufgaben einer Sekretärin beinhalten auch – und gerade - Ihre Terminverwaltung. Geben Sie diese ab. Lassen Sie sich durch Ihre persönliche Assistentin professionell entlasten.

Terminverwaltung abgeben: Diese Aufgaben übernimmt dabei Ihre Sekretärin

Ihre Sekretärin

• klärt persönlich und telefonisch Terminanfragen ab.
• vergibt, ändert und bestätigt Termine.
• findet für die Teilnehmer an Meetings und Besprechungen einen geeigneten Termin.
• informiert Ihre Gesprächspartner über Terminabsagen und/oder Terminverschiebungen.
• fixiert wichtige wiederkehrende Termine wie Jahresversammlungen, Rechnungsabschluss, Quartalsmeetings.
• bereitet relevante Unterlagen und Informationen vor.
• organisiert und bereitet den Besprechungsraum vor.
• sorgt für die notwendigen technischen Kommunikationsmittel wie Overhead, Beamer.
• organisiert Flipchart, Pinnwand, Stifte, Papier und Erfrischungen.
• stellt Tages- und Tagungspläne auf.
• führt eine Koordination mit den Sekretariaten anderer Gesprächsteilnehmer durch.
• überwacht alle sozialen Termine wie Jubiläen, Geburtstage, Verabschiedungen.
• plant Reservezeiten und Pufferzeiten ein.
• kontrolliert alle Vorarbeiten.
• überwacht Ihre Termineinhaltung.
• bildet Zeitblöcke und/oder Zwischentermine bei größeren Projekten.
• plant Folgeaktionen von Terminen wie Nachgespräche, Auftragsabwicklung.