Schaffen Sie an Ihrem Arbeitsplatz Ordnung: Mit nur 2 Fragen gelingt es schnell

Ordnung im Büro – ganz schnell und einfach

Bei jeder eingehenden E-Mail, bei jedem Bericht, bei jeder Memo, bei jedem Brief oder Informationsschreiben müssen Sie eine Entscheidung treffen:

• Aufheben, Bearbeiten und Ablegen 
• oder löschen bzw. wegwerfen.
  

Und diese Entscheidung zu treffen, fällt oftmals richtig schwer. Denn so mancher Zweifel lässt Sie zögern. Sie fragen sich:

• Können Sie es nicht doch noch später gebrauchen?
• Sollten Sie es nicht besser aufheben, vielleicht ist es irgendwann einmal wichtig?
• Warum nicht erst einmal im Stehsammler ablegen – es nimmt doch keinen Platz weg?
• Oder sollten Sie es weiterleiten – doch an wen?

All dieses Zögern kostet Sie nicht allein kostbare Zeit, Sie riskieren auch, Dokumente und Unterlagen aufzuheben, die Sie eigentlich entsorgen könnten. So wächst Ihre Ablage, die Ordner im Schrank werden viel zu schnell voll und Sie müssen sich bei dem Bearbeiten von Vorgängen durch viel zu viel Papier kämpfen. Ändern Sie dies. Mit dem 2-Fragen-Prinzip wird es Ihnen ab heute viel leichter und schneller gelingen, Ihre Entscheidungen zu treffen.

Ordnung und mehr: 2 Fragen unterstützen Sie dabei

Ab heute bearbeiten Sie Ihren Eingangskorb – ob mit interner, externer, als auch virtueller Post – nach folgendem Prinzip: Bei jedem Dokument stellen und beantworten Sie erst einmal folgende Frage

1.      Wollen/Müssen Sie damit etwas tun?

Lautet Ihre Antwort „Nein“, werfen Sie diese Unterlage sofort weg. Ist dagegen Ihre Antwort „Ja“, beantworten Sie die nächste Frage:

2.      Was ist Ihre nächste Aktion, d.h. welchen nächsten Schritt planen Sie?

Und bitte beantworten Sie diese Frage sofort. Schieben Sie es nicht auf, indem Sie die Unterlage erst einmal auf Ihre To-do-Ablage legen. Notieren Sie sofort, welche Schritte dieses Dokument vorsieht:

• Fixieren Sie die einzelnen Zwischenschritte, die Sie für die Bearbeitung benötigen, auf Ihrer To-do-Liste.
• Vermerken Sie stets den Termin, bis wann Sie diesen Schritt erledigen möchten.
• Notieren Sie, welchen Zwischenschritt (oder die komplette Aufgabe) Sie an wen delegiert haben.

Und erst dann können Sie es in Ihrer Zwischenablage einsortieren. So schaffen Sie nicht allein an Ihrem Arbeitsplatz Ordnung. Sie legen auch einen Plan für Ihr Action-Management fest.