Schreibtisch Chaos? Ordnung schaffen! So gestalten Sie Ihre Ablage optimal!

Schreibtisch Chaos? Ordnung schaffen! 

Stapeln sich auf Ihrem Schreibtisch zu viele Papiere? Quillt Ihre Ablage über? Wissen Sie manches Mal nicht, wo Sie was ablegen sollen? Oder ob überhaupt? Die Lösung ist simpel: Passen Sie sich nicht Ihrer Ablage an, sondern die Ablage an Ihre Bedürfnisse.

Ein kleiner, aber feiner Unterschied, der oftmals vernachlässigt wird. Schließlich funktioniert ja das Ablagesystem auch beim Kollegen. Oder es wurde als besonders effizient empfohlen. Effizient ist ein Ablagesystem allerdings nur dann, wenn

• Sie es auch anwenden,
• es Ihren Vorstellungen und Ihren Bedürfnissen entspricht,
• Sie mit den Begriffen, unter denen etwas eingeordnet werden soll, etwas anfangen können.

Räumen Sie Ihren Schreibtisch leer – gestalten Sie Ihre Ablage nach Ihren Wünschen

Tipp 1: Verschaffen Sie sich eine Übersicht über die Stapel

Fakt ist: Nicht alles verewigt sich auf Ihrem Schreibtisch. Vieles wird von Ihnen nach dem Erledigen in dem entsprechenden Ordner oder in einer dazugehörenden Hängemappe abgelegt. Deshalb sichten Sie jetzt einmal die Papiere, die immer noch auf Ihrem Schreibtisch oder in Ihrer Ablage liegen. Welche erste grobe Sortierung würden Sie vornehmen? Was gehört wozu?

Tipp 2: Legen Sie neue Ablagebegriffe fest

Sie werden nach der groben Sortierung festgestellt haben, dass Sie die meisten Papiere einfach nicht in das bestehende Order- bzw. Hängemappensystem einordnen konnten. Ob es sich nun um eine Info zur Branchenentwicklung handelt, eine Memo, ein Protokoll oder ein Bericht ist, vielleicht ein Blog, den Sie sich ausgedruckt hatten – Sie wussten nicht, wohin damit. Verlassen Sie deshalb die begrenzte Ablageeinrichtung. Erweitern Sie für diese Papiere Ihre Ablage. Überlegen Sie:

• Unter welchen Begriffen würden Sie welche Papiere zusammenführen – wie Trends, Ideen, Interessant?
• Weshalb haben Sie das Papier überhaupt aufgehoben? Wofür möchten Sie es verwenden oder gebrauchen? Aus dem Zweck ergeben sich weitere mögliche Schlagwörter, die der Einordnung dienen wie Karriereunterstützung, Work-Life-Balance.
• Berichte, Memos oder Protokolle sollten Sie den Projekten zuordnen oder bei den Aufgaben ablegen, zu denen diese gehören. Oder falls nichts Wesentliches – also für Ihre jetzige und spätere Arbeit – darin steht, werfen  Sie diese weg.

Tipp 3: Räumen Sie Ihren Schreibtisch leer

Richten Sie nun für Ihre ausgewählten Begriffe Ordner oder Hängemappen ein. Sortieren Sie Ihre Papiere in diese ein – und zwar alles, was nichts auf Ihrem Schreibtisch für Ihre aktuelle Aufgabe zu suchen hat. Nutzen Sie Ihre erweiterte Ablage, um Ordnung zu halten. Lassen Sie jedoch die abgelegten Papiere keinen Schimmel anlegen. Da es sich oft um Unterlagen handelt, die nicht direkt für das Tagesgeschäft benötigt werden, geraten Sie – leider – schnell in Vergessenheit. Setzen Sie sich für die einzelnen Infos ruhig Deadlines, an denen Sie mit diesen arbeiten wollen – sei es die aufgezeigten Trends zu reflektieren.