So sieht Ihre persönliche Notfallmappe aus

Eine Notfallmappe sollte auf jeden Fall diejenigen Dokumente enthalten, die für Sie zum einen eminent wichtig, zum anderen schwer wiederzubeschaffen sind. Grundlegend sollten Sie sich deshalb immer vorab Gedanken machen, welche privaten Unterlagen für Sie in Frage kommen. Orientieren Sie sich dabei einfach an folgender Aufstellung:

• Persönliche Daten
• Familie
• Berufliches
• Im Notfall benachrichtigen
• Wichtige Rufnummern
• Rente/Versorgung
• Krankenversicherung
• Medizinische Daten - Gesundheitszustand
• Notfall-Ausweise
• Kenn- und Passwörter
• Vorsorgevollmacht/Vorsorgeverfügungen
• Finanzen/ Bank
• Verbindlichkeiten
• Hinweise auf bestehende Verträge
• Fahrzeuge
• Lebens- und sonstige Personenversicherungen
• Fahrzeug-/Verkehrsversicherungen
• Sach- und Haftpflichtversicherungen
• Mitgliedschaften
• Merkblatt für eine Krankenhauseinweisung
• Checkliste für den Fall meines Todes
• Ersatzschlüssel

Unterlagenmenge bestimmt das Aufbewahrungsmedium

Bei den wenigsten Menschen reicht eine einzige Mappe, um die erforderlichen Unterlagen aufzunehmen. Hier bitten sich vor allem tragbare, abschließbare Hängeregistraturen an - desgleichen sogenannte Pilotenkoffer, Achten sie beim Kauf darauf, dass hier gegebenfalls Systemkomponenten wie einzelne Mappen kompatibel sind. So können sie Ihre Papiere bei Bedarf leichter Austauschen.

Sicherungskopien sind unerlässlich

EDV-Experten wissen, dass man sich nicht nur auf ein internes Back-up verlassen darf. Es ist deshalb unverzichtbar, dass Sie mindestens einen Kopiensatz Ihrer Unterlagen anfertigen und bei einer Person Ihres Vertrauens aufbewahren.

Online Storage ist empfehlenswert

Die Webtechnologie erleichtert Ihnen das Aufbewahren elektronischer Kopien. Speicherplatz ist heutzutage kein Problem mehr. Daher ist es ratsam, Ihre Unterlagen auch in elektronischer Form zu kopieren (PDF oder Scan). Diese Kopien können Sie bei einem der unzähligen Anbieter für wenig Geld - oft auch kostenlos - lagern. Derartige Dienste finden Sie z. B. bei Google Text & Tabellen, Amazon S3 oder Windows Live Skydrive.

Expertenrat

Beachten Sie dabei aber immer, dass Ihre Unterlagen dort auf jeden Fall ausreichend verschlüsselt abgelegt sein sollten. Fortgeschrittene Kryptografietechniken bieten hier ein gerütteltes Maß an Sicherheit.

Selbst bei Dokumenten, die aus juristischen Gründen nur im Original gültig sind, können Sie sich so eine Neuausfertigung vereinfachen.

Notfallplanung auch im betrieblichen Bereich sicherstellen

In Großunternehmen ist die Vorbereitung auf Not- und Katastrophenfälle gang und gäbe - dass lässt sich von kleinen und mittleren Betriebebn leider nicht immer sagen. Neben externen und internen Notfallplänen wird ein Bereich häufig außer Acht gelassen. Dabei handelt es sich um einen plötzlichen Ausfall des Geschäftsführers oder Betriebsleiters. Unzureichende Vorbereitung hat hier Unternehmen schon die Existenz gekostet.

Worst-case Szenario gibt entscheidende Antworten

Setzen sie sich mit Ihrem Team zusammen und spielen Sie die Situation durch, die durch den Ausfall der Leitung entstehen kann. Notieren Sie sich alle denkbaren Fragen, die Ihre Mitarbeiter und Kunden in diesen Momenten stellen könnten. Anhand dieser Fragen kommen sie selbst auf die entscheidenden Aufgabenbereiche, für die Sie Vorbeugung treffen müssen.

Notfallplan zum Download

Muster: Notfallplan - Ausfall eines Betriebleiters