Effiziente Büroorganisation - Mehr Effizienz durch sinnvolles Ablagesystem

Ob Hängemappe oder Aktenordner, ob chronologisch oder alphabetisch – Sie kennen schon die üblichen Ablagetipps, die es gibt. Dennoch schleichen sich im Laufe der Zeit nicht allein persönliche Sortier-Vorlieben ein, auch so mancher Schlendrian, der Ihrer Produktivität und Effektivität im Wege stehen kann.

Deshalb ist gerade die bevorstehende Urlaubszeit die beste Zeit einmal das eigene Ablagesystem etwas genauer unter die Lupe zu nehmen. Denn während Sie sich in der Sonne erholen, müssen Ihre Kollegen und Ihr Chef mit Ihrem Ablagesystem arbeiten. Manches Mal kann dies zum Albtraum werden.

3 Tipps, wie Sie Ihr Ablagesystem auf Herz und Nieren überprüfen:

Tipp 1: Der Blick eines Fremden

Sie wissen, wo Sie welches Dokument finden. Versetzen Sie sich nun in einen Kollegen, der in Ihrer Ablage beispielsweise nach der Reklamation eines Kunden suchen will. Wo würde er zuerst nachschauen? Sicher unter dem Namen – und dort würde er auch fündig werden. Ansonsten heißt es jetzt Ihre Ablage umzuändern. Spielen Sie dies für andere Bereiche und Vorgänge durch.

Tipp 2: Die Logik prüfen

Überprüfen Sie Ihre Ablagelogik auch innerhalb der Akten. Manches Mal wird das letzte Dokument einfach hingelegt, statt es chronologisch und mit kurzem Arbeitsvermerk einzuordnen. Für Ihr eigenes Nachschlagen ist dies eine Erschwernis – für Ihren Kollegen oder Chef wird dies zum Ärgernis. Kontrollieren Sie deshalb, dass die zeitliche Abfolge stimmt.

Tipp 3: Kontrolle der aktuellen Arbeitsvorgänge

Aufgaben, Arbeitsvorgänge, Kundenanfragen – alle aktuellen Vorgänge, die von Ihnen vor Ihrem Urlaub nicht abgeschlossen werden, müssen Sie besonders unter die Lupe nehmen.

• Haben Sie beispielsweise die Absprache mit dem Kunden vermerkt?
• Ist ersichtlich, bis wann Sie von welchem Kollegen oder welcher Abteilung Rückmeldung erhalten?
• Haben Sie notiert, welche Rückmeldung Sie angefordert haben – Informationen, Auswertungen, Zahlen?
• Kann ersehen werden, welche Schritte Sie bereits erledigt haben und welche noch zu tun sind?

Mein Tipp:

Erläutern Sie Ihrem Kollegen bei der Übergabe nicht allein die einzelnen Aufgaben. Kleben Sie auf die Ordner einen roten Punkt. Dieser zeigt sofort an, welche Vorgänge Aufmerksamkeit verlangen.