Kaizen im Büro: So steigern Sie Ihre Effizienz

Stoppen Sie die Suche nach Unterlagen. Bearbeiten Sie Ihre Aufträge in der halben Zeit. Sparen Sie Materialkosten ein. Durch die Einführung von Kaizen im Büro gelingt es Ihnen mühelos, Ihre Effizienz zu steigern. 

Den Gedanken der kontinuierlichen Verbesserung – auch Kaizen genannt – ist in Bereichen wie der Fertigung längst zur Norm geworden. Nur in vielen Büros leider noch keine alltägliche Praxis, mit der Folge:

• Unnütze Unterlagen oder Büroutensilien rauben Platz.
• Der Schreibtisch ist vollgestellt.
• Die Ablage quillt über.
• Order oder Hängemappen haben kein System, das von allen im Büro angewandt werden kann. So wird ständig nach Dokumenten gesucht.
• Fachbücher oder Formulare werden unübersichtlich im Regal abgelegt. Die Suche beginnt und oft genug wird einfach neu bestellt.
• Der Bürobedarf vom Kugelschreiber bis zur Druckerpatrone hat keinen festen Lagerplatz. Wieder beginnt die Suche; wieder wird neu bestellt, was schon vorhanden ist.

Dies sind nur einige typische Beispiele schlechter Büroorganisation, die Ihre und die Zeit Ihrer Mitarbeiter verschwendet. Denn wer ständig nach Unterlagen suchen muss, hat keine Zeit, seine Arbeit zu erledigen. Wer nicht weiß, wo sein Kollege die Anfrage des Kunden abgelegt hat, kann diese auch in dessen Abwesenheit nicht beantworten. Im Klartext: Ineffizientes arbeiten ist an der Tagesordnung.

Effizienz steigern durch Kaizen: 4 Stufen

Stufe 1: Ordnung schaffen

Bevor Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einleiten können, ist es wichtig, erst einmal Ordnung im Büro zu schaffen. Konzentrieren Sie sich dabei auf zwei Bereiche:

1. Aussortieren unnötiger Dinge. Ob Fachbücher, Unterlagen, Broschüren oder Büroutensilien, alles was nicht notwendig und veraltet ist, entsorgen Sie. Sie gewinnen so Raum und die Suchzeiten werden drastisch reduziert.
2. Aufräumen nach Plan. Sortieren Sie die verbleibenden Unterlagen oder Büroutensilien nach einem System, dass alle anwenden können. Beispielsweise wird die Fachliteratur alphabetisch nach Autor ins Regal gestellt.

Solche Aufräumaktionen werden Sie zweifelslos schon oft genug durchgeführt haben. Und dennoch war nach einer gewissen Zeit wieder das alte Chaos ausgebrochen. Dies ist kaum verwunderlich. Neuerungen benötigen nicht nur eine gewisse Zeit, bis sie von allen auch umgesetzt werden. Sie benötigen vor allem Richtlinien, die für alle verbindlich gelten und angewandt werden. Dieser Schritt wird im Büro kaum vollzogen, so dass ohne böse Absicht wieder das alte Muster vom Durcheinander auftritt.

Stufe 2: Standardisierung etablieren

Diese Stufe ist ein wichtiger Schritt beim Kaizen. Denn Sie legen fest, welche Richtlinien – also Standards – zukünftig gelten sollen. Binden Sie in diesen Prozess Ihre Mitarbeiter unbedingt mit ein. Denn Ihre Mitarbeiter kennen so manche Abläufe besser als Sie und wissen daher besser, auf was es bei einer Standardisierung ankommt. Darüber hinaus garantiert die Einbindung, dass sich Ihre Mitarbeiter für diesen Prozess interessieren, seinen Sinn erkennen und ihn auch anwenden.

Grundsätzlich gilt: Standards müssen objektiv, nachvollziehbar, eindeutig und einfach sein. Eine Standardisierung schließt alle Bereiche im Büro ein: Von der Ablage über Aufbewahrungsorte für die Büroutensilien bis hin zu Formularen, Arbeitspapieren oder Telefonaten. Schließlich kann tatsächlich festgelegt werden, wie oft das Telefon klingeln darf, bevor endlich abgehoben wird. Oder dass Anfragen beispielsweise innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden. Der Standardisierung sind somit keine Grenzen gesetzt – außer denen, die Sie und Ihre Mitarbeiter bestimmen.

Zum Erstellen solcher Standard-Richtlinien, ist es sinnvoll, Fragen zu stellen – und diese Fragen auch als Standard einzuführen, damit diese im späteren Verlauf der Verbesserung als Inspiration herangezogen werden können.

Beispiel: Das Ablagesystem soll standardisiert werden

• Was soll abgelegt werden?
• Warum soll es abgelegt werden?
• Wo soll es abgelegt werden?
• Wie soll es abgelegt werden?
• Wer legt es ab?
• Wie lange soll es aufbewahrt werden?
• Wo werden zentrale Unterlagen zentral abgelegt? Wer ist für dessen Verwaltung zuständig?

Natürlich werden Ihre Mitarbeiter bei etlichen Bürobereichen Einwände haben. Gehen Sie auf solche Einwände ein. Sie wollen Ihre Mitarbeiter für das Kaizen gewinnen und keinen Widerstand stärken

Wichtig: Fixieren Sie diese Standards schriftlich. Händigen Sie jedem Ihrer Mitarbeiter eine Kopie aus. Nur so kann jeder selbst kontrollieren, ob er den Standards folgt.

Stufe 3: Arbeitsabläufe vereinfachen

Ab dieser Stufe beginnt spätestens die Freude. Längst sind die Standards zur täglichen Routine geworden. Im Klartext: Ihre Mitarbeiter müssen nicht länger überlegen, wie was wo abgelegt wird. Dadurch kann der Fokus auf den Optimierungsprozess gelenkt werden. Fordern Sie Ihre Mitarbeiter gezielt auf,

• Abläufe zu hinterfragen.
• Dokumente zu vereinfachen.
• Arbeitsschritte zeitlich zu kürzen.
• die Zusammenarbeit zu straffen.
• Suchzeiten zu minieren.

Geben Sie den entsprechenden Freiraum, den Ihre Mitarbeiter benötigen, um zu experimentieren. Loben Sie jede Idee, auch wenn Sie später wenig Optimierungspotenzial in sich trug. Unterstützen Sie diesen Prozess, indem Sie in Meetings selbst Fragen zu bestimmten Bereichen stellen, um so die Kreativität anzukurbeln:

• Wie oft müssen Sie zu bestimmten Schränken, Arbeitsplätzen etc. gehen, um bestimmte Informationen zu erhalten? Wie ließe sich dies besser organisieren?
• Wie können durch Beschriftungen von Schubladen und Schränken Suchzeiten reduziert werden?
• Wie kann die innerbetriebliche Kommunikation organisiert und optimiert werden?
• Was kann bei der Beantwortung und Archivierung von E-Mails verbessert werden?
• Wie können die Bearbeitungszeiten von Kundenanfragen beschleunigt werden?

Stufe 4: Eigenverantwortliche Selbststeuerung ermöglichen

Kaizen im Büro soll die Effizienz steigern, aber auch Abläufe und Vorgehensweise erleichtern. Deshalb ist es wichtig, durch Ermächtigung die Potenziale der Mitarbeiter auszuschöpfen. Denken Sie daran: Ihr Mitarbeiter kennt seinen Arbeitsplatz und seinen Arbeitsbereich am besten. Nur er kann dort wirkliche Optimierungsprozesse einleiten. Dafür benötigt er jedoch auch einen Handlungsspielraum.

Durch das Hinterfragen von Unternehmensabläufen, die innerhalb des Optimierungsprozesses auch betrachtet werden, zeigen sich schnell Schnittstellen, an denen solch eine Selbststeuerung möglich ist. Beispiele:

• Logistik der Büromaterialien. Legen Sie beispielsweise in den Schrank, in dem der Bürobedarf für Ihr Team gelagert wird, automatisierte Büromittel-Nachbestellungs-Karten. Jede Karte ist schon mit dem Artikel beschriftet, der nachbestellt werden muss. Die Karte wird dann der zuständigen Person übergeben, statt wie so oft üblich nichts zu sagen.
• Kundendatei. Der Mitarbeiter (beispielsweise an der Hotline) kann dank der gemeinsamen Kundendatei sofort die Kundenhistorie einsehen. Sollte nun eine Kunde erneut anrufen, weil seine Reklamation noch nicht bearbeitet wurde, kann der Mitarbeiter erkennen, welche Schritte hier bereits unternommen wurden. Falls nichts notiert wurde, wendet er sich nach dem Telefonat sofort an den zuständigen Sachbearbeiter.