Meeting-Knigge: Warum Sie nach der Berichterstattung meist gehen können

Sind Sie dafür verantwortlich, dem oberen Management einen monatlichen Bericht über die Produktionsentwicklung vorzutragen? Müssen Sie für Ihre Abteilung die Quartalszahlen interpretieren und dem Vorstand mündlich übermitteln? Betrifft Sie also nur ein kleiner Teil der Besprechungs-Agenda? Häufig stellt sich jetzt eine Frage: Müssen Sie dennoch dem gesamten Meeting beiwohnen?

Und die Antwort lautet: Nein, müssen Sie nicht. Das Gegenteil ist der Fall. Denn es zeigt eher, dass Sie weder Ihre, noch die Zeit des obersten Managements verschwenden möchten. Schließlich warten wichtige Aufgaben und Projekte auf Sie. Deshalb tragen Sie Ihren Bericht vor, klären Sie eventuelle Fragen und verabschieden Sie sich dann höflich (ohne weiter zu stören) „Alle Punkte, die ich dargelegt haben, finden Sie in den Ihnen ausgehändigten Kopien. Da die weiteren Agendapunkte  mich nicht mehr betreffen, werde ich mich anderen Aufgaben zuwenden. Sie können mich jedoch jederzeit an meinem Arbeitsplatz erreichen, sollte die eine oder andere Frage während des weiteren Verlaufs des Meetings entstehen.“

Fragen Sie ruhig im Vorfeld nach

Vielleicht sind Sie unsicher, ob Sie wirklich einfach das Meeting wieder verlassen können. Vielleicht befürchten Sie auch, dass Ihr Weggehen den Eindruck vermittelt, Sie hätten kein Interesse am Unternehmenskurs. Klären Sie Ihre Teilnahme am Meeting und die Erwartungen, die an Ihre Teilnahme gestellt werden, ab.

• Erkundigen Sie sich bei Kollegen, die länger als Sie im Unternehmen sind, wie dies bisher gemacht wurde. Oder fragen Sie die Sekretärin.
• Bitten Sie Ihren Vorgesetzten um ein klärendes Gespräch. Stellen Sie Ihren Sachverhalt dar. Fragen Sie konkret:
  
  
  • Wie viel Zeit soll für den Vortrag und anschließende Fragen eingeplant werden?
  • Sind Sie von Anfang an dabei? Oder stoßen Sie erst zum entsprechenden Agenda-Punkt hinzu? Um wie viel Uhr wird dies (ungefähr) sein?
  • Ist Ihre Anwesenheit nach dem Vortrag des Berichts erwünscht? Oder dürfen Sie nach diesem das Meeting verlassen?
    
    
    

Mein Tipp:

Sehen Sie es stets auch aus dem Blickwinkel der Teilnehmer. Abhängig von den hierarchischen Strukturen des Unternehmens werden etliche Manager strikte Grenzen ziehen. Im Klartext: Ihre weitere Teilnahme am Meeting ist nicht erwünscht, weil Sie nicht zu den Entscheidungsträgern dieser Ebene gehören. Ein Rückzug aus dem Meeting würde somit eher zeigen, dass Sie diese Grenzen kennen und respektieren – und ist somit ein klarer Pluspunkt für Sie.