Frühlingsanfang - 3 Tipps für Ihren Frühjahrsputz im Büro

Haben sich wieder Dokumente angesammelt? Quillt die Adressdatei mit nicht genutzten Kontakten über? Sind einige Ordner zu voll? Haben sich in Ihrem Büro Papierstapel angehäuft? Dann machen Sie einen Frühjahrsputz, um Platz für Neues zu schaffen.

Sichten, aufräumen, entsorgen: 3 Tipps für Ihren Frühjahrsputz im Büro

Tipp 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick

Organisieren Sie Ihre Aufräumaktion. Dies ist effizienter und effektiver, weil Sie wirklich alle Bereiche in Ihrem Büro berücksichtigen werden. Listen Sie auf, in welchen Bereichen Sie wie Ordnung schaffen möchten:

• in Akten, Hängemappen und Ordner,
• in Regalen und Schränken,
• auf Ihrem Schreibtisch,
• in Ihren PC-Ordnern,
• in Ihrer Adressdatei – im Terminkalender und in Outlook.

Tipp 2: Erstellen Sie sich einen Aufräumplan

Reservieren Sie sich pro Tag zwischen 15 und 30 Minuten. Gehen Sie dabei systematisch vor, d.h. beenden Sie Ihre Aufräumaktion erst in einem Bereich, bevor Sie sich einem anderen zuwenden.

Tipp 3: Entsorgen Sie

Trennen Sie sich von Dokumenten oder Unterlagen, die Sie nicht länger benötigen. Entweder kommen diese ins Archiv oder in den Papierkorb. Verfahren Sie ebenso bei Dokumenten auf Ihrem Computer und in Ihrer Adressdatei. Löschen Sie Briefe, Berichte oder Notizen, die keine Relevanz mehr für Ihre Arbeit haben. Adressen, deren Namen Ihnen nichts mehr sagen, streichen Sie sofort. Adressen, die Sie seit mehr als einem Jahr nicht mehr kontaktiert haben, sollten Sie auch aus Ihrer Adresskartei streichen.

Grundsätzlich sollten Sie sich bei Ihrer Aufräumaktion überlegen:

• Wie gut nutzen Sie Ihr Ablagesystem?
• An welchen Stellen gibt es hier Schwachstellen, die sich in Stapeln auf Ihrem Schreibtisch, in Regalen und auf der Fensterbank offenbaren?
• Welche Lösungen fallen Ihnen für diese Schwachstellen jetzt ein?
• Wie oft führen Sie eine Datensicherung für Dokumente auf Ihrem Computer durch?