Foto-Gebrauchsanweisungen der Bürogeräte: So erleichtern Sie sich die Bedienung

Komplexe Bürogeräte fordern heraus – deren Gebrauchsanweisungen erst Recht

Kein Büro kommt ohne sie mehr aus: Die vielen Bürogeräte, ob Drucker, Kopierer, Espressomaschine, Scanner, Whiteboards, Telefonanlagen. Jedes dieser Bürogeräte erleichtert ungemein die Arbeit. Allerdings nur so lange, wie kein Fehler auftritt oder etwas an dem Bürogerät eigenständig gewartet werden muss.

Dann bricht oftmals ein Durcheinander aus. „Wieso blinkt die rote Lampe? Was bedeutet die Fehlermeldung LT10?“ werden Sie sich fragen, aber keine Antwort wissen. Vielleicht wenden Sie sich dann an Ihre Sekretärin oder an einen Kollegen. Können beide auch keine Klärung bieten, werden Sie zum Handbuch greifen und nachschlagen. All dies kostet nicht allein Nerven, sondern auch kostbare Zeit.

Deshalb gestalten Sie die Handhabung all Ihrer Bürogeräte effizienter, indem Sie sich kurze Foto-Betriebsanleitungen erstellen. Denn solch eine technische Dokumentation hat einen großen Vorteil: Jeder erkennt sofort, was zu tun ist. So wird Zeit gespart und – dies ist ganz wichtig – es treten keine Fehler mehr bei der Wartung und/oder der Bedienung der einzelnen Bürogeräte auf.

Foto-Gebrauchsanweisungen für Bürogeräte erstellen: 5 Schritte

Schritt 1: Wesentliche Bedienungsfunktionen auflisten

Bevor Sie beginnen, eine Gebrauchsanleitung für Ihren Drucker, Kopierer oder Kaffeevollautomaten zu erstellen, sollten Sie sich erst einmal fragen:

• Welche Bedienungsfunktionen fallen bei den einzelnen Geräten an?
  
  
• Welche Funktionen der Bedienung sollte jeder Mitarbeiter mühelos beherrschen? Beispielsweise beim Kopierer das Papier einlegen zu können.
  
  
• Welche Fehlermeldungen bzw. Anzeigefunktionen sollten nachvollziehbar sein?
  
  
• Welche Bedienungsfunktionen sollen nur die Sekretärin und/oder ein ausgewählter Mitarbeiter ausführen? Beispielsweise beim Kopierer den Toner austauschen.

Ihre Analyse gibt Ihnen Aufschluss darüber, für welche Handhabung Sie in jedem Falle eine Kurz-Gebrauchsanweisung erstellen sollten:  Für alle Funktionen, die von vielen genutzt werden.

Schritt 2: Kurz-Anweisungen verfassen

Ihre Gebrauchsanleitung sollte den Mitarbeiter Schritt-für-Schritt anleiten. Fixieren Sie dafür die korrekte Reihenfolge der Bedienung. Notieren Sie in Stichworten, was derjenige in welcher Abfolge zu tun hat.

Beispiel: In den Kopierer Papier einlegen

• Papierfach öffnen
• Papierfach herausziehen
• Papier DIN-A4 im zweiten Fach des Kopierunterschrankes entnehmen
• Papier in Papierfach legen
• Papierfach schließen

Schritt 3: Fotos erstellen

Ihre Schritt-für-Schritt-Gebrauchsanweisung beinhaltet bereits die Bereiche des jeweiligen Bürogerätes, als auch die Bedienungsfunktionen, die Sie digital fotografieren sollten. Bevor Sie jetzt für jeden Schritt ein Foto machen, sollten Sie prüfen, ob nicht ein oder zwei Abbildungen ausreichen, um den Sachverhalt eindeutig zu erläutern.

Tipp:

Beispiele für entsprechende Fotos und kurze Gebrauchsanleitungen finden Sie auf der Webseite von Jürgen Kurz, Geschäftsführer und Trainer von tempus GmbH und Autor von „Für immer aufgeräumt“. Schauen Sie sich unter der Rubrik Computer die Musterbeispiele an, die als Download zur Verfügung stehen – beispielsweise die Wartungsanleitung für HP DeskJet 840C. (Allerdings müssen Sie sich dafür erst auf der Seite registrieren). 

Schritt 4: Ihrer Kurz-Gebrauchsanweisung den letzten Schliff geben

Fügen Sie Ihre digitalen Fotos in die Kurzanweisung ein. Achten Sie darauf, in den Fotos die Bereiche des Gerätes zu nummerieren, die den jeweiligen Anleitungen entsprechen. Vergessen Sie nicht, die Nummern in Klammer neben dem korrekten Schritt der Gebrauchsanleitung zu notieren – beispielsweise Papierfach (1).

Schritt 5: Laminieren

Damit Ihre Foto-Gebrauchsanweisung lange hält, sollten Sie diese laminieren. Legen Sie diese in einen Prospektständer beim Bürogerät ab. Alternativ, falls es der Platz zulässt, können Sie die Bedienungsanleitung auch am Gerät befestigen oder über der Wand aufhängen.