Effizienzsteigerung: Selbsttest für Stapelproduzenten
Haben Sie eine gut funktionierende Ablage? Sind Sie zufrieden mit der Zuordnung Ihrer Dokumente? Verfügen Sie über einen leeren Schreibtisch? Oder wachsen in einer Ecke immer wieder Dokumenten-Stapel an? Testen Sie sich. Finden Sie heraus, ob Sie ein potenzieller Stapelproduzent sind – und welche Ursache dafür verantwortlich ist.
Sind Sie ein potenzieller Stapelproduzent?
Antworten Sie spontan auf die folgenden Fragen. |
Ja |
Nein |
Liegt ein zu großer zeitlicher Abstand zwischen dem Post-/Informationseingang und Ihrer Bearbeitung (Hinweis: Das Sichten zählt nicht dazu)? |
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Können Sie mühelos Dokumente einzelnen Ablagebereichen zuordnen? |
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Wissen Sie öfters nicht, wo Sie eine Unterlage ablegen sollen? |
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Ist Ihnen bei einigen Dokumenten unklar, ob Sie dafür überhaupt einen Ordner anlegen sollen? |
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Fällt es Ihnen schwer, einzelnen Unterlagen aussagekräftige Schlagworte zuzuordnen, damit Sie diese mühelos einordnen können? |
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Tendieren Sie dazu, Dokumente erst dann abzulegen, wenn Sie den Arbeitsvorgang endgültig abgeschlossen haben? |
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Sind Sie manches Mal verunsichert, ob Sie ein Dokument wegwerfen dürfen? |
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Sammeln Sie bestimmte Unterlagen, die Sie nicht richtig zuordnen können, erst einmal unter „Sonstiges“? |
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Haben Sie öfters keine Lust Ihre Ablage abzuheften? |
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Geben Sie sich für das Einsortieren Ihrer Dokumente zu wenig oder keine Zeit – nach dem Motto: Alles andere ist wichtiger? |
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Denken Sie bei einigen Unterlagen „Viel zu schade zum Entsorgen. Dies kann man bestimmt noch mal gebrauchen“? |
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Nehmen Sie sich immer wieder vor „Morgen erstelle ich mir ein wirklich funktionierendes Ablagesystem“? |
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Dauert Ihnen die Sucherei in den Hängemappen oder Ordnern zu lange, weil Sie innerhalb dieser Ordnungsinstrumente kein striktes Ablagesystem – chronologisch oder alphabetisch – einhalten? |
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Fazit:
Jede Ja-Antwort steigert Ihre Stapel - unabhängig davon, wie hoch diese tatsächlich auf Ihrem Schreibtisch schon angewachsen sind. Überlegen Sie sich deshalb bei jeder Ja-Antwort konkret, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um das bestehende Problem zu lösen.
Beispiele:
- Wissen Sie nicht unter welchen Schlagworten Sie einzelne Dokumente einordnen können, besprechen Sie es einmal mit Ihren Teamkollegen. Klären Sie, welche Suchaspekte diese gewählt haben.
- Falls Sie die gesamten Unterlagen auf dem Schreibtisch liegen lassen, bis der Vorgang abgeschlossen ist, legen Sie sich für solche Zwecke eine gesonderte Zwischenablage – vielleicht eine rote Hängemappe - an.
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