E-Mail Management: Stellen Sie in Ihrem Team klare Regeln auf

Effizientes E-Mail-Management benötigt Richtlinien

E-Mails erleichtern den Arbeitsalltag. Doch leider sorgen sie auch für viele Unterbrechungen, wenn beispielsweiser immer wieder das eigene E-Mail-Postfach überprüft wird. Und jede dieser Unterbrechungen kostet natürlich Zeit. In der Regel benötigt jeder Mitarbeiter im Durchschnitt 25 Minuten, um zu der eigentlichen Aufgabe wieder zurückzukehren, weil eben auch noch kurz telefoniert oder etwas schnell im Internet recherchiert wird.

Zusätzlich zu diesen Unterbrechungen sind E-Mails oftmals auch ineffektiv, weil diese schnelle Kommunikationsform dazu verleitet, unüberlegt und unstrukturiert Anfragen an Kollegen oder Geschäftspartner zu versenden. Mit der Folge: Es müssen weitere E-Mails ausgetauscht werden, bis das Anliegen bearbeitet werden kann. Deshalb sind Richtlinien und Regeln für das E-Mail-Management unerlässlich.

5 Regeln für Ihr E-Mail-Management

Regel Nr. 1: Verteiler erstellen

Legen Sie fest, wer an wen E-Mails schreiben und kopieren darf. Durch diese Berechtigungsmatrix bestimmen Sie die Befugnisse Ihrer Mitarbeiter.

Regel Nr. 2: Form und Gestaltung festlegen

Standardisieren Sie eine einheitliche Form und Gestaltung der einzelnen E-Mails. Dadurch stellen Sie sicher, dass die wesentlichen Punkte:

• Um was geht es?
• Was soll der Empfänger tun?
• Bis wann soll der Empfänger was tun?

auch präzise und knapp kommuniziert werden.

Regel Nr. 3: Standard-Mails entwickeln

Formulieren Sie zusammen mit Ihrem Team, Textbausteine, die wie in jedem Standardbrief auch in den E-Mails übernommen werden können und sollen. So muss der einzelne Mitarbeiter nicht lange überlegen, sondern kann schnell und dennoch professionell sein Anliegen kommunizieren. Diese Textbausteine sollten in einem gesonderten Ordner „Vorlagen“ abgelegt werden.

Regel Nr. 4: Unterordner anlegen lassen

Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, sich in seinem E-Mail-Postfach weitere Unterordner anzulegen:

• Heute bearbeiten
• Diese Woche bearbeiten
• Aufbewahren
• Lesen

Diese Unterordner dienen der effizienten Bearbeitung von E-Mails, da durch das Ablegen der einzelnen E-Mails diese vorsortiert werden und der Eingangsordner wirklich frei bleibt.

Regel Nr. 5: Intranet nutzen

Verfügt das Unternehmen über ein Intranet, erübrigen sich die typischen E-Mail-Rundbriefe. Denn jeder Mitarbeiter kann sich dort bestens über Neues informieren.