Dokumente schneller finden dank der Aktenübersicht

Ob Hängemappe oder Ordner, ob chronologisch oder alphabetisch, ob im Regal, Schrank oder im Archiv: Machen Sie die Ablage Ihrer Dokumente mit der Aktenübersicht transparent – für sich selbst und für Ihre Kollegen. So hat jeder einen schnellen Zugriff auf die gewünschte Unterlage.

Die Aktenübersicht: 6 Tipps, die Sie beachten sollten

Tipp 1: Bauen Sie Ihre Aktenübersicht listenförmig auf

Erstellen Sie dafür 2 Listen, die Sie alphabetisch anfertigen:

1. Die Gesamtübersicht. Auf dieser werden alle Dokumente(-nschwerpunkte) eingetragen, die Sie abgelegt haben.
2. Die Teilübersicht, die nur die einzelnen Dokumente auflistet, die sich in dem Schrank oder im Archiv befinden. Diese Teilübersicht sollte beispielsweise in die Innenseite der Schranktür mit Tesafilm geklebt werden, damit jeder sich an dieser Liste orientieren kann.

Tipp 2: Dokumentieren Sie Ihre Ablage lückenlos

Wirklich jeder Dokumentenschwerpunkt muss auf Ihrer Aktenübersicht erfasst werden. Sinnvoll ist es auch eine Untergliederung anzulegen, in der Sie aufführen, welche Kundenvorgänge beispielsweise in dem einzelnen Ordner abgelegt wurden.

Tipp 3: Geben Sie den Aufbewahrungsort an

Notieren Sie neben jedem Dokument, in welchem Ablagesystem – Ordner oder Hängemappe – Sie diese Unterlage eingeordnet haben und wo Sie diesen Ordner aufbewahren, ob im Schrank, Archiv, Regal, Hängemappenregistratur oder Schreibtisch.

Tipp 4: Vermerken Sie die Reihenfolge

Tragen Sie zusätzlich ein, wie Sie die einzelnen Dokumente eingeordnet haben, ob chronologisch oder alphabetisch und an welcher Stelle im Archiv sich beispielsweise der Ordner befindet.

Tipp 5: Erläutern Sie Ihre Codierung

Abhängig von der Menge der Dokumente und der Größe des Ablagesystems lohnt es sich, den einzelnen Dokumentenschwerpunkten – den Schlagwörtern wie Akquise, Kunde – Abkürzungen zu geben. Erfassen Sie unbedingt diesen Code, entweder ganz oben auf Ihrer Aktenübersicht oder auf einem gesonderten Blatt Papier, das auch mit in den Schrank geklebt wird.

Tipp 6: Legen Sie Ihre Aktenübersicht auch elektronisch ab

Sie haben so die Möglichkeit, Ihre Dokumente noch schneller zu finden. Aktivieren Sie einfach die (Text)-Suchfunktion wie für den Standort oder den Dokumenteninhalt. Office 2007 zeigt Ihnen dann sofort auf, was sich an diesem Standort befindet oder wo Sie diesen Dokumenteninhalt abgelegt haben.