Mit der Zeiterfassung Arbeitsprozesse optimieren
Wissen Sie wo Ihre Zeit bleibt? Oder fragen Sie sich auch manchmal, „Wie viel Zeit verbringe ich in Besprechungen?", „Wie lange brauche ich täglich für die Beantwortung von E-Mails?", „Ist der Aufwand angemessen?" oder „War meine Zeitschätzung im Rahmen der Angebotsabgabe realistisch?".
Eine (vorübergehende) Zeiterfassung und anschließende Analyse kann Ihnen hier Klarheit verschaffen und helfen, Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren. Grundsätzlich können Sie die Zeiterfassung mit Hilfe eines Zeiterfassungsprotokolls per Papier und Bleistift machen.
Dieses Zeitprotokoll sollten Sie regelmäßig führen und aktuell halten. Die Erfassung läuft nebenbei ohne merklichen Zeitaufwand. Im Gegenteil, sie hilft auch ein wenig, sich selbst zu disziplinieren.
Wenn Sie Projekte nach Zeitaufwand abrechnen, bietet Ihnen die Zeiterfassung eine aussagekräftige Informationsbasis.
Wenn Sie Projekte pauschal nach Angebot abrechnen, können Sie Ihre Zeitschätzung mit dem tatsächlichen Aufwand abgleichen und Ihre Schätzungen nach und nach verbessern.
Durch eine nachträgliche Analyse können Sie beliebige Aspekte beleuchten: wie aufwändig ist welches Projekt, welche Tätigkeiten (Besprechungen, Delegation, Suche nach Unterlagen) nehmen welchen Raum ein. Wie hoch ist der Anteil an Arbeit, die Sie grundsätzlich an Mitarbeiter oder Hilfskräfte delegieren könnten? Wie hoch ist der Anteil an Arbeiten, die nicht zu Ihren Kernaufgaben gehören usw.
Wenn Sie sich nach und nach einzelne Aspekte vornehmen, können Sie Ihre Arbeitsprozesse und Ihr Arbeitsverhalten fortlaufend optimieren.
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