Arbeits-Checklisten erleichtern Ihnen Ihre Arbeit

Organisieren Sie Ihre Arbeit mit Hilfe von Checklisten. Sie ersparen sich dadurch Zeit, vereinfachen Tätigkeitsabläufe, sorgen für eine Denkentlastung und Ihre Mitarbeiter können die von Ihnen übertragenen Aufgaben müheloser und schneller bewältigen

Ihr Arbeitsalltag ist gefüllt mit Routineaufgaben, Tätigkeiten, die wiederkehren, Aufgaben, die nach bestimmten Qualitätsmerkmalen bewältigt werden sollen, Vorbereitungen für Geschäftsreisen und Telefonaten. Viele dieser Aufgaben sind Ihnen vertraut und werden ohne große Überlegung erledigt. Bei anderen, wie beispielsweise der Planung einer Geschäftsreise machen Sie sich im Vorfeld darüber Gedanken, welche Unterlagen Sie benötigen, welche Reservierungen Sie tätigen müssen usw., aber auch wie Ihre Abwesenheit organisiert wird. Schnell haben Sie sich viele Notizen gemacht, die Sie entsprechend abarbeiten.

In diesem Fall können Sie bereits aus Ihren wertvollen Notizen eine Checkliste erstellen, die Sie zukünftig vor jeder Geschäftsreise zu Rate ziehen. Doch Checklisten unterstützen Sie nicht nur bei der Planung Ihrer Geschäftsreisen. Sie können Checklisten einsetzen:

• Bei der Planung neuer Projekte
• Beim Coaching Ihrer Mitarbeiter
• Bei der Konfliktbewältigung
• Beim Fehlermanagement
• Zur Vor- und Nachbereitung Ihrer Telefonate
• Zur erfolgreichen Delegation
• Zur Anfertigung eines Protokolls
• Zur Kontrolle und Wartung von Maschinen

Entwickeln Sie mühelos Ihre Checkliste: Der 7-Schritte-Plan

Schritt 1: Wählen Sie den Aufgabenbereich aus

Da Sie Checklisten in vielfältiger Weise für fast jeden Büro- und Aufgabenbereich erstellen können, sollten Sie erst einmal eine Auswahl treffen. Entscheidend dabei ist, dass die Checkliste Ihnen

• die Bewältigung der Aufgabe erleichtert.
• hilft, Zeit zu sparen, weil Sie nicht erneut überlegen müssen, was Sie bei der Aufgabe zu beachten haben.
• Unterstützung bietet, die Aufgabe rationell und auch schneller zu erledigen.
• als Organisationsgrundlage dient.

Listen Sie spontan alle Aufgaben auf, bei der eine Checkliste, diese Kriterien erfüllen würde. Wählen Sie aus dieser Liste die Aufgabe aus, bei der eine Checkliste Ihnen den größtmöglichen Nutzen beschert.

Tipp:

Erstellen Sie nach und nach für jede Ihrer aufgelisteten Aufgaben eine Checkliste. Denn den Zeitaufwand, den Sie zur Erstellung investieren, haben Sie bereits nach der ersten Nutzung wieder eingespart.

Schritt 2: Tätigkeiten grob umreißen

Notieren Sie sich in Stichwörtern, welche Haupt-Tätigkeiten für die jeweilige Aufgabe bzw. den Arbeitsbereich notwendig sind. Diese bilden später die Struktur, die die Checkliste gliedert und die Ihnen die Übersicht beim Einsatz erleichtert. Im Klartext: Einfach mal zehn oder mehr Teilaufgaben aufzulisten, ist zwar verführerisch, wird jedoch die spätere Nutzung eher erschweren. Denn Sie erblicken dann nur die vielen Teilaufgaben, die sich unbewusst zu einem Berg auftürmen.

Bei der Planung einer Geschäftsreise wären folgende Stichworte sinnvoll:

• Vertretung,
• Vollmachten,
• Tickets und Übernachtung,
• Unterlagen,
• Termine

Tipp:

Arbeiten Sie zu diesem Zeitpunkt am besten mit Karteikärtchen. Auf jede Karteikarte notieren Sie eine Haupt-Tätigkeit. Der Vorteil: Sie können auf den Karten Ihre Ergebnisse aus den Schritten 3 und 4 notieren und später durch Sortieren der Karten mühelos die Bearbeitungs-Reihenfolge festlegen.

Schritt 3: Formulieren Sie die Haupt-Tätigkeiten aus

Stichworte regen leider nicht zum aktiv werden an. Präzisieren Sie deshalb Ihre Stichworte. Achten Sie dabei darauf, diese als bereits abgeschlossene Handlung zu formulieren. Dies ist ein psychologischer Trick, da Sie erst dann die Haupt-Tätigkeit als erledigt abhaken werden, wenn beispielsweise Ihre Vertretung komplett geregelt ist.

Bei der Planung der Geschäftsreise könnten die Formulierungen wie folgt lauten:

• Vertretung geregelt
• Vollmachten für Postangelegenheiten und Bestellungen erstellt
• Tickets und Übernachtung organisiert
• Unterlagen zusammengestellt
• Termine während der Geschäftsreise geregelt

Schritt 4: Zerlegen Sie die Haupt-Tätigkeiten in Teilaufgaben

Listen Sie nun die einzelnen Teilaufgaben auf, die zur Erfüllung der Haupt-Tätigkeit notwendig sind. Formulieren Sie diese gleich aus. Überlegen Sie, ob bei manchen Teilaufgaben weitere Feinabstimmungen sinnvoll wären. Denn oft ergeben sich Unterpunkte, die Ihre Aufmerksamkeit fordern.

Bei der Planung einer Geschäftsreise ergeben sich für die Haupt-Tätigkeit „Vertretung geregelt“ u.a. folgende mögliche Teilaufgaben:

• festgelegt, wer in welchen Angelegenheiten vertritt
• übersichtlichen Bearbeitungsplan für laufende Vorgänge erstellt:
  
  
  • nach Prioritäten und Termine gestaffelt
  • Mitarbeiter ausgewählt, die diese Aufgaben übernehmen
  • Vorgang delegiert
  • kommuniziert, über welche Vorgänge während der Geschäftsreise wie informiert werden soll

Schritt 5: Ordnen Sie Ihre Tätigkeiten

Bevor Sie Ihre Checkliste mit Hilfe des Tabellenkalkulationsprogramms Excel oder in Word erstellen, legen Sie eine Ablaufskizze an. Sortieren Sie dafür Ihre Haupt-Tätigkeiten in der Reihenfolge, in der diese von Ihnen bearbeitet werden sollen. Verfahren Sie ebenso mit den jeweiligen Teilaufgaben.

Eine sinnvolle Reihenfolge wäre

• nach Dringlichkeit der einzelnen Tätigkeiten oder
• nach Datum bzw. Ihrem Zeitfenster.

Tipps für das Übertragen ein Tabellen-Format:

Versehen Sie Ihre Tabelle mit einer Überschrift, damit Sie stets wissen, um welche Checkliste es sich handelt. Grundsätzlich benötigen Sie für Ihre Checkliste zwei Spalten. In die eine Spalte wählen Sie aus dem Symbol-Menü ein Kästchen, das Sie nach Erledigung der Aufgabe abhaken können. In die zweite Spalte tragen Sie Ihre Teilaufgaben. Die Haupt-Tätigkeiten setzen Sie als Zwischenüberschrift. Dafür verbinden Sie beispielsweise bei der Wort-Tabellenfunktion beide Spalten, so dass eine Zeile entsteht.

Schritt 6: Überprüfen Sie Ihre Checkliste

Ihre Checkliste ist fertig. Legen Sie sie jetzt für einige Tage beiseite, bevor Sie sie abschließend überprüfen. Richten Sie dabei Ihren Fokus auf folgende Punkte:

• Ist die Checkliste allgemein genug, so dass Sie für jeden themenspezifischen Anlass einsetzbar ist?
• Ist die Checkliste überschaubar gehalten?
• Ist alles klar und verständlich formuliert?
• Können auch Ihre Mitarbeiter oder Kollegen anhand dieser Checkliste arbeiten?
• Haben Sie genügend Leerzeilen für Ergänzungen eingefügt?

Schritt 7: Führen Sie letzte Korrekturen durch

Ergänzen Sie Ihre Checkliste. Speichern Sie sie ab. Drucken Sie schließlich die fertige Checkliste aus. Fertigen Sie mindestens 5 Kopien davon an, damit Sie Ihre Checkliste zukünftig ohne Mühe immer wieder neu einsetzen können.