Ablage und Dateiordner: Systematik hilft Ihnen weiter

13. Oktober 2009

Sparen Sie sich Zeit und Mühe, indem Sie Ihre Ablage und Ihre Dateiordner systematisch aufbauen. Sie haben so schnelleren Zugriff auf Ihre Dokumente. Gleichzeitig wissen Sie, wie Sie neue Schriftstücke einordnen werden.

Ablagesystem

Vieles, was Sie täglich an Berichten, Briefen, Angeboten oder Notizen verfassen, wollen Sie aufheben – in einigen Fällen müssen Sie dies sogar unter Einhaltung bestimmter Aufbewahrungsfristen. Ihre Ablage und Ihre Dateiordner, ob im Schrank oder auf Ihrem PC, unterstützen Sie bei dieser Aufgabe. Allerdings nur so gut, wie Sie es selbst zulassen. Denn Ihre Ablage unterliegt Ihrem ausgewählten System – und genau diesem wird manches Mal wenig Beachtung geschenkt.

 

Bauen Sie sich eine systematische Ablage auf – die Ihnen und Ihren Bedürfnissen entspricht.

Tipp 1: Schaffen Sie für Standardvorgänge ein gleiches Ablagesystem

Bei etlichen Vorgängen, die Sie tagtäglich bearbeiten, greifen Sie auf Dokumente zurück, die Ihnen als Vorlage dienen. Überlegen Sie sich deshalb konkret, welche Dokumente Sie für welche Arbeiten benötigen – und legen Sie ein entsprechendes Ablagesystem an.

Legen Sie sich beispielsweise auf Ihrem PC einen Neuen Kunden-Standard-Ordner an, der alle Vorlagen enthält, die Sie normalerweise für einen neuen Kunden benötigen, wie Angebotsschreiben, Produktverzeichnis etc. Kopieren Sie, sobald Sie einen neuen Kunden geworben haben, diesen Ordner, benennen ihn nach Ihrem Kunden und schon können Sie loslegen, ohne überlegen zu müssen, ob Sie alles Wichtige bedacht haben.

Natürlich funktioniert dies auch für Ihre Hängemappen. Legen Sie sich eine Standard-Hängemappe an, die alles enthält, was Sie benötigen und die Ihnen als Beispiel dient.

Tipp 2: Passen Sie Ihre Ablage Ihren Such-Kriterien an

Das Beste Ablagesystem nützt nichts, wenn es Ihren Such-Kriterien nicht entspricht. Immer wieder kommt es vor, dass Sie ein Dokument in einem Ordner suchten – ob auf Ihrem PC oder in Ihrer Hängemappe – und konnten es dort nicht finden. Natürlich sind Sie an anderer Stelle fündig geworden. Ihr Anpassungs-Schritt: Legen Sie das gefundene Dokument dort ab, wo Sie es zuerst vermuten haben. Denn dies ist Ihr Such-Kriterium und wird es auch in Zukunft sein.



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