Ablage optimieren: Zuordnung nach Wertigkeit macht das Aussortieren einfach

23. November 2010

Jede gut sortierte Ablage, ob Ordner, Hängemappen oder Stehsammler, quillt einmal über. Deshalb ist es eben so notwendig, einzelne Unterlagen oder gesamte Vorgänge regelmäßig auszusortieren und zu vernichten. Prüfen Sie vor dem Entsorgen allerdings die Wertigkeit des einzelnen Dokumentes. Am besten Sie gewöhnen sich an, auf den einzelnen Unterlagen bereits bei deren Erhalt die Wertigkeit zu verzeichnen. Dann müssen Sie später nicht wieder alles durchforsten.

 

Ablage organisieren mit Hängemappen

 

Sortieren nach Wertigkeit – so gelingt’s

Art der Unterlage

Wertigkeit

Beste Art der Aufbewahrung

Einmalige Informationen wie Einladungen, Prospekte, Zeitungen, Werbung

Tageswert

Solche Unterlagen dienen der Kenntnisnahme und können vernichtet bzw. gelöscht werden.

Dokumente, die zu in Bearbeitung befindliche Vorgänge und Prozesse gehören wie Angebote, Projekte, Mahnungen, Preislisten, Kataloge

Prüfwert

Sortieren Sie diese Unterlagen in Ihr Ablagesystem ein bzw. speichern Sie es auf Diskette oder Ihrer Festplatte ab. Nach Beendigung des Vorgangs werden die Dokumente ins Archiv verlagert oder vernichtet.

Unterlagen

  • mit gesetzlicher Aufbe-wahrungsfrist nach HGB und/oder AO, als auch anderer gesetzlicher Vorgaben.
  • mit langer, innerbetrieblich vorgeschriebener Aufbewahrungsfrist.

Gesetzeswert

Diese Dokumente gehören ins Archiv. Oder sollten auf Mikro- oder digitale Formen abgespeichert werden.

Unterlagen von langfristiger Bedeutung wie Dokumente zur Firmengeschichte, Fotos, Umsätze, Verträge, Patente, Verfahren.

Dauerwert

Auch diese gehören ins Archiv bzw. sollten auf Mikroformen oder in digitaler Form abgespeichert werden.

 

Mein Tipp:

Da etliche Dokumente und Unterlagen allein schon wegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist lange im Unternehmen verweilen müssen, empfiehlt es sich, die Unterlagen auch bei einer alphabetischen oder thematischen Sortierung nach Jahrgängen zu ordnen. Dadurch können Sie nach sechs oder zehn Jahren den entsprechenden Jahrgang problemlos vernichten.



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