Ablage optimieren: Zuordnung nach Wertigkeit macht das Aussortieren einfach
Jede gut sortierte Ablage, ob Ordner, Hängemappen oder Stehsammler, quillt einmal über. Deshalb ist es eben so notwendig, einzelne Unterlagen oder gesamte Vorgänge regelmäßig auszusortieren und zu vernichten. Prüfen Sie vor dem Entsorgen allerdings die Wertigkeit des einzelnen Dokumentes. Am besten Sie gewöhnen sich an, auf den einzelnen Unterlagen bereits bei deren Erhalt die Wertigkeit zu verzeichnen. Dann müssen Sie später nicht wieder alles durchforsten.
Sortieren nach Wertigkeit – so gelingt’s
Art der Unterlage |
Wertigkeit |
Beste Art der Aufbewahrung |
Einmalige Informationen wie Einladungen, Prospekte, Zeitungen, Werbung |
Tageswert |
Solche Unterlagen dienen der Kenntnisnahme und können vernichtet bzw. gelöscht werden. |
Dokumente, die zu in Bearbeitung befindliche Vorgänge und Prozesse gehören wie Angebote, Projekte, Mahnungen, Preislisten, Kataloge |
Prüfwert |
Sortieren Sie diese Unterlagen in Ihr Ablagesystem ein bzw. speichern Sie es auf Diskette oder Ihrer Festplatte ab. Nach Beendigung des Vorgangs werden die Dokumente ins Archiv verlagert oder vernichtet. |
Unterlagen
|
Gesetzeswert |
Diese Dokumente gehören ins Archiv. Oder sollten auf Mikro- oder digitale Formen abgespeichert werden. |
Unterlagen von langfristiger Bedeutung wie Dokumente zur Firmengeschichte, Fotos, Umsätze, Verträge, Patente, Verfahren. |
Dauerwert |
Auch diese gehören ins Archiv bzw. sollten auf Mikroformen oder in digitaler Form abgespeichert werden. |
Mein Tipp:
Da etliche Dokumente und Unterlagen allein schon wegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist lange im Unternehmen verweilen müssen, empfiehlt es sich, die Unterlagen auch bei einer alphabetischen oder thematischen Sortierung nach Jahrgängen zu ordnen. Dadurch können Sie nach sechs oder zehn Jahren den entsprechenden Jahrgang problemlos vernichten.
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