Ablage entrümpeln - So schaffen Sie Platz für Ihre Urlaubsvertretung

Ihr bevorstehender Urlaub ist ein guter Anlass, wieder einmal Papiere und Co auszusortieren. Denn jeder unnötiger Ballast in Ihren Schubladen, Schränken und Ihrer Ablage belastet unnütz Ihren Kollegen, der Sie vertreten wird. Damit es Ihnen leichter fällt, sich von Unnötigem zu trennen, stellen Sie sich in Ruhe 3 Fragen, während Sie die einzelnen Berichte, Unterlagen, Dokumente oder Gegenstände auf ihr Weg-damit-Potenzial überprüfen.

Frage Nr. 1: Brauchen Sie es (wirklich)?

Überlegen Sie, wie oft Sie beispielsweise einen Gegenstand, der sich in Ihrem Schrank befindet, für Ihre Arbeit nutzen. Sollte es sich um einen Deko-Artikel handeln, beurteilen Sie, ob er Ihnen weiterhin Freude bereitet oder nicht – falls Letzteres der Fall sein sollte: Weg damit.

Abgelegte Berichte, Unterlagen oder Notizen kontrollieren Sie auf deren Nutzeneffekt. Können Sie überhaupt noch nachvollziehen, auf welchen Vorgang sich die jeweilige Unterlage bezieht? Falls nein – weg damit, Sie brauchen sie nicht mehr.

Frage Nr. 2: Was würde passieren, wenn Sie es nicht mehr hätten?

Lautet Ihre Antwort „Nichts“ wissen Sie, was zu tun ist – weg damit in den Papierkorb. Gibt es Unsicherheiten wegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, fragen Sie bei Ihrem Vorgesetzten oder im Sekretariat nach.

Frage Nr. 3: Ist es von Nutzen für Ihre Urlaubsvertretung?

Betrachten Sie Ihre Unterlagen, Ablage und Dokumente unter dem Blickwinkel Ihres Kollegen oder der Zeitarbeitskraft, die an Ihrer Stelle (an Ihrem Arbeitsplatz) Ihre Arbeit übernehmen soll. Hilft das jeweilige Dokument den Arbeitsverlauf oder den Sachinhalt besser zu verstehen? Dient es als Musterbeispiel für Briefe, Formulare und Co? Oder sorgt es eher für Verwirrung und wird so zum Ballast?

Falls Sie es in die Kategorie „Verwirrung stiftend“ einstufen – weg damit. Muss es aufbewahrt werden, sollten Sie einen Vermerk zur Erklärung anfügen, damit Ihr Kollege oder die Zeitarbeitskraft nicht unnötige Zeit damit zubringt, etwas nachvollziehen zu wollen.