Weiße Pracht - Winterchaos: Notfallplan einsetzen

Die weiße Pracht bringt Chaos und Behinderungen im Verkehr, aber oft auch den Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen durcheinander. Für Sie als Führungskraft eine Herausforderung: Sie müssen flexibel, besonnen und dabei schnell neu organisieren: Ein Notfallplan ist gefragt. 

Effizient trotz Winterchaos: So stellen Sie sich der Herausforderung

• Kontrollieren Sie bei Arbeitsbeginn sofort, welcher Ihrer Mitarbeiter eingetroffen ist und wer nicht.
• Rufen Sie die fehlenden Mitarbeiter auf deren Handy an, um zu erfahren, wie stark und auf welche Weise der Schnee deren Ankommen behindert. Verbreiten Sie dabei keine Hektik. „Sie sitzen sicherlich fest, Herr Brecht. Ich habe auch im Stau gestanden, bis endlich das Streufahrzeug die Straße frei räumte. Können Sie eine Einschätzung geben, ob Sie es heute noch schaffen? Und falls ja, wann?“
• Nachdem Sie wissen, wer da ist und wer eventuell noch kommt, überprüfen Sie Ihren Wochenplan. Welcher Ihrer Mitarbeiter arbeitet an welchen Aufgaben oder Projekten? Welche Prioritäten haben diese? Welche Fristen gibt es bei den einzelnen Aufgaben zu beachten? Notieren Sie sich alle Aufgaben der Priorität A.
• Klären Sie anschließend, welche Tagesaufgaben wie Telefonannahme, Empfang, Kundenhotline unbedingt besetzt gehören.
• Erstellen Sie aus Ihren Ergebnissen einen Notfallplan. Verteilen Sie die wichtigsten Aufgaben auf Ihre anwesenden Mitarbeiter.
• Bitten Sie alle zu einem kurzen Meeting. Legen Sie Ihren Notfallplan dar. Delegieren Sie die neuen Aufgaben. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Raum, kurze Fragen zur jeweiligen Aufgabe zu stellen. Lassen Sie Einwände wie „Ich sitze gerade am Bericht für das Projekt QA.“ zu und klären Sie diese sofort ab. Verdeutlichen Sie erneut, worauf die Priorität an diesem Tag liegt. „Unser gemeinsames Ziel lautet: Effizient bleiben trotz Unterbesetzung. Dafür müssen einige Ihrer Aufgaben heute zurückgestellt werden.“
• Praktizieren Sie an diesem Tag durchgehend das Prinzip der offenen Tür. Suchen Sie in regelmäßigen Abständen selbst Ihre Mitarbeiter auf, um sich zu erkundigen, wie alles läuft.

Mein Tipp:

Erstellen Sie zusammen mit Ihrer Sekretärin einen generellen Notfallplan. Legen Sie in diesem auch fest, wer welche Entscheidungen treffen darf, falls Sie selbst einmal im Schneechaos festsitzen.