Stellenbeschreibungen - Warum Sie Aktualisierungen nicht vergessen sollten

Eine Stellenbeschreibung dient nicht allein neuen Mitarbeitern zur Orientierung, auch Ihre Stammbelegschaft profitiert davon. Deshalb sollten Sie regelmäßige Aktualisierungen vornehmen. Persönlich erleichtert es Ihnen, Ihre Mitarbeiter zu beurteilen, Aufgabenstellungen zu besprechen, Tätigkeiten zu revidieren und auf die Ziele des Unternehmens abzustimmen.

Für Ihren Mitarbeiter ist eine aktualisierte Stellenbeschreibung wichtig, damit er weiß,

• was von ihm erwartet wird.
• worin seine Arbeitsziele bestehen.
• worauf er bei der Bewältigung der Aufgaben zu achten hat.
• welche Änderungen und damit neuen Anforderungen an ihn gestellt werden.
• wie er seine eigene Entwicklung steuern kann.

Stellenbeschreibungen sind ein unerlässliches Führungsinstrument:  

• Planen Sie alle zwei Monate etwas Zeit ein, in denen Sie die Stellenbeschreibungen überprüfen und aktualisieren. Sie können so leichter und besser auf Veränderungen reagieren und die Aufgabenziele entsprechend anpassen.
• Definieren Sie stets übergeordnete Arbeitsziele – und zwar klar und präzise.
• Listen Sie zu den übergeordneten Arbeitszielen einzelne Tätigkeitsfelder auf.  
• Es ist nur nötig die hauptsächlichen Pflichtfelder zu nennen. Eine detaillierte Aufstellung aller täglichen Aktivitäten gehört nicht in die Stellenbeschreibung.
• Halten Sie die Stellenbeschreibung knapp – eine DIN-A4-Seite reicht aus.

Falls sich durch die Überprüfung eine Aktualisierung ergab, bitten Sie den Mitarbeiter anschließend zu einem Mitarbeitergespräch, indem Sie die neuen Tätigkeiten und Aufgabenziele mit ihm in Ruhe besprechen. Fordern Sie ihn auf – am besten vor dem Gespräch –, sich zu überlegen, welche neuen Aufgabenziele sich für ihn ergeben haben. Klären Sie unbedingt zusammen, ob sich aus den neuen Aufgaben eine Notwendigkeit der Fortbildung ergibt. Oder ob Sie ihn zum Erlernen bestimmter Fähigkeiten coachen.