Nutzen Sie Zielvereinbarungsgespräche als wichtiges Führungsinstrument

Verdeutlichen Sie Ihre Erwartungen an Ihren Mitarbeiter wenn Sie es leid sind, dass erteilte Aufgaben nicht zufriedenstellend erfüllt werden. Nutzen Sie zukünftig Zielvereinbarungsgespräche, in denen Sie mit Ihrem Mitarbeiter oder dem Team zusammen die Aufgaben, die in einer bestimmten Zeitspanne erledigt werden sollen, konkretisieren.

Ohne Ihren Mitarbeitern konkrete Anweisungen zu geben, werden Sie nicht das erhalten, was Sie sich wünschen. Nicht nur in schwierigen Zeiten, in denen schnelle Anpassungen an äußere Gegebenheiten gefordert sind, ist es unerlässlich, Ihren Mitarbeiter die Ziele oder auch Kursänderungen des Unternehmens ganz klar mitzuteilen. Zweifelsfrei werden Ihre Mitarbeiter eigenverantwortlich handeln und sich für die Bewältigung ihrer Aufgaben Ziele setzen. Dies kann allerdings nur in dem Rahmen geschehen, den Ihre Mitarbeiter überblicken können. Über vieles, was in der Geschäftsleitung oder im Vorstand beschlossen wird, fehlt Ihrem Mitarbeiter die Kenntnisse und das Wissen, so dass seine Zielsetzung nur Teilaspekte der Unternehmensrichtung beinhalten kann. Im Klartext: Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es, Ihren Mitarbeiter auf Kurs zu halten. Mit Zielvereinbarungsgesprächen gelingt Ihnen dies.

Ziele entwickeln und Orientierung vermitteln: 5 Schritte

Schritt 1: Bereiten Sie sich vor

Kalkulieren Sie – abhängig davon, welches Ziel Sie mit Ihrem Mitarbeiter oder dem Team besprechen möchte – 30 Minuten bis eine Stunde Vorbereitungszeit ein. Diese zeitliche Investition zahlt sich später im Gespräch aus, denn Sie wissen, was Sie wollen und teilen dies auch unmissverständlich mit.

Überdenken Sie folgende Punkte bei Ihrer Vorbereitung:

• Ihre Vision und die des Unternehmens. Wo Sie sich mit Ihren Mitarbeitern, Ihrem Team oder Ihrer Abteilung in den nächsten Jahren platzieren wollen und was, wie bis wann erreicht werden soll.
   
• Ihr Rückblick. Welche Ziele in den vergangenen Jahren gesetzt wurden. Welche davon umgesetzt werden konnten aber auch welche fallen gelassen werden mussten. Wo ein Verbesserungsbedarf besteht und welche externen Verläufe das Unternehmensgeschehen mit seinen Zielen beeinflusst haben.
   
• Ihre Einschätzung der aktuellen Situation. Was von Ihnen und Ihrem Team jetzt verlangt wird und welche Ziele sich aus den Unternehmensvorgaben für Ihr Team ableiten. Ergänzen Sie Ziele, die Sie persönlich für das Team und/oder den einzelnen Mitarbeiter vorgeben möchten.
   
• Ihre Einschätzung der Qualifikation des Teams/Mitarbeiters. Welche Fähigkeiten Stärken und Schwächen jeder Mitarbeiter des Teams hat. Welche Ziele wem mühelos übertragen werden können und wer zur Zielerreichung eine Weiterbildung, ein Coaching oder andere Qualifizierungsmaßnahmen benötigt.
   
• Ihre Ziele und die Aufgaben, die Sie ableiten. Welche Aufgaben sich aus Ihren Zielen ableiten. Wer diese übernehmen soll und bis wann diese Aufgaben erledigt sein müssen. Legen Sie für sich selbst Kontrollpunkte fest.

Schritt 2: Stellen Sie die Weichen durch den Gesprächsbeginn

Vereinbaren Sie mit Ihrem Mitarbeiter oder dem Team einen Gesprächstermin, für den Sie etwa eine Stunde reservieren. Eröffnen Sie das Zielvereinbarungsgespräch, indem Sie

• den Anlass des Gespräches erläutern.
• grundsätzliches zum Führen mit Zielen mitteilen, falls Ihrem Mitarbeiter oder Team dieses Führungsinstrument neu sein sollte.
• gerne auf vergangene Erfahrungen mit Zielvereinbarungen hinweisen, um den Mitarbeiter seine vielleicht bestehende Unsicherheit zu nehmen.
• die übergeordneten Ziele und Visionen unmissverständlich kommunizieren.

Wichtig:

Vorgegebene Ziele, ob nun von Ihnen oder von der Unternehmensleitung, sind nicht verhandelbar. Oft erliegt die Führungskraft der Versuchung den Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess einzubinden, um seine Motivation zu steigern oder um sein Engagement für das Ziel zu sichern, obwohl die Vorgabe gesetzt ist. Ersparen Sie sich und Ihrem Mitarbeiter oder Team lange, frustrierende Gespräche.

Falls Sie auf Einwände Ihrer Mitarbeiter reagieren möchten, begründen Sie die Zielvorgaben auch mit einem Hinweis auf die Vorteile, die der Mitarbeiter erfährt. Beispiele:

• „Andere Werke oder Konkurrenten erreichen bereits eine Produktivitätskapazität in dieser Höhe.“
• „Ohne diese Vertriebsvorgaben ist unsere Wettbewerbsfähigkeit gefährdet.“
• „Der verschärfte Preiskampf zwingt uns zu dieser Maßnahme.“
• „Mit der Erreichung dieses Zieles erwerben Sie sich wichtige Fähigkeiten, wodurch Sie zukünftig in der Lage sein werden, schwierigere Projekte eigenständiger abzuwickeln.“

Schritt 3: Brechen Sie die übergeordneten Ziele auf Ihren Aufgabenbereich herunter

Binden Sie Ihren Mitarbeiter oder das Team aktiv mit ein. Erläutern Sie,

• welche Anforderungen an den Arbeitsplatz für Sie aus diesen Zielen resultieren.
• welche neuen und interessanten Aufgaben für den Mitarbeiter/das Team entstehen.
• wie Sie sich die Umsetzung und Realisierung vorstellen.
• welche Qualifizierungsmaßnahmen Sie eingeplant haben.

Bitten Sie schließlich Ihren Mitarbeiter zu diesem Ziel Stellung zu nehmen. Geben Sie ihm die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Hören Sie ihm zu. Nehmen Sie seine Bedenken oder auch Einwände ernst. Ermutigen Sie ihn eigene Vorschläge zur Zielerreichung zu machen, die - falls möglich – berücksichtigt werden sollten.

Schritt 4: Treffen Sie eine inhaltliche Vereinbarung

Nachdem nun mögliche Schwierigkeiten oder Probleme, die bei der Zielerreichung entstehen könnten, ausgeräumt sind, fixieren Sie die Rahmenbedingungen, die Sie mit Ihrem Mitarbeiter/Team besprochen und getroffen haben, schriftlich. Notieren Sie

• die konkreten Ziele,
• die Schwerpunkte der Realisierung,
• die Prioritäten einzelner Schritte,
• die Maßstäbe und Kriterien zur Überprüfung der Zielerreichung (Quantität, Qualität, Kosten etc.),
• die Ressourcen, die der Mitarbeiter dafür einsetzt und/oder die Qualifizierungsmaßnahmen, die der Mitarbeiter wann und wie von wem erhält,
• die zeitlichen Kapazitäten, die der Mitarbeiter dafür freisetzt oder die ihm freigestellt werden,
• die Termine für Zwischenüberprüfungen bzw. Zwischenberichte und
• die jeweilige Zeitspanne zur Realisierung einzelner Schritte bzw. den Endtermin.

Besprechen Sie diese Punkte noch einmal mit Ihrem Mitarbeiter/Team, um sicherzustellen, dass keinerlei Missverständnisse zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter/Team herrschen. Ist alles geklärt, gilt diese Vereinbarung für alle Beteiligten als verbindlich. Ein Protokoll mit den vereinbartem Ziel und den einzelnen Realisierungspunkten geht selbstverständlich jedem Beteiligten nach dem Gespräch zu. Damit kann der Mitarbeiter eigenverantwortlich seine Zielerreichung kontrollieren.

Checkliste zum Download

Überprüfen Sie anhand unserer Checkliste: Kriterien für Ihre Zielvereinbarung, ob Ihre Ziel-Eckpunkte so definiert sind, dass Ihre Zielvereinbarung auch das gewünschte Ergebnis erzielt.

Schritt 5: Gesprächsabschluss und Verabredung für das erste Zwischengespräch

Bedanken Sie sich für das Gespräch und heben Sie erneut hervor, wie wichtig dieses Ziel für das Unternehmen und auch für die Karriere des Mitarbeiters ist. Weisen Sie Ihren Mitarbeiter daraufhin, dass er sich jederzeit mit Fragen, Problemen, Informationen oder wichtigen Hinweisen – auch außerhalb der festgelegten Zwischengesprächstermine – an Sie wenden kann