Klartext im Job: Ob mündlich oder schriftlich – klare Kommunikation ist wichtig

Zeit ist knapp und Zeit ist Geld – deshalb kommt es im Berufsalltag häufig zu stressigen Situationen. Darunter leidet oft die Kommunikation. Dass diese im Berufsleben anders verläuft als in der Lebenswelt, versteht sich von selbst. Sie ist der entscheidende Faktor im Berufsleben - und das branchenübergreifend. Die Kommunikationskompetenz entscheidet maßgeblich über den persönlichen Berufsweg und den allgemeinen Erfolg eines Unternehmens. Unter Zeitdruck ist da Effizienz gefragt.

Der Ton macht die Musik – wie sage ich was zu wem in welcher Situation auf korrekte Art und Weise? Im Klartext: präzises Reden hilft – korrektes Schreiben auch. Diese Kommunikations-Skills betreffen die mündliche und schriftliche Kommunikation. Alles, was man in Theorie und Praxis auf dem Radar haben sollte, erfahren Sie in diesem Zweiteiler.

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1. Kommunikation im Alltag

Verständigung ist ein alltäglicher Prozess, der sowohl zwischen Menschen als auch zwischen Tieren abläuft, und das scheinbar selbstverständlich und ohne Probleme.  Sie wird nicht ständig hinterfragt, was sehr aufwendig und bei gut laufender Kommunikation auch unnötig wäre. Dass dabei aber ab und an dennoch Schwierigkeiten auftreten, wird meist erst dann bemerkt, wenn es zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen kommt.

Manchmal lässt sich aber nicht erkennen, woran genau die Kommunikation in so einem Fall gescheitert ist.  Das kann verschiedene Ursachen haben, die entweder bei dem einen oder bei dem anderen Gesprächsteilnehmer zu finden ist. Für eine gelungene Kommunikation sind daher zwei Grundfragen entscheidend: Was möchte ich sagen? Und: Zu wem sage ich etwas?

Sprachstil und Korrektheit sind entscheidend

Wichtig ist es zudem bei jeder Kommunikationsform, ob schriftlich oder mündlich, dass man die eigentliche Aussage oder Information für den Kommunikationspartner klar und verständlich formuliert und nicht unnötig „um den heißen Brei“ redet. Auch Ihr Sprachstil und die sprachliche Korrektheit entscheiden darüber, ob Ihre Aussage wie gewünscht beim Gegenüber ankommt und nicht durch Fehler in der Schreibweise oder im Satzbau missverstanden wird.

Aus diesem Grund ist es für einen gelungenen Informationsaustausch von Bedeutung, dass die Sprache und der Stil korrekt sind. Das gilt sowohl für die schriftliche als auch für die mündliche Kommunikation, wobei es im Schriftverkehr, da keine direkten Nachfragen wie beim persönlichen Gespräch gestellt werden können, vielleicht sogar noch wichtiger ist. 

Auf das Wie kommt es an

Die sprachlichen Fähigkeiten in Wort und Schrift haben auch Einfluss darauf, welche berufliche Laufbahnen eingeschlagen werden (können). Denn in vielen Branchen kommt es heutzutage immer stärker auf eine gute Kommunikation innerhalb des Betriebs an, mit der die Abläufe und Abreitsaufträge von der Chefetage an die Angestellten klar und deutlich herangetragen, aber auch zwischen den Mitarbeitern sowie verschiedenen Unternehmen unmissverständlich besprochen werden.

Dabei kommt es nicht nur auf die Richtigkeit der Sprache und gute Formulierungen an, denn bekanntlich macht der Ton die Musik. Demzufolge ist es nicht nur wichtig, was gesagt wird, sondern auch wie. Je nachdem, wer Ihr Gesprächspartner ist, sollten Sie unbedingt auf eine angemessene Kommunikation achten.

Denn gerade im Berufsalltag kann es verheerende Folgen haben, sich bei Gesprächen mit Vorgesetzten oder Kunden im Ton zu vergreifen. Daher ist Fingerspitzengefühl gefragt. Kommunikation ist also ein sehr komplexes Thema, das schon von einigen Forschern untersucht und wurde. Doch was ist Kommunikation eigentlich?

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2. Theorien zur Kommunikation – Was sagen die Experten?

Dem Gabler Wirtschaftslexikon zufolge ist Kommunikation ein Prozess, bei dem Nachrichten zwischen einem Sender und einem oder mehreren Empfängern übertragen werden. Das kann mündlich im Gespräch oder auf dem schriftlichen Wege, also etwa per Email oder Anschreiben erfolgen. Ein Teil der mündlichen Kommunikation ist die nonverbale Kommunikation, die sich in Mimik, Gestik und Blickkontakt ausdrückt. Demnach erfolgt Kommunikation auf verschiedenen Wegen.

Paul Watzlawick, ein viel zitierter Kommunikationswissenschaftler, hat insgesamt fünf Grundregeln über die menschliche Kommunikation verfasst und meint mit seiner ersten Grundregel „Man kann nicht nicht kommunizieren“, dass man sogar dann kommuniziert, wenn man eigentlich gar nichts sagt.  Diese Erkenntnis kann im alltäglichen Kommunikationsprozess, vor allem in der mündlichen Kommunikation, ganz entscheidend sein, wie eine Aussage vom Gesprächspartner aufgefasst wird.

Der englische Philosoph Paul Grice hat sich ebenfalls mit der zwischenmenschlichen Kommunikation beschäftigt und seinerzeit vier Konversationsmaximen aufgestellt: Die Maxime der Quantität, Qualität, Relevanz sowie Modalität. Für eine gelungene Kommunikation, bei der die Informationen wie gewollt von dem Gegenüber verstanden und interpretiert werden, sind nach den Griceʾschen Maximen folgende Aspekte entscheidend:

• Der Kommunikationsbeitrag sollte so informativ wie nötig sein, aber keine unwichtigen Informationen enthalten (Quantität).
• Der Kommunikationsbeitrag sollte wahr sein (Qualität).
• Der Kommunikationsbeitrag sollte wichtig für den Gesprächspartner sein (Relevanz).
• Der Kommunikationsbeitrag sollte klar, eindeutig und gut strukturiert sein (Modalität).

Diese Maximen sind nicht klar voneinander abgegrenzt, teilweise widersprechen sie sich auch. Dennoch stellen sie wertvolle Richtlinien für die zwischenmenschliche Kommunikation dar und können dabei helfen, Aussagen und Informationen effektiver und verständlicher zu machen.

Das wiederum fördert einen gewinnbringenden Kommunikations- und Informationsfluss, der gerade im Berufsalltag viele Wege erleichtert, verkürzt und gewisse Abläufe schneller vonstattengehen lässt.  Vor allem bei Zeitdruck in stressigen Situationen ist daher eine optimierte Kommunikation mit klar formulierten Aussagen hilfreich und letzten Endes auch förderlich für den Erfolg des Unternehmens.

Wer sich also präzise ausdrücken und in kürzester Zeit alle relevanten Informationen strukturiert formulieren kann, ist für ein Unternehmen, in dem öfter mal Hektik und Zeitdruck herrschen, äußerst gewinnbringend.  Doch wie sieht so eine optimierte Kommunikation aus? 

Wer sich also präzise ausdrücken und in kürzester Zeit alle relevanten Informationen strukturiert formulieren kann, ist für ein Unternehmen, in dem öfter mal Hektik und Zeitdruck herrschen, äußerst gewinnbringend.  Doch wie sieht so eine optimierte Kommunikation aus? Alle Informationen zur Kommunikation in der Praxis finden Sie im zweiten Teil des Artikels: Klartext im Job: Schriftliche Kommunikation & Praxis.