Steuern sparen: Mit Incentive-Gutscheinen belohnen Sie Mitarbeiter optimal

Die Mitarbeiterbelohnung mittels Sachgutscheinen (Incentives) liegt voll im Trend – schließlich geht es darum, erfolgreiche Mitarbeiter beim vorherrschenden Fachkräftemangel besser ans eigene Unternehmen zu binden. In den vergangenen Jahren sind die finanziellen Ansprüche der Belegschaft gewachsen, gleichzeitig ist auch die Bereitschaft gestiegen, bei besseren Gehaltskonditionen zur Konkurrenz zu wechseln. Da ist es kaum verwunderlich, dass Unternehmen neben einer bloßen Gehaltserhöhung nach besseren und steueroptimalen Lösungen suchen.

Gehaltserhöhungen haben auch negative Auswirkungen

Von einer Bruttolohnerhöhung landet, nach Abzug der Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben, nur knapp die Hälfte tatsächlich im Geldbeutel der Mitarbeiter. Gegebenenfalls schlägt auch die sogenannte „kalte Progression“ zu.

Kalte Progression

Unter kalter Progression wird eine Steuermehrbelastung beim lohnsteuerpflichtigen Arbeitnehmer verstanden. Diese tritt ein, wenn die Löhne zum einen genauso stark wachsen wie die Inflation, die progressiven (ansteigenden) Einkommensteuersätze gleichzeitig aber unverändert bleiben. Resultat: Der Arbeitnehmer rutscht in eine höhere Steuerklasse, erhält aber netto weniger oder im Extremfall gar nichts von seinem Lohnzuwachs.

Der „legale“ Steuertrick  – Sachgutscheine bis 44 Euro

Anstatt also einfach den Lohn für gute Mitarbeiter zu erhöhen, sollten Sie als Unternehmen die Vergabe von Geschenkgutscheinen überdenken. Dabei handelt es sich um einen völlig legalen Steuertrick, den das Einkommensteuer- und Lohnsteuerrecht bietet. Derartige Gutscheine gelten – bis zu einer monatlichen Freigrenze von 44 Euro – als steuer- und sozialversicherungsfreier Sachbezug. Die Rechtsgrundlagen finden Sie in § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG (Einkommensteuergesetz) und § 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV (Sozialversicherungsentgeltordnung). Für den Arbeitgeber bedeutet dies, dass keine Sozialversicherungsabgaben anfallen, der gesamte Betrag kommt dazu brutto für netto beim Mitarbeiter an.

Gut zu wissen

Steuerlich begünstigt sind übrigens auch zweimalige Sachleistungen aufgrund von persönlichen Anlässen (Geburtstag, Betriebszugehörigkeitsjubiläum) pro Jahr – und zwar in Höhe von 60 €. Dies bedeutet, dass Sie einem bewährten Mitarbeiter Leistungen in einem Wert bis zu 648 Euro zuwenden können.

Nur Sachleistungen sind privilegiert

Die Freigrenze von 44 Euro monatlich bzw. bzw. die zweimal mögliche Jahresleistung aus persönlichem Anlass von 60 Euro bezieht sich ausdrücklich nur auf Sachleistungen. Es ist hier oft einfacher und für den Mitarbeiter besser, die Sachleistung in Form von Gutscheinen, die möglichst viele Einkaufsmöglichkeiten bieten, zu vergeben, anstatt hier eine konkrete Sache zuzuwenden.

Aufpassen!

Wenn ein Gutschein (oder ein konkretes Geschenk) den Wert von 44 € (Jahresleistungen den Wert von 60 €) nur um einen Cent übersteigt, entstehen Sozialabgaben und Steuern für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Die Steuerfreigrenze bezieht sich grundsätzlich nur auf Sachleistungen, die zusätzlich und nicht im Rahmen des Monatsgehalts geleistet werden.

Unser Tipp

Einige Firmen, die elektronische Gutscheine anbieten, haben besonders interessante Modelle entwickelt, mit denen sich die monatlichen Sachzuwendungen, die Jahresleistungen sowie steuerfreien Verpflegungspauschalen als Gutscheine für Incentives auf ganz einfache Art und Weise kombinieren lassen. Hier ist der Benefit für Arbeitnehmer noch größer.

Arbeitsrechtliche Fallen beachten

Wie schon erwähnt, dürfen derartige Sachzuwendungen keinen festen Bestandteil des monatlichen Gehalts bilden – ansonsten ist die Steuer- und Sozialabgabenfreiheit in Gefahr. Weitere Risiken hält das deutsche Arbeitsrecht bereit. Wenn sich die steuer- oder sozialversicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen nämlich ändern, kann sich das Unternehmen von einer regelmäßigen  Gewährung der Sachleistung nur noch mit Zustimmung des Mitarbeiters oder durch eine sozial gerechtfertigte Änderungskündigung lösen. Letzteres ist angesichts der hohen arbeitsrechtlichen Hürden in der Praxis nahezu ausgeschlossen. Die Sachleistungen können trotzdem vertraglich vereinbart werden, sie sollten aber immer unter einen konkreten Widerrufsvorbehalt gestellt werden, bspw.

• Wirtschaftliche Gründe des Unternehmens (u. a. Gewinnrückgang, Unterschreiten bzw. Nichterreichen der prognostizierten Umsatzentwicklung, Auftragsverluste), aber auch
• Möglicher Wegfall oder Einschränkungen bezüglich der Steuer- und. Sozialversicherungsfreiheit

Wichtiger Hinweis

Wenn arbeitsgerichtlich geprüft wird, ob ein Widerruf rechtlich zulässig ist, muss dieser grundsätzlich dem „billigem Ermessen“ entspricht. Billiges Ermessen bedeutet, dass der Arbeitgeber beim Widerruf seine Interessen mit denen des Arbeitnehmers abwägen und dabei eine für beide Seiten angemessene Lösung finden muss.

Problematisch kann rechtlich auch die vertragliche Aufnahme eines sogenannten Freiwilligkeitsvorbehalts (bspw. „Die Sachleistung wird vom Unternehmen nur freiwillig gewährt“) werden. Handelt es sich bei der Sachzuwendung um einen regelmäßigen Gehaltsbestandteil (was allerdings schon wegen der Gefahr für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit sowieso niemals gemacht werden sollte!), ist der Vorbehalt rechtlich generell unzulässig.