Telefonate: Optimieren Sie Ihr Telefonverhalten

Die moderne Technologie macht es längst möglich: Sie sind immer und überall erreichbar. Leider hat sich oft das Telefonverhalten nicht mit entwickelt. Es werden weiterhin die gleichen Fehler gemacht, die bereits vor 20 Jahren keine Professionalität attestierten. 5 Tipps verraten Ihnen, wie Sie Ihre Telefonate optimieren.

Telefonate sollen den Zweck erfüllen, Angelegenheiten auch über eine Distanz hinweg persönlich besprechen zu können – und zwar kurz, präzise und ohne dabei abzuschweifen. Um diesen Zweck zu erreichen,

• bündeln Sie Ihre Themen und Anrufe, statt wegen jeder Angelegenheit sofort und impulsiv zum Hörer zu greifen.
• notieren Sie sich zur Vorbereitung Stichworte, die Ihnen als Gesprächsrahmen dienen.
• stellen Sie Ihr Anliegen kurz und präzise vor, damit Ihr Gesprächspartner gleich weiß worum es geht.
• fassen Sie zum Abschluss die Vereinbarungen kurz zusammen.

Diese Basisregeln, die Sie beherzigen sollten sind Ihnen bekannt. Unternehmen Sie jetzt weitere Schritte in Richtung Profi-Anrufer. Verbessern Sie dafür regelmäßig Ihr Telefonverhalten. Sie werden schon nach kurzer Zeit feststellen:

• Ihre Effizienz steigert sich.
• Sie sparen Zeit.
• Ihre Anliegen können schneller und effektiver geklärt werden.

Optimieren Sie Ihre Telefonate: 5 Tipps

Tipp 1: Termine für wichtige Telefonate vereinbaren

Telefonate, die bedeutsame, relevante und auch dringliche Themen zum Inhalt haben, sollten Sie per E-Mail oder Fax einige Tage vorher ankündigen. Schlagen Sie in Ihrer Ankündigung mindestens zwei Termine vor, an denen Sie den Gesprächspartner gerne anrufen möchten und bitten Sie um schnelle Rückantwort.

Benennen Sie in Ihrer Ankündigung auch den Grund für Ihren Anruf. Nur so kann sich Ihr Gesprächspartner ebenso auf das Telefonat vorbereiten wie Sie, was Ihnen während des Gespräches viel Zeit erspart.

Tipp 2: Aufs Telefonat einstimmen

Ob Sie nun ein einziges, längeres Telefonat führen oder mehrere Anrufe hintereinander erledigen, reservieren Sie sich davor zehn Minuten, um sich auf das Gespräch einzustellen – und zwar auf verschiedenen Ebenen:

• Ihre Gedanken. Stimmen Sie sich auf die Anrufe ein, indem Sie Ihre Notizen nochmals kurz durchlesen.
• Die benötigten Unterlagen. Legen Sie alle Unterlagen, die Sie für das Telefonat bzw. die Telefonate benötigen, in der Reihenfolge, in der Sie die Gespräche führen möchten, auf einen Stapel. Kontrollieren Sie dabei sicherheitshalber, dass alle relevanten Dokumente vorhanden sind.
• Das Zubehör. Um erfolgreich zu telefonieren, sollten Sie sich Papier, Stifte und eine ausreichende Anzahl von Telefonnotiz-Formularen zurechtlegen, damit Sie sich während des Gespräches Notizen machen können.
• Ruhe. Sorgen Sie dafür, dass Sie während dieser Zeit nicht gestört werden. Wenn Sie können, schließen Sie die Tür Ihres Büros.

Muster für Telefonnotiz zum Download

Hier stellen wir Ihnen ein Muster für ein Telefonnotiz-Formular für Ihre Notizen zum kostenlosen Download zur Verfügung

Tipp 3: Kontaktzeiten abfragen

Viel Zeit geht Ihnen verloren, weil Sie erfolglos versuchen jemanden zu erreichen. Gewöhnen Sie sich es sich deshalb an, jeden Anrufer, mit dem Sie öfters telefonischen Kontakt haben, am Ende des Telefonats nach den Zeiten der besten Erreichbarkeit zu fragen.

• Wann sind Sie am besten während der Geschäftszeiten erreichbar?
• Unter welcher Rufnummer?
• Wann sind Sie gar nicht oder nur schwer zu erreichen?
• An wen können Informationen mitgeteilt oder von wem können Informationen abgefragt werden, falls Sie längere Zeit nicht erreichbar sind? Oder wollen Sie in solchen Fällen dann ausschließlich per E-Mail korrespondieren?

Informieren Sie Ihren Gesprächspartner in gleicher Weise. Sie können so Ihre Telefonate zeitlich besser einplanen. Gleichzeitig verschaffen Sie sich so Zeiten, in denen Ihr Telefon immer weniger klingeln wird.

Tipp 4: Den Überraschungseffekt mindern

In der Regel, außer bei angekündigten Telefonaten, werden Sie Ihren Gesprächspartner mit Ihrem Telefonat überraschen. Sie wissen also nicht, wie gelegen Ihr Anruf zeitlich kommt und ob er in seine Planung passt. Teilen Sie deshalb den Zeitrahmen, den Sie für das Telefonat veranschlagen, durch eine Frage mit „Haben Sie 5 Minuten für mich Zeit?“

Durch die Frage geben Sie Ihrem Gesprächspartner die Möglichkeit, zu entscheiden, ob das Telefonat zu diesem Zeitpunkt oder später geführt werden soll.

Tipp 5: Rückrufe und Zusagen einhalten

Ersparen Sie sich und Ihrem Gesprächspartner Zeit, indem Sie vereinbarte Rückrufe und/oder Zusagen, die Sie während eines Telefonats gegeben haben, auch einhalten. In beiden Fällen wartet nämlich Ihr Kunde oder Ihr Kollege auf Ihren Anruf.

Notieren Sie sich deshalb in Ihrem Terminkalender, wann Sie zurückrufen wollen. Lassen Sie sich von Ihrem Windows-Terminkalender daran erinnern, damit Sie den Zeitpunkt nicht vergessen oder Sie stellen die Weckfunktion Ihres Handys entsprechend ein. Sollten Sie einmal nicht zum vereinbarten Termin anrufen können, benachrichtigen Sie Ihren Ansprechpartner rechtzeitig – und schlagen Sie gleich einen neuen Termin vor.

Die Zusage, die Sie gemacht haben, beispielsweise sich um eine Klärung oder wichtige Unterlagen zu kümmern, schreiben Sie in Ihre To-Do-Liste. Vergessen Sie nicht eine Deadline zu vermerken.