Online kreativ sein – so geht’s!

Unsere Arbeitsplatzkultur hat sich im letzten Jahr massiv verändert. Die Unternehmen sind von physischen Treffen zu virtuellen Meetings übergegangen. In Zukunft wird ein hybrider Ansatz im Mittelpunkt stehen. Teammeetings, Einzelgespräche, Brainstorming-Sitzungen und sogar Events finden bereits virtuell statt. Eine Herausforderung bei Workshop-Formaten wie Design Thinking ist, dass diese kreativen Sitzungen normalerweise von der Energie leben, die in einem physischen Raum entsteht.

Wie können Sie nun einen solchen Workshop aus der Ferne durchführen und trotzdem die gleiche Energie erzeugen? Virtuelle Meetings erfordern in der Regel vor allem eines: Mehr Planung. Dann erhalten Sie auch mindestens so gute Ergebnisse wie in der physischen Welt.

Ein physischer Ort trägt im Idealfall viel dazu bei, dass die Teilnehmenden ein Gefühl der Verbundenheit erleben. Diese Momente können Sie durch die richtige Gestaltung Ihres Workshops auch virtuell stattfinden lassen. Sie brauchen dazu die digitalen Tools, die diese Arbeitsweise sinnvoll unterstützen.

Das gehört in den virtuellen Toolkoffer

Im Wesentlichen gibt es vier Herausforderungen, die Sie im virtuellen Raum beachten müssen und die wichtig für Ihre Kreativität sind: 

1. Reduzierte Kommunikation: Das gesprochene Wort ist immer nur ein Teil der Botschaft. Körpersprache oder Intonation haben ebenfalls eine große Bedeutung. Fehlen diese Faktoren, kommt es schnell zu Missverständnissen.
2. Keine aktive Teilnahme: Teamarbeit braucht Vertrauen. Die einzelnen Mitglieder müssen sich emotional sicher fühlen, um neue Ideen zu finden. Out of the box zu denken bedeutet, auch ein Stück weit sich selbst zu zeigen und sich zu trauen, abseits des Gelebten zu denken.
3. Erhöhte Ablenkung: Während eines persönlichen Workshops trifft sich die Gruppe in einem dafür extra vorgesehenen Raum, dadurch sind die Menschen auch konzentrierter. Wenn Menschen von zu Hause aus arbeiten, gibt es sonst viele Ablenkungen um sie herum.
4. Reduzierte Effektivität: Die meisten Tools und Methoden, die wir heute zur Durchführung von Workshops haben, wurden für den Vor-Ort-Einsatz entwickelt. Es ist daher wichtig, zu überlegen, zu welchem Zweck die Werkzeuge eingesetzt werden sollen.

Was brauchen Sie nun in Ihrem Toolkoffer, um einen virtuellen und kreativen Workshop stattfinden zu lassen? 

1. Echtzeitkommunikation: Es gibt viele gute Telefonkonferenzlösungen. Der Schlüssel ist, dass Sie diejenige wählen, auf die alle Teilnehmenden zugreifen können. Die üblichen Verdächtigen sind Zoom, MS Teams, Webex etc.
2. Kollaboratives Brainstorming: Haftnotizen sind nach wie vor die Nummer eins, wenn es darum geht, Gedanken zu externalisieren und zu clustern. Zum Glück gibt es digitale Äquivalente, die gut funktionieren. Die wichtigsten Beispiele sind Online-Whiteboards wie Miro und Mural.
3. Technik: Die virtuelle Zusammenarbeit verringert die Qualität der Kommunikation. Daher ist es das oberste Ziel, alles zu tun, um die Qualität so hoch wie möglich zu halten. Das bedeutet, dass die Kamera immer eingeschaltet sein sollte und dass auf die Verwendung eines richtigen Headsets mit hochwertigem Audio geachtet wird.

Das Ziel klar definieren

Der nächste wichtige Punkt betrifft die Agenda. Sie ist in einem virtuellen Workshop der Schlüssel zum Erfolg. Dazu sollten Sie zunächst das Ziel klären. Es muss sowohl Ihnen als auch den Teilnehmenden klar sein, was Sie eigentlich erreichen wollen. Geht es darum, neue Ideen zu entwickeln? Wollen Sie ein Thema diskutieren? Alles ist möglich, Sie müssen sich aber klar sein, was Sie erreichen wollen.

Wenn Sie das Ziel definiert haben, überlegen Sie sich, wen Sie dazu brauchen. Wer sind die Teilnehmenden? Gibt es Dinge, die Sie beachten müssen, wie unterschiedliche Zeitzonen oder Sprachkenntnisse? Gerade im virtuellen Raum sind die Grenzen verschwimmend, und damit sich alle einbringen können, ist es wichtig, dass Sie alle anwesenden Personen berücksichtigen.

Eine gute Agenda führt die Menschen von Anfang an über die passenden Methoden zu einem Ziel. Das bedeutet, dass Sie sich anhand des Zwecks und der Menschen, die dabei sein werden, überlegen, welche Übungen und Methoden passen. Denken Sie dabei auch unbedingt an Eisbrecher, mit denen Sie die Stimmung auflockern können. Achten Sie darauf, dass diese remotefähig sind.

Überlegen Sie sich genau, welche Übungen am besten synchron oder asynchron durchgeführt werden. Ich persönlich baue gerne längere Zeitfenster ein, in denen individuell gearbeitet wird, z.B. über eine Mittagspause. Nach der Pause wählen sich alle wieder ein, tauschen sich aus und gehen voller Energie weiter voran.

Eisbrecher sind wichtig!

Apropos: Die Teilnahme an einem virtuellen Workshop ist immer energieaufwendiger als die Teilnahme an einem Workshop im Live-Setting. Achten Sie deswegen neben Eisbrechern und kurzweiligen Methoden auch darauf, dass die Sitzungen kürzer sind. Mehr als drei bis vier Stunden für einen virtuellen Workshop einzuplanen, ist keine gute Idee. Teilen Sie lieber den Workshop über mehrere Tage auf.

Die Vorbereitung von Online-Workshops erfordert besondere Aufmerksamkeit. Wenn sich die Leute an einem physischen Ort versammeln, ist es kein Problem, einige Dinge im Handumdrehen zu erledigen. Die Kommunikation ist viel angenehmer, entstehende Pausen lassen sich mit etwas Humor angehen und technisches Versagen ist mit physischen Mitteln zu umgehen. Nichts davon funktioniert gut in einem virtuellen Setting. Seien Sie deswegen unbedingt gut vorbereitet! Das bedeutet, dass Sie vorab auch die Werkzeuge testen sollten, die Sie verwenden wollen. Sie müssen zudem sicherstellen, dass alle Programme auch bei allen Teilnehmenden funktionieren. Stellen Sie sicher, dass jeder die benötigten Tools installieren und verwenden kann. Je vertrauter die Leute bereits damit sind, desto besser.

Gruppenarbeit macht interaktiv

Gerade wenn Sie kreativ arbeiten möchten, ist es sinnvoll, die Teilnehmenden in kleinere Gruppen aufzuteilen. Das hilft Ihnen, dass sich alle interaktiv beteiligen. Damit das schnell klappt, überlegen Sie sich im Vorfeld die Gruppeneinteilungen und kündigen Sie diese dann während des Online-Workshops nur mehr an. Es empfiehlt sich, die Gruppen im virtuellen Bereich auf zwei Personen zu beschränken. So können die Menschen sich viel leichter koordinieren und zusammenarbeiten.

Wenn Sie geteilte Dokumente oder Online-Whiteboards für die Zusammenarbeit verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie diese vorher einrichten, bevor Sie Personen einladen, darauf zuzugreifen. Wenn Sie z.B. Personas oder Customer Journeys erstellen, legen Sie die entsprechenden Abschnitte in Ihrem gewählten Online-Whiteboard an.

Nun haben Sie alles vorbereitet, um in einen kreativen und interaktiven Workshop zu starten. Sie werden sehen, dass die Durchführung für viele eine neue Herausforderung ist. Tools und Methoden, die für persönliche Workshops optimiert sind, leisten hier keine gute Arbeit. Sie sollten Ihre Ansätze daher anpassen, um die bestmöglichen Ergebnisse aus dem Zeitaufwand aller zu erzielen. Die gute Nachricht ist: Kreativität kann überall stattfinden – auch im virtuellen Raum.

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