Moderationstechniken: Mit der Mehrpunktabfrage in Meetings geschickt Meinungen abfragen
Besprechungen erfolgreich moderieren: Die Mehrpunktabfrage unterstützt Sie dabei
Eine rege Beteiligung bei einzelnen Agendapunkten im Meeting ist nicht nur erwünscht, sondern wird von Ihnen als Führungskraft und Moderator auch gezielt angeregt. Denn Sie haben es bei Ihrer Vorbereitung des Meetings eingeplant, dass zu diesem Thema die Meinung der Mitarbeiter und des Teams eruiert werden soll.
Dieses Besprechungsziel – Meinungen zu eruieren – stellt jedoch an die Moderation und damit an Sie als Moderator hohe Anforderungen. Denn Sie müssen
- durch Fragen die Meinungsäußerungen aktivieren.
- aktiv zuhören, um zwischen Killerphrasen und Meinungen zu unterscheiden.
- Vielredner ausbremsen.
- darauf achten, dass beim Thema geblieben wird.
- die Meinungen sammeln und zusammenführen.
- die Mitarbeiter mit Ihren Meinungen zu einem Ergebnis führen.
Dies sind viele Aufgaben, die Sie während einer Moderation managen müssen. Erschwerend kommen häufig noch Situationen hinzu, die Ihnen nur zu vertraut sind.
- Die Diskussion hat sich hochgeschaukelt. Die Mitarbeiter sind so involviert, dass sie beginnen Meinungs-Mauern zu bilden, d.h. es findet ab einem gewissen Punkt kein wirklicher Austausch mehr statt. Stattdessen versuchen die einzelnen Vertreter Ihre Meinung immer vehementer zu präsentieren.
- Ein anderes Mal gerät die Diskussion ins Stocken. Die unterschiedlichen Meinungen sind geäußert, ohne dass es zu einer Einigung gekommen ist.
- Es müsste zwischen mehreren Meinungen bzw. Ideen entschieden werden, ohne jedoch eine erneute Diskussion, die ins Leere führen würde, zu entfachen.
- Es treten zwar zwei oder drei Mitarbeiter mit ihren Meinungen stark hervor, doch ist es unklar, wie das restliche Team eigentlich deren Meinungen bewerten und die Sachlage von sich aus einschätzen.
In all diesen Fällen müssen Sie als Moderator für Klarheit sorgen, ohne jedoch einen weiteren Meinungsaustausch anzustoßen. Die Mehrpunktabfrage ist dafür die ideale Moderationstechnik.
Die Mehrpunktabfrage als Moderationstechnik im Meeting: 3 Schritte
Schritt 1: Sorgen Sie für das notwendige Equipment
Bei der Vorbereitung des Meetings legen Sie beim Erstellen der Agenda bereits fest, bei welchen Agendapunkten und/oder Themen es einen Meinungsaustausch geben soll. Damit dieser gut verlaufen kann, werden Sie auch einen Flipchart oder eine Pinnwand einsetzen. Schließlich wollen Sie Stichworte zu den Meinungen und den erarbeitete Ergebnisse für jeden Mitarbeiter visuell aufbereiten. Neben einem Flipchart oder einer Pinnwand mit ausreichend Flipchart-Bögen oder Pinnwandpapier, benötigen Sie natürlich noch Filzstifte und für die eventuell durchzuführende Mehrpunktabfrage verschiedenfarbige Klebepunkte, die die Mitarbeiter dann bei der Abfrage anbringen können.
Schritt 2: Listen Sie die geäußerten Meinungen und Aspekte auf
Bei der Auflistung der Meinungen müssen Sie zwei Dinge beachten:
- Abhängig von der Anzahl der diskutierten Aspekte unterteilen Sie den Flipchart-Bogen oder das Pinnwandpapier waagerecht oder senkrecht in entsprechend viele Rubriken. Denn die Mitarbeiter sollen schließlich die Möglichkeit haben, ihre Punkte diesen Aspekten gut sichtbar zuzuordnen.
- Vor der Auflistung sollten Sie prüfen, ob einige Meinungen oder geäußerten Aspekte sehr ähnlich sind. Ist dies der Fall, fassen Sie diese zusammen. Andernfalls riskieren Sie eine Zersplitterung, die weder zu einem klaren Bild, noch zu einer Einigung führt.
Sie benötigen in jedem Falle zwei Spalten. In die erste Spalte wird in die einzelnen Zeilen die Meinung notiert. Die zweite Spalte mit den einzelnen Zeilen bleibt frei. In diese kleben oder malen die Mitarbeiter ihre Punkte.
Schritt 3: Bitten Sie Ihre Mitarbeiter ihre Punkte zu vergeben
Bevor es allerdings zur Vergabe der Punkte geht, müssen Sie folgendes festlegen:
- die Anzahl der Punkte, die der einzelne Mitarbeiter vergeben darf. Es sollten höchstens halb so viele Punkte wie aufgelistete Aspekte zur Verfügung gestellt werden.
- die Art, wie diese Punkte vergeben werden können. Darf nur ein Punkt pro Aspekt, der ausgewählt wird, vergeben werden? Darf kumuliert werden, d.h. dürfen alle Punkte für einen Aspekt vergeben werden?
Lassen Sie ruhig alle Mitarbeiter auf einmal Ihre Punkte auf die Pinnwand kleben, auch wenn dies ein wenig Gedränge gibt. So wird verhindert, dass sich bei der Vergabe der Punkte zu stark am Kollegen orientiert wird, was bei einem Nacheinander der Fall sein kann.
Zählen Sie anschließend die Punkte aus und notieren Sie die Rangfolge der einzelnen Meinungen bzw. Aspekte. Abhängig vom Ergebnis der Mehrpunktabfrage kann eine zusätzliche Diskussion notwendig sein, denn oftmals führt diese Moderationstechnik zu überraschenden Ergebnissen.
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