Meetings: Dauerredner geschickt ausbremsen

So manches Meeting zieht sich unnötig in die Länge, weil einer Ihrer Mitarbeiter Monologe hält. Dauerredner sind bei Meetings zu Recht gefürchtet. Denn sie blockieren durch ihre Beiträge den Verlauf jeder Besprechung. Nutzen Sie die 7 Kommunikationstricks und die Dauerredner werden ausgebremst.

Kommunikations-Trick 1: Richtig unterbrechen

Bei Dauerrednern müssen Sie den Redefluss unterbrechen. Nur so gelingt es Ihnen den Monolog zu stoppen. Taktisch ist es klug, ein Stichwort, das Ihr Mitarbeiter äußert aufzugreifen und es für Ihre Unterbrechung zu nutzen. „Herr K., Sie liefern mir gerade das richtige Stichwort…“ Sollte IhrMitarbeiter Ihnen kein Stichwort liefern, unterbrechen Sie dennoch. „Herr K., ich möchte Sie an dieser Stelle unterbrechen und zur Agenda zurückkehren.“

Oft reicht es leider nicht aus, einfach nur Ihre Aussage zu äußern und somit Ihrem Mitarbeiter ins Wort zu fallen, denn dieser wird danach einfach weiterreden. Bei einer Profi-Unterbrechung

• sprechen Sie Ihren Mitarbeiter stets mit Namen an, um so garantiert seine Aufmerksamkeit zu erreichen.
• machen Sie nach der Nennung des Namens eine Mini-Pause, die Ihrem Mitarbeiter die Gelegenheit gibt, seine Ausführungen zu stoppen.
• fügen Sie anschließend sofort Ihre Aussage an, egal, ob Ihr Mitarbeiter weiter spricht oder nicht.
• wiederholen Sie diese Aussage und/oder den Namen des Mitarbeiters, bis Sie endlich seine Aufmerksamkeit erhalten. Meist geschieht dies beim zweiten Mal.
• sollten Sie stets Ihre Stimme um einige Dezibel anheben. Sprechen Sie lauter als gewöhnlich. Übertönen Sie seine Lautstärke, dann kann er nur stoppen.

Kommunikations-Trick 2: Fixe Zeiten setzen

Legen Sie bei der Vorbereitung des Meetings feste Zeiten für die einzelnen Punkte der Agenda fest. Stoppen Sie dann die Zeit, die diskutiert wird. Seien Sie bei der Einhaltung der festgelegten Dauer knallhart. Sie haben schließlich ein Ziel: Das Meeting in einer bestimmten Frist abzuhalten. „Ich muss Ihre Ausführungen an diesem Punkt stoppen, Herr K., denn für diesen Besprechungspunkt waren zeitlich 10 Minuten vorgesehen. Die haben wir gerade überschritten. Sollten weitere Anmerkungen zu diesem Thema vorliegen, bitte ich Sie, diese schriftlich zu fixieren und ins Protokoll aufnehmen zu lassen. Lassen Sie uns jetzt zum nächsten Punkt übergehen…“

Kommunikations-Trick 3: Keine Diskussion einplanen

Nur weil Sie ein Meeting abhalten, heißt es nicht, dass jeder Punkt auf der Tagesordnung zur Diskussion angeboten wird. Oft wollen Sie nur Informationen mitteilen oder Ihre Mitarbeiter auf neue Unternehmensziele hinweisen. So mancher Dauerredner will dennoch seinen Kommentar abgeben. Unterbrechen Sie seinen Redefluss sofort. „Herr K. danke, dass Sie uns Ihre Meinung zu diesem Punkt gleich mitteilen wollen. Allerdings war dies nur eine Information über die neuen Vorgaben, die nicht zur Diskussion stehen. Sollte sich in ein oder zwei Wochen zeigen, dass sich bei der Realisierung dieser Vorgaben Probleme ergeben und somit Diskussionsbedarf besteht, werden wir dafür selbstverständlich einen entsprechenden Besprechungspunkt reservieren. Heute jedoch nicht. Der nächste Punkt auf der Agenda…“

Kommunikations-Trick 4: Checklisten, Fragebögen und Co

Bei manchen Punkten der Agenda, beispielsweise Kreativitätssitzungen bietet es sich an, Ihre Mitarbeiter aktiv in den Besprechungsprozess einzubinden. Entweder in Einzel- oder in Gruppenarbeit (diese ist ab zwei Personen möglich). Dafür händigen Sie die Checkliste, den Fragebogen, das Bearbeitungsformular oder die Übersicht an Ihre Mitarbeiter aus. „Es reicht völlig aus, wenn Sie bei den einzelnen Fragen Stichworte als Antwort notieren. Nach fünf Minuten wird die Arbeit gestoppt und Sie übertragen Ihre Stichworte auf die Pinnwand. Danach besprechen wir kurz Ihre Antworten.“

Die Vorteile sind:

• Die Antworten zu den Fragen oder Daten werden von jedem schriftlich fixiert. Dauerredner müssen sich dabei konzentrieren und kommen so schneller auf den Punkt ihrer Aussage.
• Die Ergebnisse können schneller abgefragt werden.
• Jeder trägt etwas zum Thema bei. Der Dauerredner wird so zeitlich ausgebremst.

Kommunikations-Trick 5: Abschweifungen bremsen

Behalten Sie stets Ihre Besprechungspunkte im Auge. So mancher Dauerredner hat die Angewohnheit von einem Thema zum anderen zu springen und entfernt sich so rasant vom Kern des Meetings. „Ihre weiterführenden Gedanken, Herr K. sind ja sehr interessant, bringen uns allerdings bei der Frage, die wir gerade diskutieren, nicht weiter. Gibt es noch konkrete Meinungsäußerungen zu unserem Themen-Komplex?“

Kommunikations-Trick 6: Aussagen schnell zusammenfassen

Leider haben die meisten Aussagen der Dauerredner wenig Substanz. Es wird sich wiederholt, in unwichtigen Details verloren oder uninteressante persönliche Erfahrungen zum Besten gegeben, die den Zuhörer ermüden. Unterbrechen Sie solche Ausführungen sofort. „Herr K. an diesem Punkte fasse ich Ihre Aussage in zwei Stichworten schnell zusammen. Das eine lautet Sicherheit und das andere bessere Umsetzung. Stimmen die Teamkollegen dieser Einschätzung zu, dass diese Stichworte wichtige Aspekte innerhalb des Veränderungsprozesses darstellen?“

Kommunikations-Trick 7: Besprechungsschwerpunkte benennen

Stellen Sie niemals ein Thema nur zur Diskussion. Geben Sie stattdessen konkrete Anweisungen, über was gesprochen werden soll. Sei es die Zahlen zu analysieren, die zukünftigen Maßnahmen zu definieren oder die Vorschläge kritisch zu bewerten. Sie geben so jeder Diskussion eine Struktur und einen inhaltlichen Schwerpunkt. Dadurch können Sie jeden Dauerredner, der ein anderes Thema anschneidet, bestens stoppen. „Herr K. wir wollen jetzt nur die Zahlen der Telefonaktion analysieren, aber noch keine kritischen Rückschlüsse ziehen. Unser Fokus lautet: Welcher Wandel im Kundenverhalten lässt sich aus den Zahlen ablesen?“