So vermeiden Sie typische Kommunikationsfallen

Erfolgreich Mitarbeiter zu führen, ist ohne Kommunikation unmöglich. Nur gerade in den täglichen Gesprächen lauert für Sie als Führungskraft so manche Kommunikationsfalle. Lernen Sie diese kennen – dann können Sie sie auch vermeiden.

11 Kommunikationsfallen und worauf Sie achten sollten

Kommunikationsfalle 1: Zu viel reden

Ihren Mitarbeiter anzuleiten oder eine Aufgabe zu delegieren, benötigt Informationen von Ihrer Seite. Nur die Quantität Ihrer Worte sichert keine Qualität des Gespräches. Wenn Sie als Führungskraft zu viel reden, ob im persönlichen Mitarbeitergespräch oder im Meeting, werden Ihre Mitarbeiter automatisch ab einem gewissen Zeitpunkt abschalten, weil sie nicht einbezogen werden.

Darauf sollten Sie achten:

• Kurze Mitteilungen machen, denen zugehört wird.
• Ihre Mitarbeiter durch Fragen anzuregen, ihre eigene Meinung mitzuteilen.
• Auf non-verbale Signale die auf Desinteresse hinweisen wie Fingerklopfen oder aus dem Fensterschauen reagieren.

Kommunikationsfalle 2: Abschweifen

Springen Sie nicht von einem Thema zum anderen. Wiederholen Sie auch nicht gleiche Anweisungen oder Erläuterungen, die Sie bereits gegeben haben. Bleiben Sie bei Ihrem Gespräch fokussiert, so können Sie sicher sein, dass auch Ihr Gesprächspartner Ihnen folgen kann.

 

 

Darauf sollten Sie achten:

• Sich auf wichtige Gespräche und/oder Meetings vorbereiten.
• Sich einen Block und Stift hinlegen, so dass Sie Ihre Gedankensprünge mit einem Stichwort notieren können, statt ihnen sofort verbal zu folgen.
• Sich beim Bewusstwerden des Abschweifens, sofort zu stoppen und den Gesprächsfaden wieder auf das eigentliche Thema lenken

 

Kommunikationsfalle 3: Wichtiges wird mit Unwichtigem vermischt

Die entscheidende Frage, die Sie sich stets stellen sollte, lautet: Was benötigt Ihr Mitarbeiter an Informationen, um seine Arbeit gut ausführen zu können? Es ist Ihre Aufgabe das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen, d.h. Sie müssen eine Selektion vornehmen und nicht alles mitteilen, was zwar für Ihren Arbeitsbereich relevant ist, aber nicht für den Ihres Mitarbeiters.

Darauf sollten Sie achten:

• Die Aufgabe bzw. das Projekt aus den Augen Ihres Mitarbeiters zu betrachten. Welche Fragen wird er haben? Welche Informationen interessieren ihn?
• Bei der Vorbereitung des Gespräches listen Sie alle Details auf, die Sie für wesentlich erachten. Gehen Sie diese Liste anschließend in Ruhe durch. Fragen Sie sich: Welchen Nutzen diese Information für Ihren Mitarbeiter hat.

Kommunikationsfalle 4: Schwarzmalerei

Ihr Kommunikationsverhalten prägt die Arbeitsatmosphäre und die Motivation Ihrer Mitarbeiter. Nichts ist dabei schädlicher, als ständig mit Hiobsbotschaften, zynischen Kommentaren, Abwertungen von Leistungen oder düsteren Prognosen die Gespräche zu bestimmen. Sie erschweren es sich damit selbst Ihre Ziele zu erreichen. Zudem nehmen Sie Ihren Mitarbeitern die Freude an der Arbeit, rauben Ihnen das wichtige Gefühl der Sicherheit für Ihren Arbeitsplatz und setzen so das Engagement, das das Unternehmen benötigt, herab.

Darauf sollten Sie achten:

• Kontrollieren Sie über einen längeren Zeitraum, mindestens zwei Wochen, welche Stimmungen und Bilder Ihre Aussagen bei Ihren Mitarbeitern hervorrufen.
• Reduzieren Sie Ihre Negativ-Aussagen.
• Fokussieren Sie das halb-volle Glas, nicht das halb-leere.
• Hinterfragen Sie Ihren Sinn dieser Schwarzmalerei. Wollen Sie Ihre Mitarbeiter schützen? Wollen Sie keine falschen Hoffnungen wecken? Wie können Sie Ihr Ziel, ohne diesen Pessimismus zu verbreiten, erreichen?  

Kommunikationsfalle 5: Entscheidungen umwerfen

Ihre Mitarbeiter benötigen klare Anweisungen und Vorgaben. Im Klartext: Ihre Entscheidung ist in vielen Fällen erwünscht. Nehmen Sie sich genügend Zeit, um alles zu prüfen, so dass getroffene Entscheidungen möglichst nicht wieder umgeworfen werden. Verwirrend wird es sonst für Ihren Mitarbeiter, wenn ein „Ja – Nein-Entscheidungs-Spiel“ innerhalb eines Gespräches geschieht und er zum Schluss nicht mehr weiß, was er eigentlich tun soll.

Darauf sollten Sie achten:

• Bewahren Sie die Ruhe, auch wenn Ihr Mitarbeiter gerade Stress verbreitet.
• Bitten Sie ihn, Ihnen erst einmal alle Fakten mitzuteilen.
• Falls Sie aufgrund der gegebenen Sachlage nicht sofort eine endgültige Entscheidung treffen können, teilen Sie dies mit.
• Falls Sie dennoch eine getroffene Entscheidung innerhalb des Gespräches widerrufen, fassen Sie unbedingt am Ende des Gespräches Ihre neue Zielsetzung zusammen. Sie müssen sicher stellen, dass Ihr Mitarbeiter auch weiß, was Sie jetzt von ihm wollen.

Kommunikationsfalle 6: Ständige Ermahnungsansprachen

Nichts demotiviert mehr als ständige Ermahnungsansprachen, die sehr vielschichtig sein können:

• Druck-Machen: „Ich hatte Ihnen gesagt, dies muss in einer Stunde fertig sein. Jetzt sind es noch zehn Minuten bis zur Deadline und Sie haben mir noch keine Rückmeldung gegeben.“
• Stetes-Erinnern: „Halten Sie sich bitte an die Vorgaben, sonst schickt der Kunde alles wieder zurück.“
• Vergleiche ziehen: „Jetzt strengen Sie sich mal richtig an. Zu meiner Zeit wäre so ein Schlendrian nicht erlaubt gewesen“ oder „Legen Sie einmal einen Zahn zu. Nehmen Sie sich ein Beispiel an Kollege Schönhuber, der alles so rasant erledigt.“
• Verstecktes Abmahnen: „Glauben Sie, dass Sie sich mit dieser Arbeitsleistung noch lange in diesem Unternehmen halten zu können?“
• Fehler vorhalten: „Was Sie sich letzte Woche geleistet haben, ist ein schwerwiegender Fehler, den Sie nicht wiederholen sollten. Konzentrieren Sie sich ein bisschen mehr bei Ihrer Arbeit.“
• Nörgeln: „Ich weiß gar nicht, warum ich überhaupt noch Aufgaben an Sie delegiere. Das Ergebnis ist nicht zufriedenstellend. Am besten ich mache es nächstes Mal gleich selbst.“

Darauf sollten Sie achten:

• Führen Sie konkrete Kritikgespräche mit dem jeweiligen Mitarbeiter nur unter vier Augen. Besprechen Sie, was Sie geändert haben möchten und wie.
• Nutzen Sie Fehler als Lernchance, statt diese anzuprangern.
• Überprüfen Sie, ob Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter eher abwerten, statt zu loben.

Kommunikationsfalle 7: Probleme werden fixiert, nicht Lösungen

Ihre Sprache offenbart ein Problembewusstsein, das nur dann von Vorteil ist, wenn Sie es auch gleichzeitig schaffen, für das Problem einen Lösungsweg aufzuzeigen. Ansonsten verbreiten Sie eine Stimmung, die wörtlich „Steine in den Weg legt.“ Einige Beispiele für eine verbale Problemfokussierung:

• „Dies ist/schafft ein Problem.“
• „Eine Vorgehensweise, die zum Scheitern verurteilt ist.“
• „Damit kommen wir nicht durch.“
• „Dies wird nur Schwierigkeiten bereiten.
• „Viel zu schwierig.“
• „Wir sollten dabei bedenken, dass…“
• „Bei dieser Vorgabe werden wir bestimmt wieder einen Haken entdecken.“
• „Einfach zu kompliziert.“

Darauf sollten Sie achten:

• Nutzen Sie Ihre Gabe, Probleme zu erkennen, um gleichzeitig mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam eine Problemlösungsstrategie zu entwickeln.
• Schulen Sie sich selbst, Probleme zu hinterfragen und für sich Lösungen zu finden. So stärken Sie diese Kompetenz. Dies wird sich auch in Ihrer Kommunikation zeigen.

Kommunikationsfalle 8: Ungeduld

Unter Zeitdruck lassen sich keine Mitarbeitergespräche führen. Ihr Mitarbeiter spürt Ihre Ungeduld: Sei es, dass Sie mit den Fingern trommeln, versteckt auf die Uhr schielen, in Akten blättern oder auf Ihrem Stuhl herum zappeln. Lassen Sie deshalb von dem Führungs-Anspruch ab, jederzeit für Ihre Mitarbeiter ansprechbar zu sein und vereinbaren Sie Sprechzeiten, in denen Sie Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit Ihrem Mitarbeiter widmen können.

Darauf sollten Sie achten:

• Geben Sie zu, wenn es Ihnen für ein Gespräch in diesem Moment nicht passt. Vereinbaren Sie einen Termin.
• Fragen Sie konkret nach, ob es eine dringende Angelegenheit ist. Falls ja, konzentrieren Sie sich auf das Anliegen Ihres Mitarbeiters. Falls nein, schlagen Sie Ihrem Mitarbeiter einen Termin vor.

Kommunikationsfalle 9: Ständiges Nachfragen

Boykottieren Sie nicht die Erfolge in Ihrem Team indem Sie zu oft nachfragen. Dieses Kommunikationsverhalten demotiviert Ihre Mitarbeiter und senkt deren Leistungsfähigkeit, denn Sie fühlen sich ständig kontrolliert und haben das Gefühl, das Sie Ihnen kein Vertrauen entgegenbringen.

Darauf sollten Sie achten:

• Vereinbaren Sie entsprechende Kontrollpunkte, die für beide Seiten verbindliche Gesprächstermine sind.
• Nutzen Sie die wöchentlichen Teambesprechungen, um entsprechende Fortschritte oder Punkte, die Sie als besonders heikel einschätzen, mit dem Team gemeinsam zu diskutieren. Sprechen Sie dabei Ihre Bedenken offen aus, statt Sie in einer Frage zu verstecken.

Kommunikationsfalle 10: Auf alles eine Antwort wissen (wollen)

Als Führungskraft stehen Sie zwar in der Unternehmenshierarchie über Ihrem Mitarbeiter, nur ist und bleibt er weiterhin der Experte auf seinem Gebiet. Verabschieden Sie sich also von Ihrem Anspruch stets eine Antwort wissen zu müssen oder zu wollen.

Darauf sollten Sie achten:

• Geben Sie zu, wenn Sie etwas nicht wissen.
• Suchen Sie gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter nach Antworten oder nach einem Experten auf diesem Gebiet, der Ihnen die Antwort geben kann.
• Aktivieren Sie bei Ihrem Mitarbeiter die eigenen Lösungskompetenzen, indem Sie ihm gezielt Fragen stellen

Kommunikationsfalle 11: Dominanz

Halten Sie sich in Gesprächen generell zurück. Sie wissen, wie und was Sie denken. Viel wichtiger ist es, zu erfahren, welche Anliegen und Bedürfnisse Ihre Mitarbeiter oder Ihre Kunden haben.

Darauf sollten Sie achten:

• Geben Sie Ihrem Gesprächspartner Zeit zu antworten. Lassen Sie also Pausen zu.
• Bitten Sie ihn, seine Meinung zu äußern. Fragen Sie konkret nach.
• Zeigen Sie durch Ihre non-verbalen Signale wie entspanntes Zurücklehnen, Blickkontakt und ein freundliches Lächeln, dass Sie Interesse am Gespräch haben.