Stoppen Sie die Informationszurückhaltung – Etablieren Sie eine Informationskultur

Wissen ist Macht – gerade für Ihr Unternehmen. Somit wird Wissen zu einem der wichtigsten Produktionsfaktoren, die Ihr Unternehmen benötigt. Damit aber dieses Wissen auch gezielt angezapft werden kann, ist eins Grundvoraussetzung: Die richtigen Informationen müssen den Mitarbeitern zur richtigen Zeit vorliegen – und genau dies wird oft zur Schwachstelle im Unternehmen.

Denn fehlende Informationen haben oftmals fatale Folgen:

• Mitarbeiter treffen falsche Entscheidungen.
• Probleme können als solche nicht wahrgenommen werden.
• Aufgaben werden nicht zufriedenstellend erledigt.
• Leistungspotenziale bleiben unausgeschöpft.
• Die Identifikation mit dem Unternehmen leidet.
• Die Mitarbeitermotivation sinkt.
• Wettbewerbsvorteile werden verschenkt.
• Kunden sind unzufrieden oder wandern ab.
• Dem Unternehmen entstehen unnötige Kosten.

Allerdings lässt sich dies aktiv ändern. Die Informationszurückhaltung kann zur Informationskultur gewandelt werden. Als Führungskraft können Sie gezielte die Weichen stellen.

Sorgen Sie für einen guten Informationsfluss: 5 Schritte

Schritt 1: Gestehen Sie sich Ihre eigene Informationszurückhaltung ein

Als Führungskraft müssen Sie im Tagesgeschäft viel berücksichtigen und im Auge behalten. Da kann es schnell geschehen, dass (wichtige) Informationen nicht an den Mitarbeiter weitergeleitet werden. Unabsichtlich sorgen Sie so für einen Informationsstau. In manchen Situationen halten Sie vielleicht auch die Information zurück, weil Sie annehmen, dass Ihr Mitarbeiter dies längst weiß. Oder Sie befürchten durch die Weitergabe der Information Ihre Macht und Vormachtstellung zu verlieren. Es gibt viele Gründe, Informationen zurückzuhalten.

Akzeptieren Sie deshalb erst einmal diese Tatsache: Auch Sie halten Informationen zurück. Überlegen Sie – in regelmäßigen Abständen:

• Was teilen Sie schnell und zügig mit? Um welche Art der Informationen handelt es sich?
• In welchen Informationsfällen denken Sie „Dies weiß der Mitarbeiter schon“?
• Wann sagen Sie sich selbst „Dies benötigt der Mitarbeiter nicht“?
• In welchen Situationen entscheiden Sie die Information zurückzuhalten, weil Sie annehmen „Das Ihr Mitarbeiter sonst zu viele Informationen besitzt mit denen er gar nichts anzufangen weiß“?
• Gab es Fälle, in denen Sie lieber geschwiegen haben, weil Sie befürchteten, zu lange den Sachverhalt erläutern zu müssen – Ihre Zeit war Ihnen zu kostbar?
• Wann hatten Sie Angst, dass die Informationen einmal gegen Sie verwendet werden könnten?

Schritt 2: Sensibilisieren Sie sich für wichtige Informationen

Nicht jede Information ist gleich wichtig. Im Klartext: Sie müssen selektieren, ohne dabei erneut einen Informationsstau zu verursachen. Dies erfordert von Ihnen sowohl Fingerspitzengefühl, als auch ein Gespür für kurz- und langfristige Informationsbedürfnisse. Als Führungskraft müssen Sie bei der Bewertung der Ihnen vorliegenden Informationen stets das (große) Ganze im Auge behalten.

Hinterfragen Sie die vorliegenden Informationen und damit verbundenen Sachverhalt:

• Welche dieser Informationen benötigt Ihr Mitarbeiter, um
  • seine Aufgaben effizienter erledigen zu können?
  • sich mit dem Unternehmen identifizieren zu können?
  • motiviert und engagiert zu bleiben?
  • seine Leistungen voll erbringen zu können?
  • Wobei hilft diese Information konkret weiter?
  • Was soll mit dieser Information bewirkt und erreicht werden?
  • Ist die Information für die kurzfristigen Aufgaben wesentlich? Dient sie zur längerfristigen Zielerreichung? Wann sollte Sie unbedingt mitgeteilt werden?

Schritt 3: Bringen Sie Ihre Informationen an den Mann

Auch hier heißt es: Selektieren Sie. Denn nicht jeder Mitarbeiter oder jedes Team benötigt jede Information. Unterscheiden Sie:

• Unternehmensübergreifende Informationen, die alle etwas angehen und die jeder für seine Arbeit benötigt.
• Vorgaben, die alle, einzelne Teams oder nur einzelne Mitarbeiter brauchen.
• Informationen, die nur für das jeweilige Team oder den einzelnen Mitarbeiter von Bedeutung sind.

Schritt 4: Setzen Sie auf die richtige Informations-Kommunikationsstrategie

Abhängig davon, an wen Sie die vorliegende Information weiterleiten möchten, müssen Sie Ihre Kommunikation ausrichten – und sich dadurch Ihre Arbeit der Informationsweitergabe erheblich erleichtern. Denn das Wie entscheidet mit darüber, ob die Information bei Ihrem Mitarbeiter wirklich ankommt.

• Mitteilen: Über Informationen wie beispielsweise Vorgaben können Sie Ihre Mitarbeiter einfach nur unterrichten.
• Diskutieren: Informationen wie Kursänderungen des Unternehmens, Fehler, Probleme, Fluktuationen, Kundenabwanderungen sollten mit dem Team zusammen besprochen werden. Geben Sie Raum, um diese Neuigkeiten zu diskutieren.
• Reflektieren: Abhängig von der Tragweite der Information ist ein gemeinsames Überdenken der aus der Information entstehenden Konsequenzen ratsam.
• Nachfragen: Falls Sie unsicher sind, ob Ihr Mitarbeiter bereits in Besitz dieser Information ist, klären Sie es kurz ab. Fragen Sie bei komplexeren Informationsinhalten auch ruhig beim Team nach, wie das Team diese verstanden hat.
• Integrieren:Viele Informationen müssen umgesetzt und im täglichen Arbeitsablauf aufgenommen werden. Besprechen Sie mit Ihrem Mitarbeiter oder dem Team,
  • welche Auswirkungen diese Information auf seine Arbeit hat.
  • auf was zukünftig geachtet werden muss.
  • welche Erleichterung diese Information beschert.
  • was bis wann geändert werden muss.
  • wie er diese Information am besten umsetzt.

Schritt 5: Wählen Sie das richtige Informations-Medium

Für Ihre Informationsweitergabe stehen Ihnen viele Kommunikationskanäle offen. Natürlich hängt die Wahl Ihres Informations-Mediums davon ab, welche Kommunikationsstrategie Sie ausgesucht haben. Denn falls Ihr Mitarbeiter die Information integrieren soll, hilft Ihnen eine Mitteilung per E-Mail nicht weiter.

Stärken Sie deshalb Ihre Kommunikationsstrategie durch den Einsatz des richtigen Informations-Mediums:

• Intranet: Hervorragend geeignet, um alle die Informationen, die Sie allen Mitarbeitern zur gleichen Zeit mitteilen möchten, zu verbreiten.
• E-Mail + Memos: Zur selektiven Auswahl einzelner Teams oder Mitarbeiter, die über den jeweiligen Sachverhalt nur informiert werden sollen.
• Meeting: Zur Diskussion, Reflexion und Integration von Informationen im Team bestens geeignet.
• Gespräch: Betrifft die Information nur einen Mitarbeiter oder eine Kleingruppe von Mitarbeitern ist das persönliche Gespräch die geeignete Form.
• Coaching: Soll die Information in den Arbeitsablauf integriert werden, ist es sinnvoll, den Mitarbeiter entsprechend seiner Fähigkeiten zu coachen.