Gelangweilte, desinteressierte Mitarbeiter in Meetings gezielt ausbremsen

Statt Diskussion nur Schweigen; statt eines regen Mitarbeiteraustausches aller, reden immer nur dieselben: Erfahrungen, die Sie als Führungskraft immer wieder machen müssen. Verbannen Sie deshalb ab heute Desinteresse und Langeweile aus jedem Meeting. 5 Tricks verraten Ihnen, wie Ihnen dies gelingt. 

Trick Nr. 1: Zweiergespräche fordern

Lassen Sie das Problem, die Frage oder das Anliegen Ihres Meetings nicht mehr ausschließlich in der Gruppe diskutieren. Bilden Sie nachdem Sie den Besprechungspunkt kurz angerissen haben, sofort Zweiergruppen aus den Teilnehmern. In diesen Zweiergruppen soll sich in Ruhe über die Ansichten, Meinungen, Fragen und Ideen, die es zu diesem Thema gibt, ausgetauscht werden.

Auf was Sie dabei achten sollten:

• Gut ist es, wenn der Besprechungsraum eine gewisse Größe hat, in der sich die Zweiergruppen ungestört verteilen können. Falls dies nicht der Fall ist, sollten die einzelnen Zweierteams ihre Stühle so ausrichten, dass sie sich beim Gespräch direkt anschauen können. Bitten Sie die Beteiligten nicht zu laut zu sprechen, um die anderen Gruppen nicht zu stören.
• Stellen Sie eine konkrete Frage, die die Zweiergruppe erörtern soll oder überreichen einen Bericht, Thesen, Ideen, wichtige Argumente oder Informationen, die dem Zweierteam als Ausgangspunkte für deren Gespräch dienen.
• Abhängig von der Teamzusammensetzung können sich die Zweiergruppen willkürlich bilden – beispielsweise einfach den Sitznachbar als Teampartner wählen. Sollten im Team jedoch einige dominante Redner sein, ist es sinnvoller, dass Sie die Bildung der Zweiergruppen vornehmen. Lassen Sie Mitarbeiter, die stets gerne und viel erzählen eine Zweiergruppe bilden, dadurch vermeiden Sie ungünstige Zusammensetzungen, in denen der eine permanent und der andere Mitarbeiter gar nicht zu Wort kommt.
• Geben Sie einen Zeitrahmen für das Gespräch vor: Etwa 5 bis 15 Minuten.
• Fordern Sie das Zweierteam auf, sich wichtige Stichworte und Kerngedanken zu notieren. Diese werden anschließend von einem der Beiden auf den Flipchart oder die Pinnwand übertragen.

Trick Nr. 2: Provozieren Sie

Vertreten Sie provokante Thesen wie beispielsweise „Teamarbeit muss ohne Vorgesetzten auskommen.“ Oder „In einem Unternehmen mit flacher Hierarchie ist jeder sein eigener Vorgesetzter. Was würde dies für Ihre Arbeitsorganisation bedeuten?“ Durch diese Provokation wecken Sie Interesse und Sie erhöhen die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter. Denn jeder wird sich durch dieses Argument – gerne auch eine Reizaussage – herausgefordert fühlen.

Auf was Sie dabei achten sollten:

• Wählen Sie provokante Aussagen oder Thesen, die zu dem Themenpunkt passen, den Sie besprechen möchten. Überlegen Sie sich dafür einige Standpunkte und greifen Sie den heraus, der am besten polarisiert.
• Zu provozieren ist nur bei Besprechungspunkten sinnvoll, bei denen neue Möglichkeiten erarbeitet werden sollen.
• Vermeiden Sie es, mit Ihrer provozierenden Aussage Angst oder Schrecken zu erzeugen, d.h. Ihre Reizaussage soll bei Ihren Mitarbeitern keine Bilder auslösen, in denen um den Job, das Team oder das Unternehmen gebangt wird. Formulieren Sie also Reizaussagen, die zwar Veränderungen ermöglichen, diese aber als Bereicherung empfunden werden.
• Schließen Sie an Ihre Reizaussage am besten eine Frage an: „Was denken Sie darüber?“, „Was würde dies für unsere Arbeit bedeuten?“, „Was ergäbe sich Ihrer Meinung nach aus dieser These, wenn Sie bei uns Realität wäre?“ So fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, Ihre aufgestellte Provokation zu hinterfragen und zu überprüfen.

Trick Nr. 3: Bilden Sie einen runden Tisch

Falls es der Konferenzraum und dessen Möblierung es zulässt, können Sie einen „runden Tisch“ bilden. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, die Stühle in einem Kreis aufzustellen. Dies hat den Vorteil, dass wirklich jeder jeden sehen kann. Sollte dies nicht möglich sein, führen Sie dennoch in der bestehenden Sitzordnung symbolisch einen „runden Tisch“ durch. Bei dem „runden Tisch“ erhält jeder Mitarbeiter das Wort:

• Beginnen Sie rechts oder links von Ihnen.
• Oder Sie erteilen einem zufällig ausgewählten Mitarbeiter das Wort – am besten jemand, der ansonsten eher zurückhaltend ist.
• Nachdem sich der Mitarbeiter geäußert hat, erhält der Kollege rechts oder links neben ihm, die Gelegenheit sich zu äußern.

Auf was Sie dabei achten sollten:

Bevor sich nun einfach jeder den Argumenten des ersten Mitarbeiters anschließt, greifen Sie auf Moderations-Techniken zurück:

• Hinterfragen Sie die Aussage des Mitarbeiters und bitten Sie den Kollegen Stellung dazu zu nehmen.
• Bringen Sie eine weitere These mit in die Diskussion, auf die der folgende Mitarbeiter miteingehen soll.
• Bitten Sie den nächsten Mitarbeiter eine Pro- oder Contra-Position einzunehmen.
• Hinterfragen Sie die Zustimmung: „Warum stimmen Sie dieser Aussage zu?“, „Welchem Aspekt des Argumentes schließen Sie sich an und warum?“, „Aus welchem Grund folgen Sie der Meinung Ihres Vorgängers?“, „Was bedeutet diese Zustimmung für Sie?“

Trick Nr. 4: Führen Sie eine kurze Einzelarbeit durch

Setzt sich Ihr Team aus einem oder mehreren dominanten Gesprächsführern zusammen, empfiehlt es sich, bei wichtigen Besprechungspunkten jedem die Gelegenheit zu geben, dieses Thema zu durchdenken, indem Sie eine kurze Einzelarbeit durchführen. Dadurch kann sich jeder Mitarbeiter mit der Information oder der Frage ungestört auseinandersetzen, um sich unbeeinflusst von anderen Kollegen eine Meinung zu bilden, die dann später im Plenum mitgeteilt und diskutiert werden kann.

Auf was Sie dabei achten sollten:

• Geben Sie eine Zeitspanne von 5 bis 10 Minuten vor, in der der einzelne Mitarbeiter sich mit dem Thema beschäftigen kann.
• Sorgen Sie für Papier und Stifte.
• Schreiben Sie deutlich und für alle sichtbar die Frage oder die These auf einen Flipchartbogen. Zur Anregung dürfen Sie gerne weitere Fragen mitteilen oder aufschreiben.
• Unterbinden Sie Geflüster oder andere Ablenkungen.

Trick Nr. 5: Teilen Sie in Pro- und Contra-Gruppen auf

Zu den meisten Themen, Fragen oder Problemen gibt es viele unterschiedliche Standpunkte. Holen Sie diese gezielt hervor, indem Sie die teilnehmenden Mitarbeiter in zwei Gruppen aufteilen. Die eine Gruppe darf nur Pro-Argumente liefern, die zweite Gruppe ausschließlich Contra-Argumente. Um die Diskussion anzuheizen, können Sie gerne eigene Regeln aufstellen wie beispielsweise:

• Jede Gruppe eröffnet mit drei Argumenten.
• Jede Gruppe muss sich zu den einzelnen Gegenargumenten äußern und diese entkräften.
• Jeder Mitarbeiter muss sein Team mit mindestens einem Argument unterstützen.

Auf was Sie dabei achten sollten:

• Killerphrasen werden nicht akzeptiert.
• Jedes Argument, ob Pro oder Contra, muss begründet werden.
• Unterstützen Sie den Austausch, indem Sie Kernaussagen auf der Pinnwand notieren und zusammenfassen. Stellen Sie Fragen, die sich aus den einzelnen Argumenten ergeben und so den Austausch anregen.
• Geben Sie einen Zeitrahmen vor – maximal 30 Minuten.
• Bitten Sie anschließend das Team, aus den gesammelten Argumenten gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.