Abweichende Fragen, anderes Thema? Richten Sie im Meeting doch ein Gedanken-Depot ein

Halten Sie als Moderator den Fokus auf einen Agendapunkt

Sie haben sich ein Ziel gesetzt: Das Meeting pünktlich zu beenden. Dafür haben Sie das Meeting gut vorbereitet. Doch kaum haben Sie mit dem ersten Agendapunkt eröffnet, als ein Mitarbeiter schon eine Frage stellt, die mit diesem überhaupt nichts zu tun hat. Schnell und zügig beantworten Sie die Frage und hoffen sich nun endlich dem Thema widmen zu können, das Sie für diesen Agendapunkt vorgesehen hatten. Der nächste Mitarbeiter, der sich zu Wort meldet, greift dies auch auf, nur um dann zu einem anderen Problem überzuleiten. Als Moderator werden Sie langsam nervös: Sie sehen Ihr Meeting außer Kontrolle geraten.

Solche Erfahrungen macht jeder, der ein Meeting leitet und als Moderator fungiert. Die Teilnehmer oder Mitarbeiter haben viele weitere Fragen, Probleme oder Anliegen, die unbedingt in diesem Meeting besprochen werden sollen. Stellen Sie Ihre Mitarbeiter zufrieden – ohne sich dabei zu verzetteln oder den zeitlichen Rahmen des Meetings zu sprengen. Richten Sie ab heute ein Gedanken-Depot ein.

Mit dem Gedanken-Depot erhöhen Sie als Moderator die Effizienz in Ihrem Meeting

Denn mit einem Gedanken-Depot parken Sie die Fragen und Gedanken Ihrer Mitarbeiter, die nicht sofort beantwortet werden können oder nicht direkt zum Thema – also zum Agendapunkt – gehören. Dafür werden diese auf einer vorgesehenen Stelle, beispielsweise einem Flip-Chart, einer Pinnwand oder einem Whiteboard, notiert. Dies hat mehrere Vorteile:

• Mitarbeiter können weiterhin Gedankensprünge machen, ohne dadurch den Verlauf des Meetings zu sehr zu stören.
• Fragen oder Anliegen werden so aufgenommen. Der Mitarbeiter fühlt sich nicht übergangen, sondern ernst genommen.
• Sie können die einzelnen Agendapunkte konzentriert besprechen und so Ihr Meeting effektiv gestalten.  

Meetings leiten: So setzen Sie das Gedanken-Depot ein:

• Weisen Sie Ihre Mitarbeiter auf das Gedanken-Depot hin.
• Legen Sie zusammen mit den Mitarbeitern einen Zeitpunkt fest, wann dieses Gedanken-Depot bearbeitet wird. Abhängig von der Länge des Meetings empfiehlt es sich, am Ende der Besprechung maximal 5 Minuten dafür zu reservieren.
• Notieren Sie alle Anliegen, Fragen oder Probleme, die nicht zu den einzelnen Agendapunkten gehören oder nicht geklärt werden können, in diesem Gedanken-Depot.
• Wenden Sie sich als Moderator zum Schluss dem Gedanken-Depot zu. Gehen Sie die einzelnen fixierten Punkte erneut durch. Hat sich die eine oder andere Frage doch noch im Laufe des Meetings geklärt? Falls nein:
  • Wer macht im Anschluss an die Besprechung was, um diese Frage zu klären?
  • Bis wann soll die Frage oder das Anliegen geklärt werden?
  • Wie werden die anderen Mitarbeiter über die Lösung und/oder die Antwort informiert – per E-Mail oder im nächsten Meeting?
  • Soll das Problem oder das Anliegen in der nächsten Besprechung als gesonderter Agendapunkt aufgenommen werden?