Effektive Telefonate führen: Kommunizieren Sie ohne Missverständnisse
Telefongespräche führen: Schluss mit typischen Kommunikations-Fehlern
So manches Telefonat, das Sie führen, kostet unnötig Zeit. Ursachen für diese Ineffizienz gibt es viele:
- Sie rufen beim Gesprächspartner zu einer ungünstigen Zeit an.
- Sie haben sich auf das Telefonat nur ungenügend vorbereitet.
- Ihnen fehlen wichtige Unterlagen, die Sie für das Telefongespräch benötigten.
- Ihr Kommunikationsverhalten passt sich dem Medium Telefon nicht richtig an.
Gerade der letzte Punkt – das Kommunikationsverhalten – bleibt oft unberücksichtigt, weil ja am Telefon auch „nur“ miteinander gesprochen wird. Durch diese Annahme schleichen sich jedoch gerade viele Missverständnisse ein und der Gesprächspartner fragt viel zu oft nach, bis er alles richtig verstanden hat. Ändern Sie dies ab heute.
Effektive Telefonate führen: 4 Grundregeln
Regel 1: : Die Reihenfolge entscheidet
Geben Sie Ihrem Gesprächspartner am Telefon erst einmal einen Moment Zeit, sich zu orientieren. Denn in der Regel werden Sie ihn ja ohne Voranmeldung anrufen. Halten Sie sich deshalb an eine sinnvolle Reihenfolge der ersten Daten, die Sie kommunizieren:
- die Begrüßung: “Guten Tag,…“
- die persönliche Ansprache. „…Herr B.,…“
- die Nennung des eigenen Namen:“…Mein Name ist Franz Muster,…“
- die Nennung des Firmennamens:“…von der Firma BFOG.“
Regel 2: Sich für Name und Firmenname besonders viel Zeit geben
Dem Wichtigen beim Telefonieren wird oftmals die wenigste Zeit gegeben. Der Name des Unternehmens und der eigene Name werden meist so schnell heruntergerattert, dass der Gesprächspartner kaum etwas versteht. Üben Sie hier bewusst langsam zu sprechen. Denken Sie daran, Ihr Gegenüber kann Sie nicht sehen, sondern Sie nur über Ihre Angaben zuordnen.
Regel 3: Generell langsamer sprechen
Etwas langsamer beim Telefonieren zu sprechen, spart letztendlich Zeit. Denn Sie müssen nicht Fakten und Informationen wiederholen, die der andere nicht verstanden hat. Drosseln Sie deshalb Ihr Sprechtempo.
Regel 4: Aktionen kommunizieren
Ihr Gesprächspartner kann Sie nicht sehen. Deshalb kommunizieren Sie, was Sie tun oder tun wollen: Ob Sie
- ihn weiterverbinden.
- intern etwas abfragen.
- eine Unterlage suchen und deshalb den Telefonhörer beiseitelegen.
- Fakten notieren und deshalb gerade schweigen.
So entstehen beim Gesprächspartner keine Irritationen, die vielleicht zu Missverständnissen führen würden.
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