E-Mail und Post: 3 Tipps, wie Sie diese noch effizienter und schneller bearbeiten

E-Mail und Post: Schaffen Sie diese noch effizienter und schneller von Ihrem Schreibtisch

Sorgen Sie für einen leeren Schreibtisch und für ein leeres E-Mail-Fach. Allerdings ohne, dass sich jetzt Stapel in Ihrem Ablagekorb bilden sollen. Mit den folgenden 3 Tipps gelingt Ihnen dies – effizient und noch schneller.

Effizient und schnell Ihre E-Mails und Ihre Post bearbeiten: 3 Tipps verraten Ihnen, wie Ihnen dies gelingt

Tipp 1: Sofort beantworten

Ob Sie nun en bloc Ihre E-Mails checken oder Ihre eingehende Post lesen, gewöhnen Sie sich ab heute an, diese sofort zu beantworten. Denn Untersuchungen haben immer wieder gezeigt: Beim unmittelbaren ersten Lesen der E-Mail oder des Briefes beginnen Sie erste Ideen für die Antwort zu formulieren.

Statt nun diesen kreativen Output zu verschwenden, notieren Sie diese Ideen als Antwort – und zwar sofort. Sollten Sie noch einige Daten später überprüfen müssen, speichern Sie diesen Entwurf einfach ab und fügen Sie die recherchierten Fakten später hinzu, ohne jedoch erneut die Antwort zu formulieren. Das gleiche machen Sie auch bei Ihren E-Mails: Speichern Sie Ihre Antwort in Ihrem E-Mail-Zwischenordner Entwurf ab, falls Sie noch etwas überprüfen müssen. 

Tipp 2: Lieber auf Tempo statt auf perfekt setzen

Verabschieden Sie sich von Ihrem Wunsch, perfekt, fundiert und so ausführlich wie möglich zu antworten. Setzen Sie lieber auf Tempo und überraschen Sie den Adressaten mit einer zügigen Antwort. Damit dies noch besser gelingt, ohne dass Sie dabei etwas vergessen, sollten Sie folgende Tricks anwenden:

• Standardbriefe vorformulieren. Nutzen Sie für viele Anfragen und Antworten einen Standardbrief, den Sie individuell anpassen.
• Textbausteine einsetzen. Für viele Passagen eines Briefes oder einer E-Mail werden Sie immer wieder ähnliche Formulierungen nutzen. Speichern Sie diese mit Hilfe der Autokorrektur-Funktion in Word ab oder im Zwischenordner Entwurf in Ihrem E-Mail-Postfach.
• Checklisten erstellen. Damit Sie bei Anfragen oder komplexeren Inhalten bei Ihrer Antwort nichts vergessen, sollten Sie schnell eine Checkliste erstellen, die Sie abarbeiten.

Tipp Nr. 3: Nur das Wesentliche behalten

Sortieren Sie Ihre Post radikal aus. Heben Sie wirklich nur die wesentlichen Informationen auf. Alles andere, auch der Umschlag wird entsorgt. Dadurch geraten Sie nicht immer wieder in Versuchung, alles durchzublättern.

Tipp: Sollte auf dem Brief kein Absender vermerkt sein, schneiden Sie diesen vom Umschlag aus und heften Sie diesen an das Schreiben an.

E-Mails sollten Sie lieber im entsprechenden Ordner (beispielsweise Kunde Bauer) auf Ihrem PC abspeichern, statt diese auszudrucken. Sie sparen so Geld, schonen die Umwelt, als auch Ihre Zeit. Denn Sie müssen den Ausdruck nicht noch ablegen. 

Autor: Brigitte Miller

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