Steigern Sie Ihre Produktivität durch Action Management

Gibt es auch Aufgaben, die Sie schon lange vor sich herschieben?

Wissen Sie bei manchen Tätigkeiten nicht, wie Sie anfangen sollen? Verlieren Sie bei Ihren vielen To-Do-Listen den Überblick? Kein Wunder, dass Ihr GTD scheitert. Konzentrieren Sie sich deshalb ab heute auf Action Management.

Ihre Aufgaben und Arbeitsschritte bleiben keine diffuse Angelegenheit, wenn Sie diese als konkrete Maßnahmen auflisten. Handeln – also Ihr Action Management – gelingt auf diese Weise mühelos.

Treten Sie in Aktion: 3 Schritte steigern Ihre Produktivität

Checkliste zum Download

Damit Sie wirklich sofort loslegen können, drucken Sie sich unsere Checkliste Action-Management aus, die Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützt.

Schritt 1: Führen Sie ab heute nur noch eine einzige Aufgabenliste

To-Do-Listen sind hilfreiche und äußerst sinnvolle Erinnerungsanker, über all die Aufgaben und Ziele, die Sie erledigen und erreichen möchten. Nur werden Sie in der Regel an verschiedenen Orten unterschiedliche To-Do-Listen angelegt haben: Zu Hause, auf Ihrem Laptop oder Ihrem PC, Ihrem Smartphone und Ihrem Terminkalender. Zu diesen Listen gesellen sich gerne noch all die unzähligen Zettel, weil Ihnen zwischendurch eine weitere Aufgabe eingefallen ist, die Sie erledigen wollen, nur leider keine Ihrer To-Do-Listen zur Hand hatten.

Obwohl Sie so zwar Ihren Kopf für wichtigeres frei bekommen, da Sie sich nicht mehr an die Aufgabe erinnern müssen, riskieren Sie, dass Sie den Überblick über all Ihre To-Do-Listen verlieren, an je mehr Stellen Sie Ihre Aufgaben sammeln. Deshalb führen Sie ab heute nur noch eine Aufgabenliste:

• Entscheiden Sie sich, wo Sie Ihre Hauptliste anlegen und aufbewahren bzw. speichern möchten.
• Übertragen Sie so rasch wie möglich Aufgaben, die Sie unterwegs auf Ihrem Smartphone oder Ihrem Terminkalender vermerken, in Ihre Hauptliste.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Hauptliste stets aktuell ist und wirklich alle Aufgabe erfasst, die Sie erledigen sollen und möchten.

Schritt 2: Unterteilen Sie Ihre Aufgabenliste

Allerdings nicht in die bekannten A-, B- oder C-Prioritäten. Vielmehr wählen Sie jetzt Kontexte aus – also Untermenüs -, unter die Sie Ihre jeweilige Aufgabe einordnen können. Solche Untermenü-Rubriken können beispielsweise sein:

• E-Mail
• Telefonate
• Internet-Research
• Fachliteratur/Lesen
• Berichte
• Briefe
• Fragen
• Ideen-Kreativität
• Delegieren
• Kontrollieren
• Vision

Die Vorteile, die eine Einteilung in einzelne Rubriken bietet, sind:

• Sie haben einen Überblick über die unterschiedlichen Tätigkeiten und erzielen so mühelos eine Aufgaben-Bündelung, wie beispielsweise eine Auflistung diverser Telefonate, die Sie führen müssen.
• Einzelne Aufgaben werden so in die jeweiligen Arbeitsschritte unterteilt, die es Ihnen erleichtern, diese in Angriff zu nehmen – also in Aktion zu treten.
• Sie erkennen, welche Arbeitsschwerpunkte für welche Aufgaben notwendig sind, wodurch Ihre zeitliche Planung besser gelingt.
• Sie können bei Wartezeiten beispielsweise am Bahnhof oder weil ein Kunde sich verspätet, Ihre Aufgabenliste heranziehen und Tätigkeiten dank der Unterteilung in Rubriken auswählen, die in dieser kurzen Zeitspanne erledigt werden können.

Schritt 3: Halten Sie sich an das Prinzip des nächsten Schrittes

Notieren Sie in Ihrer Aufgabenliste nur Arbeitsschritte, die konkret sind und Sie zum Handeln auffordern. Dies ist das Prinzip des Action Management. Es will Sie zum Handeln führen – sofort, schnell und unkompliziert. Nur so manches Aufgaben-Stichwort, das Sie sich notieren, erfüllt diese Anforderung nicht.

Im Klartext: Verbannen Sie Aufgabenbezeichnungen wie „Mitarbeitermotivation steigern“, „Vertriebscontrolling verbessern“ oder „Kundenansprache individualisieren“, denn solche To-Do-Stichworte bremsen jegliche Aktivität. Solche Formulierungen

• sind für Ihr Tun zu abstrakt.
• bauen mental oft eine Umsetzungsbarriere auf, weil sich so viel hinter dem Stichwort verbergen kann.
• verleiten dazu, andere Aufgaben, die greifbar sind und schon in Ihrer Vorstellung eine Handlung aktivieren, vorzuziehen.

Deshalb zerteilen Sie solche Aufgaben sofort in einzelne Arbeitsschritte, sobald Sie diese auf Ihren Schreibtisch bekommen. Sollte Ihnen diese Unterteilung schwerfallen, ist Ihr erster Arbeitsschritt über diese Aufgabe ein Brainstorming durchzuführen oder Ihren Vorgesetzten zu fragen, was konkret dabei getan werden soll.

Vermerken Sie sich in Ihrer Aufgabenliste, die Frage, die innerhalb des Action-Management eine entscheidende Rolle spielt: „Was ist Ihr nächster Schritt?“ Sie werden sehen, Ihre Produktivität steigt. Denn Sie wissen so stets, was Sie tun sollen und möchten.