Ordnung ins Chaos - Mit temporären Ablagen die Effizienz steigern

Haben Sie ein gut funktionierendes Ablagesystem? Sind Sie über Ihre Ordnung begeistert? Wundern Sie sich dennoch, warum manche Aufgabe vergessen wird? Legen Sie sich eine temporäre Ablage an – und Sie motivieren sich selbst zum Tun.

Die Flut der Papiere, die täglich auf Ihrem Schreibtisch landet, ist groß. Dank Ihres Ablagesystems, ob nun Hängemappen, Ordner oder Ablagekörbe, schaffen Sie sich Ordnung und sortieren so die einzelnen Papiere den jeweiligen Vorgängen zu. Nur diese Ordnung garantiert Ihnen nicht, dass Sie auch die Aufgaben erledigen, die so mancher Brief oder Anruf von Ihnen fordert. Denn etwas abzulegen, garantiert Ihnen nur, dass Sie das jeweilige Schriftstück auch wiederfinden.

Und so laufen Sie Gefahr, Wichtiges zwar richtig einzuordnen – und so Ihren Schreibtisch leer zu bekommen – aber so manche Aufgabe, die sich beispielsweise aus dem Bericht ergeben würde, zu vergessen. Ein Problem, das jeder kennt und das mit Ihrem üblichen Ablagesystem nicht in den Griff zu bekommen ist.

Die Lösung lautet: Legen Sie sich eine temporäre Ablage an.

Wie der Name schon verrät, dient diese Ablage als zeitliches Zwischenlager, damit Sie keine Aufgabe mehr übersehen. Kaufen Sie sich für diese temporäre Ablage einen stabilen Pultordner mit 30 durchnummerierten Fächern. Oder falls Sie Platz haben, können Sie auch 30 durchnummerierte Hängemappen in Ihrer Hängeregistratur einordnen.

Und so kommt Ihre temporäre Ablage zum Einsatz:

• Jede Einzelinformation oder Unterlage, die weiter von Ihnen bearbeitet werden muss, wird einem Fach bzw. einer Hängemappe zugeordnet und dort abgelegt.
  Beispiel: Sie haben im Wirtschaftsmagazin eine Kurznotiz für einen Kongress für Führungskräfte entdeckt, der Sie interessiert. Schneiden Sie diesen aus. Entsorgen Sie anschließend das Magazin, damit es sich nicht länger auf Ihrem Tisch stapelt. Die Kurznotiz legen Sie im nächsten freien Fach Ihres Pultordners (bzw. Ihrer Hängemappe) ab. Dies wäre die Nr. 10.
   
• Vermerken Sie sofort in Ihrer To-Do-Liste, welche Tätigkeit Sie aufgrund der Unterlage wann einplanen.
  Beispiel: Kongress Führungskräfte: Internet Research + Entscheidung Teilnahme bis Mo. ->P(bzw. H)10.

Hinweis:

Unabhängig von der Unterlage, die Sie in Ihrer temporären Ablage einordnen, sollten Sie auf dieser Unterlage vermerken, wo Sie später endgültig eingeordnet werden soll.
Beispiel: Brief Kunde Huber ->Akte Huber oder auch Kurznotiz Kongress - >Ablage P. Denn die temporäre Ablage ist keine Dauerablage.